COGILOG : UNE GAMME COMPLÈTE DE LOGICIELS DE GESTION POUR MAC



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COGILOG Gestion


Ce document indique les principales nouveautés apportées par les mises à jours successives. Après avoir effectué la mise à jour, vous pourrez retrouver ce document dans le menu Aide, Quoi de neuf ? et dans le dossier Applications / COGILOG / COGILOG Gestion.




VERSION 10.6.1


Nécessite macOS 10.9 ou plus récent

Cette version de COGILOG Gestion nécessite un système macOS 10.9 ou plus récent pour fonctionner.


Avant d’installer cette mise à jour, vous pouvez vérifier que tous les postes fonctionnent avec macOS 10.9 ou un système plus récent en allant dans le menu pomme puis “A propos de ce Mac” sur chaque poste utilisant COGILOG Gestion.


COGILOG Gestion fonctionne avec macOS 10.12 (Sierra) ou 10.11 (El Capitan) ou 10.10 (Yosemite) ou 10.9 (Mavericks).


Attestation pour les travaux de rénovation soumis à la TVA à taux réduit dans le BTP

Si votre entreprise travaille dans le secteur du BTP, vous pouvez utiliser COGILOG Gestion pour imprimer le formulaire 1301-SD en même temps que les factures afin que vos clients puissent bénéficier de la TVA à 10 ou 5,5 % en cas de travaux de rénovation ou d'économie d’énergie.

Le nouveau formulaire cerfa 13948*05 a été ajouté dans le logiciel.


Pénalités en cas de retard de paiement

En cas de retard de paiement des clients, par défaut COGILOG Gestion calcule des pénalités de retard égales à 3 fois le taux de l'intérêt légal. Pour le 1er semestre 2017, le taux de l'intérêt légal a été fixé à 0,90 %, donc COGILOG Gestion calculera des pénalités égales à 2,70 %.


Si vous souhaitez appliquer un taux de pénalité différent, vous pouvez le modifier dans le menu “Données” puis “Pénalités de retard”.


Pour appliquer les pénalités de retard, vous pouvez aussi consulter le guide “Relances” dans le menu “Aide” au paragraphe “Pénalités de retard”.




VERSION 10.6.0


Nouveau système macOS Sierra

Apple va diffuser prochainement le nouveau système macOS Sierra. Nous avons effectué les adaptations nécessaires et COGILOG Gestion est maintenant compatible avec ce nouveau système.

Cette version de COGILOG Gestion fonctionne sur tous les systèmes macOS depuis le système 10.6 (Snow Leopard) jusqu’au dernier système 10.12 (Sierra) inclus.


Vous pouvez donc effectuer la mise à jour de COGILOG Gestion sur tous vos Mac sans précaution particulière.


En revanche, comme nous vous l’avons indiqué dans notre précédent mailing, les futures versions des logiciels COGILOG qui seront diffusées plus tard à partir du mois d’octobre, ne seront plus compatibles avec les anciens systèmes 10.6 à 10.8 inclus. Ces futures versions seront alors compatibles avec les systèmes 10.9 (Mavericks), 10.10 (Yosemite), 10.11 (El Capitan) et 10.12 (Sierra).


Pour plus de précisions, vous pouvez vous reporter à notre précédent mailing à ce sujet.


Relances clients

Lors de la préparation des relances clients (dans le menu Exploitation puis Relances clients), vous avez la possibilité de cliquer sur le bouton Affichage (en haut à droite) pour afficher dans cette fenêtre des nouvelles colonnes pour voir l'adresse e-mail du client, les notes saisies dans la facture et les notes saisies dans la fiche client.


Analyse géographique

L'analyse géographique (dans le menu Analyse) vous permet de voir la répartition du chiffre d'affaires par pays, régions, départements, villes et code postaux.


Désormais, le logiciel affiche les noms des nouvelles régions (Occitanie, Nouvelle Aquitaine, Grand Est, Hauts de France, etc…) qui devraient être validés par l'administration d'ici le 1er octobre.




VERSION 10.5.9


Mise à jour

L'installation de cette mise à jour sera plus longue que les mises à jour habituelles. Lors de la première ouverture, COGILOG Gestion mettra à jour la base de données. Cette opération peut durer 10 à 20 minutes selon le nombre de factures. Si vous utilisez COGILOG Gestion sur plusieurs postes, il est important d’effectuer d’abord la mise à jour sur le serveur puis d’ouvrir COGILOG Gestion et de laisser dérouler la mise à jour jusqu’à son terme sans l'interrompre.


Packs de produits

Cette nouvelle version de COGILOG Gestion permet de gérer les packs de produits. 

