TELEDECLARER ET TELEPAYER LES COTISATIONS SOCIALES
PRINCIPE
Chaque mois ou chaque trimestre, selon la taille de votre entreprise, vous devez déclarer et payer les cotisations sociales à l'URSSAF et au Pôle Emploi (ou GARP).
Vous pouvez pour cela utiliser plusieurs solutions :
Méthode traditionnelle papier
Une première solution consiste à renseigner ou éditer un bordereau que vous transmettez par courrier, avec votre règlement, à l'administration concernée.Ressaisie sur internet
Une autre solution consiste à ressaisir le bordereau de déclaration sur internet et à l'envoyer à l'administration. Mais ressaisir un bordereau est une perte de temps et présente toujours un risque d'erreur.Télédéclarer et télépayer
Une solution plus rapide et plus simple est basée sur la technique DUCS-EDI. Le logiciel COGILOG Paye génère automatiquement le bordereau de déclaration DUCS (type bordereau papier) et en même temps un fichier à la norme DUCS-EDI qui contient toutes les informations du bordereau papier. Il suffit de transmettre par internet ce fichier à l'administration. Il n'y a pas de ressaisie, c'est simple et rapide. Si vous décidez de télépayer, le fichier DUCS-EDI contiendra également l'ordre de paiement de sorte qu'en une seule opération et sans aucune ressaisie, vous pouvez télédéclarer et télépayer.
A compter du 1er janvier 2009, la télédéclaration et le télépaiement deviendront obligatoires pour les entreprises ayant versé plus de 150 000 € de cotisations URSSAF au cours de l'année précédente.
COMMENT CELA SE PASSE EN PRATIQUE ?
Génération du fichier DUCS-EDI
Une fois que les payes du mois ou du trimestre sont validées, COGILOG Paye permet d'afficher à l'écran le bordereau de déclaration. Il suffit de cliquer sur le bouton Télédéclarer : COGILOG Paye vous demandera le mode de paiement souhaité puis générera le fichier DUCS-EDI.
Envoi du fichier DUCS-EDI
Pour cet envoi, l'URSSAF et le Pôle Emploi ont choisi deux techniques différentes. Elles sont, toutes deux, très simples :
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URSSAF
Vous vous connecterez sur le site www.declaration.urssaf.fr.
Après vous être identifié, vous choisirez Dépôt direct de fichiers pour envoyer le fichier DUCS-EDI
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Pôle Emploi (ou GARP)
Vous enverrez le fichier DUCS-EDI en pièce joint d'un email adressé à unibleu@pole-emploi.fr
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URSSAF
COMMENT A T-ON L'ASSURANCE QUE LE FICHIER A BIEN ÉTÉ TRANSMIS ?
Vous recevez très rapidement un mail de confirmation
LA PROCÉDURE EST-ELLE IDENTIQUE POUR LES CABINETS D'EXPERTISE COMPTABLE ?
Les cabinets d'expertise comptable qui ont un grand nombre d'envois à effectuer chaque mois, peuvent bénéficier d'une procédure plus "industrielle". Les cabinets utilisent alors les services d'un portail déclaratif et, dans ce cas, COGILOG Paye génère et envoie directement le fichier DUCS-EDI. C'est donc encore plus rapide.
QUAND LE MONTANT DE LA COTISATION EST-IL PRÉLEVÉ ?
Le montant de la cotisation est prélevé à la date d'échéance ou le jour suivant. Vous pouvez, par exemple, envoyer le fichier DUCS-EDI le 1er août et partir en vacances, le montant ne sera pas prélevé avant le 15 août.
ET SI JE ME SUIS TROMPÉ, COMMENT RECTIFIER ?
C'est facile, vous pouvez renvoyer un autre fichier DUCS-EDI avant la date d'échéance. Le nouveau fichier annulera et remplacera l'ancien.
COMMENT SOUSCRIRE AUPRÈS DE L'ADMINISTRATION ?
Il y a deux imprimés à remplir : la demande d'adhésion et l'autorisation de prélèvement. Les détails sont donnés dans la notice de COGILOG Paye.
Envoyez le tout avec un RIB à votre URSSAF et à votre Pôle Emploi et comptez une dizaine de jours pour obtenir les autorisations et pouvoir effectuer vos envois.