Définition d’un pack

Un pack est constitué de plusieurs produits de base.

En pratique, lorsque vous vendez un pack, vous piochez directement dans le stock les produits de base qui constituent le pack. Ainsi, un pack n’aura pas de stock propre, mais un stock potentiel calculé à partir des stocks des différents produits de base qui le constituent.

Le pack aura son propre système de prix, qui sera probablement différent de la somme des prix des produits qui constituent le pack.

A la différence des produits “fabriqués”, un pack ne nécessite aucune action préalable pour le constituer. 

Exemple simple

Imaginons que votre entreprise vende du matériel de menuiserie. Vous vendez notamment des scies circulaires et des scies sauteuses. Vous pouvez décider de constituer un pack sciage qui sera constitué d’une scie circulaire et d’une scie sauteuse. Ce pack aura un nom (par exemple le pack du petit scieur) et un prix probablement plus attractif que la somme des prix des deux scies qui le composent. Quand un client achète un pack du petit scieur, le magasinier va chercher directement les deux scies dans le stock et les expédie au client.

Si le magasin possède en stock 20 scies circulaires et 10 scies sauteuses, le stock potentiel du pack sera de 10 : dans l’état actuel des stocks des produits, vous ne pouvez pas livrer plus de 10 packs.

Analyse des ventes

COGILOG Gestion vous permettra de connaître facilement, aussi bien le nombre de packs vendus et le chiffre d’affaires généré par les packs, que le nombre de produits de base vendus et le chiffre d'affaires généré par les produits de base (qu'ils aient été vendus individuellement ou dans un pack).

Dans l’exemple ci-dessus, vous pourrez connaître facilement le nombre de packs vendus et le chiffre d’affaires généré par les packs et également connaître le chiffre d'affaires généré par les scies circulaires (vendues séparément ou vendues dans un pack).

Pack ou processus de fabrication

COGILOG Gestion gère les deux notions : les packs et les processus de fabrication. Généralement vous utiliserez les processus de fabrication quand la fabrication d’un produit nécessite une action préalable pour le fabriquer. Pour mettre en oeuvre les processus de fabrication, vous pouvez vous reporter au menu Aide, Fabrication de produits.

Documentation

Pour mettre en oeuvre les packs, vous pouvez vous reporter au menu Aide, Packs de produits.


Envoyer plusieurs pièces commerciales par e-mail

Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs pièces commerciales, puis cliquer sur “E-mail”. Par exemple, dans le menu “Pièces clients” puis “Factures”, vous pouvez sélectionner 10 factures, puis cliquer sur “E-mail”.


Dans ce cas, vous pourrez soit envoyer plusieurs e-mails, soit envoyer un seul e-mail :


- Si vous souhaitez envoyer un e-mail individuel pour chaque facture, vous pouvez cliquer sur “Plusieurs e-mails”. Dans ce cas, le logiciel préparera par exemple 10 e-mails individuels pour 10 clients différents. Chaque e-mail contiendra une seule facture en pièce-jointe.


- Si vous souhaitez envoyer un seul e-mail contenant un fichier PDF unique contenant toutes les factures sélectionnées, vous pouvez cliquer sur “Un seul e-mail”. Dans ce cas, le logiciel préparera un seul e-mail avec un seul fichier PDF contenant les 10 factures.


Remarque : la plupart des fournisseurs d'accès internet limitent le nombre d'e-mails pour éviter le spam. Par exemple, vous ne pourrez probablement pas envoyer d'un seul coup 100 factures par e-mail. Donc si vous avez beaucoup de factures à envoyer, il vaut mieux espacer les envois ou envoyer les factures par petits paquets.


Pourcentage d'avancement sur les factures de situation (BTP notamment)

Lors de la saisie des factures, vous pouvez désormais saisir d’une part le pourcentage d'avancement actuel et d’autre part le pourcentage d'avancement précédemment facturé. COGILOG Gestion calculera ainsi, par différence, la part des travaux facturés dans la présente facture.


Par exemple si une ligne d’une facture présente un avancement actuel de 80 % et si son avancement était de 50 % sur la précédente facture, vous pourrez afficher les deux informations : avancement actuel : 80 %, avancement précédent : 50 %. La ligne sera alors facturée à hauteur de 30 % dans la présente facture.


Avec la version actuelle de COGILOG Gestion, vous pouvez donc présenter une facture de situation de deux façons :

Technique 1 : chaque ligne est facturée en fonction de l’avancement actuel sans faire référence à l’avancement précédent. Une ligne particulière au bas de la facture déduit globalement le montant déjà facturé précédemment.

Technique 2 : chaque ligne affiche l’avancement actuel et l’avancement précédemment facturé. Le montant facturé de chaque ligne correspond à la différence entre l’avancement actuel et l’avancement précédent.

D’un point de vue comptable, la première technique nécessite de définir un compte comptable pour recevoir la ligne de déduction globale au bas de la facture. Cette présentation peut ainsi poser problème si les différentes lignes facturées ne sont pas comptabilisées sur le même compte. La seconde technique ne présente pas cet inconvénient.


Vous pouvez consulter le guide “Pièces commerciales” dans le menu “Aide” au paragraphe “Saisie d'un pourcentage d'avancement” (page 10).


Modification rapide du taux de TVA dans une pièce commerciale

Lors de la saisie des pièces commerciales, vous pouvez ajouter un bouton en haut de la fenêtre pour pouvoir modifier rapidement le taux de TVA sur tous les produits.


Par exemple, dans le secteur du BTP le même produit peut être facturé parfois à 20 % (travaux neufs) ou parfois à 10 % (rénovation).


Dans ce cas, pour faciliter le changement du taux de TVA, vous pouvez double-cliquer sur une facture pour l'ouvrir, dans le menu “Fenêtre” choisir “Personnaliser la barre d'outils”, puis glisser le bouton “Uniformiser TVA” dans la barre d'outils en haut de la fenêtre (par exemple en haut à droite à côté de “Mise en forme”).


Ensuite, lors de la saisie des factures, vous pourrez ajouter tous les produits comme d'habitude, puis à la fin vous pourrez cliquer sur “Uniformiser TVA” pour choisir le taux de TVA pour cette facture (20 % ou 10 %). Le logiciel modifiera d'un seul coup toutes les lignes qui figurent sur la facture pour appliquer le nouveau taux de TVA. Cela vous évite de double-cliquer dans la colonne TVA pour modifier le taux de TVA ligne par ligne.


Paiement des fournisseurs par virements

Si vous utilisez l'option Remise en Banque pour payer les fournisseurs par virements, le logiciel utilise désormais la référence saisie lors du paiement pour préremplir la colonne “Correspondance” qui sera transmise à la banque du fournisseur.


Par exemple, dans le menu “Pièces fournisseurs” vous pouvez choisir “Factures”, cliquer une fois sur la facture à payer, cliquer sur “Payer”, choisir le mode “Virement”, puis saisir dans la case “Référence” le texte que vous souhaitez transmettre au fournisseur (par exemple le numéro de la facture fournisseur payée, votre numéro de contrat chez le fournisseur, le nom de votre entreprise, etc…).


Ensuite, lorsque vous choisirez “Effectuer une remise en banque” dans le menu “Exploitation”, ce texte apparaîtra dans la colonne “Correspondance”.


Ensuite, lorsque le fournisseur recevra le virement, ce texte figurera sur le relevé bancaire du fournisseur.


Analyse des achats

Après avoir effectué une analyse des achats, vous avez la possibilité d'imprimer des étiquettes avec les adresses des fournisseurs.


Vous avez aussi la possibilité d'exporter les adresses des fournisseurs sous la forme d'un tableau Excel (pour faire ensuite un mailing dans Word ou Excel par exemple).


Par exemple, si vous souhaitez imprimer des étiquettes pour envoyer un courrier à tous les fournisseurs chez qui vous avez passé des commandes entre le 01/01/2016 et le 30/06/2016, vous pouvez procéder comme ceci :

- dans le menu Analyse choisir Analyse des achats

- saisir la période du 01/01/2016 et le 30/06/2016

- choisir Analyser les : Bons de commande

- cocher Analyse par produit

- cliquer sur Tout sélectionner

- cliquer sur OK

- le logiciel affiche la liste des fournisseurs

- cliquer sur Etiquettes (en haut de la fenêtre)


Détail de la TVA

Dans le menu “Analyse” puis “Détail de la TVA”, si vous souhaitez connaître le montant total facturé avec les modes export, intracommunautaire, autoliquidation ou franchise, vous pouvez cliquer sur “Affichage” (en haut à droite) pour ajouter ces colonnes dans le tableau.


Calcul des commissions des commerciaux

Si vous calculez les commissions des commerciaux en fonction du chiffre d'affaires encaissé (et non pas en fonction du chiffre d'affaires facturé), vous avez désormais la possibilité d'exclure certains modes de paiement du calcul des commissions en allant dans le menu “Données” puis “Modes de paiement”.


Par exemple, vous pouvez exclure les factures encaissées avec le mode “Contentieux”.


Habituellement, lorsqu'une facture est encaissée (par chèque, virement, carte bancaire…), le commercial reçoit une commission. Tandis que si la facture est encaissée avec le mode “Contentieux” (quand il s'agit d'une facture impayée que vous souhaitez passer en perte), le commercial ne recevra pas de commission.


Connecteur PowerBoutique

L'option Connecteur PowerBoutique permet de faire communiquer facilement COGILOG Gestion avec un site web marchand PowerBoutique.

Enrichissement des informations transférées depuis le site marchand

Les informations saisies par le client sur le site web marchand PowerBoutique lors de de sa commande, comme ses numéros de téléphone (fixe et portable) et l'adresse de livraison souhaitée, sont maintenant transférées dans la pièce commerciale de COGILOG Gestion.

A la fin du processus de commande sur le site marchand PowerBoutique, le client peut souhaiter vous envoyer des informations complémentaires (par exemple des indications pour le livreur).

Afin de faciliter le traitement de ces informations, celles-ci sont transmises automatiquement dans le champ Notes de la pièce commerciale. Sont ainsi transmises, dans le champ Notes de la pièce commerciale :

- les informations complémentaires saisies par le client en fin de commande,

- les informations complémentaires saisies par le client quand il précise une adresse de livraison,

- les indications saisies par le client dans le champ Commentaires de sa fiche sur le site marchand.

Accélération de l'import des commandes depuis le site PowerBoutique

L'import des commandes depuis le site PowerBoutique vers COGILOG Gestion a été considérablement accéléré.

Mise à jour des prix sur le site marchand

COGILOG Gestion permet de mettre à jour les prix ttc des produits affichés sur le site marchand en fonction des prix calculés dans COGILOG Gestion. Si vous souhaitez afficher des prix ronds sur le site marchand, vous avez maintenant la possibilité de contrôler l'arrondi pratiqué sur la valeur du prix qui sera affiché sur le site marchand (par exemple arrondi au centime, à 5 centimes, à 10 centimes, à 50 centimes, à l'euro, etc) (voir le menu Aide, Connecteur site marchand PowerBoutique).


Envoi de SMS

Vous pouvez envoyer des SMS pour avertir vos clients de la livraison des produits. Le numéro de téléphone utilisé pour l'envoi de ce SMS est maintenant sélectionné par le logiciel de la façon suivante :

Le logiciel recherche un numéro de téléphone portable (c-a-d commençant par 06 ou 07) d'abord dans le champ téléphone de livraison de la pièce commerciale, puis dans le champ téléphone de la pièce commerciale, puis dans le champ téléphone portable de la fiche du client. Chacun de ces champs peut comporter plusieurs numéros de téléphone à condition de séparer ces numéros avec un tiret ou une virgule (voir le menu Aide, Pièces commerciales, paragraphe Envoyer des SMS aux clients).


Impression du numéro de page sur les pièces commerciales

Lorsqu'une pièce commerciale (facture, bon de livraison…) comporte plusieurs pages, vous pouvez utiliser le mot-clé ##page## pour imprimer le numéro sur chaque page. Dans ce cas, le logiciel imprime par exemple “Page 1 sur 3”.


Maintenant vous avez aussi la possibilité d'utiliser le mot-clé ##page actuelle## pour imprimer le numéro de la page actuelle et le mot-clé ##page total## pour imprimer le nombre total de pages.


Ces mots-clés peuvent être utiles si vous imprimez des factures dans différentes langues. Par exemple, vous pouvez écrire “Page ##page actuelle## of ##page total##” sur les factures en Anglais dans le menu “Données” puis “Formats des pièces commerciales”. Dans ce cas, le logiciel imprimera par exemple “Page 1 of 3”.


Transformation des pièces commerciales et champs personnalisables

Lors de la transformation des pièces commerciales, si vous avez saisi des informations dans les champs personnalisables de la pièce d'origine (sur le panneau “Notes” dans le cadre “Autres informations” de la pièce d'origine), par défaut, ces champs sont automatiquement recopiés vers la nouvelle pièce. Si vous ne souhaitez pas que ces informations soient recopiées sur la nouvelle pièce créée, afin que le cadre “Autres informations” sur le panneau “Notes” de la nouvelle pièce créée soit entièrement vierge, vous pouvez cliquer sur “Transformer” puis cocher “Ne pas remplir le cadre Autres informations sur le panneau Notes”.


Nombre de jours de retard de paiement

Pour savoir facilement si un client a réglé ses précédentes factures à la date demandée ou avec plusieurs jours de retard, dans le menu “Pièces clients” puis “Factures”, vous pouvez cliquer sur “Affichage” (en haut à droite), puis cocher “Nombre de jours de retard pour le premier paiement” ou cocher “Nombre de jours de retard pour le paiement complet”.


Par exemple, si la facture avait une date d'échéance au 15/06/2016 et si le client a réglé la facture en retard en 3 fois le 20/06/2016 puis le 25/06/2016 puis le 30/06/2016, alors :

- La colonne “Nombre de jours de retard pour le premier paiement” indiquera 5 jours.

- La colonne “Nombre de jours de retard pour le paiement complet” indiquera 15 jours.


Pénalités en cas de retard de paiement

En cas de retard de paiement des clients, par défaut COGILOG Gestion calcule des pénalités de retard égales à 3 fois le taux de l'intérêt légal. Pour le 2ème semestre 2016, le taux de l'intérêt légal a été fixé à 0,93 %, donc COGILOG Gestion calculera des pénalités égales à 2,79 %.


Si vous souhaitez appliquer un taux de pénalité différent, vous pouvez le modifier dans le menu “Données” puis “Pénalités de retard”.


Pour appliquer les pénalités de retard, vous pouvez aussi consulter le guide “Relances” dans le menu “Aide” au paragraphe “Pénalités de retard”.




VERSION 10.5.8


Nouveau système OS X El Capitan

Apple va diffuser prochainement le nouveau système OS X El Capitan. Nous avons effectué les adaptations nécessaires et COGILOG Gestion est désormais compatible avec ce nouveau système.

Cette version de COGILOG Gestion peut fonctionner avec OS X 10.11 El Capitan, 10.10 Yosemite, 10.9 Mavericks, 10.8 Mountain Lion, 10.7 Lion et 10.6 Snow Leopard.




VERSION 10.5.7


Connecteur PowerBoutique

Nouvelle version de la plateforme PowerBoutique

La plateforme d’e-commerce PowerBoutique met en service la nouvelle version 4.8 de son logiciel de vente en ligne. Cette nouvelle version de COGILOG Gestion permet de travailler aussi bien avec l’ancienne plateforme en version 4.7.4 qu’avec la nouvelle plateforme en version 4.8.1

Mise à jour automatique de la fiche client

Une option permet maintenant, en cas de modification sur PowerBoutique, de mettre automatiquement à jour la fiche client de COGILOG Gestion à partir de la fiche client de PowerBoutique lors du transfert des commandes de PowerBoutique vers COGILOG Gestion.

Mise à jour automatique des stocks de produits fabriqués

Dans le cas où vous vendez sur votre site marchand PowerBoutique des produits que vous fabriquez (processus de fabrication), vous pouvez demander à COGILOG Gestion d’envoyer la valeur du stock :

- soit indiquée dans la fiche produit,

- soit correspondant à la quantité maximale fabricable compte tenu de l’état des stocks des produits qui le composent,

- soit égale à la somme de la valeur du stock de la fiche produit et de la quantité maximale fabricable compte tenu de l’état des stocks des produits qui le composent.


Processus de fabrication

Il est maintenant possible de fabriquer une quantité négative de produits. Cette fonction permet de “défabriquer” ces produits ou bien d’annuler partiellement ou totalement une fabrication.


Export des écritures comptables vers Sage Compta

Cette nouvelle version permet d’exporter les écritures comptables vers Sage Compta (Mac ou PC) en versions V16, V14 et V8.


Sortie et replacement de dossiers

Les logiciels COGILOG permettent de sortir un dossier c-a-d de le recopier physiquement sur un poste client afin de pouvoir travailler en local de manière autonome, sans connexion avec le serveur (voir le menu Aide, Travailler en local ou sur serveur). Ensuite l’opération de replacement permet de transférer le dossier du poste client vers le serveur et il est détruit du poste client.

Cette opération de recopie physique est une opération critique car, en cas de coupure intempestive du réseau lors du transfert des données, elle peut conduire à des pertes de données. La présente version améliore le processus de transfert pour réduire les risques de perte de données en cas de coupure du réseau au cours du transfert des données.

Nous vous recommandons cependant de vous assurer qu’avant de lancer une opération de sortie ou de replacement d’un dossier, vous disposez d’une liaison réseau stable avec le serveur. Il est déconseillé d’effectuer une opération de replacement d’un dossier quand vous êtes en connexion avec le serveur via une liaison internet.


Déverrouillage manuel de dossiers

Lors de l’opération de sortie d’un dossier (voir le menu Aide, Travailler en local ou sur serveur), vous avez la possibilité de le verrouiller de façon à prendre la main sur ce dossier et empêcher vos collègues de le modifier. Ce dossier sera automatiquement déverrouillé quand il sera replacé sur le serveur. L’utilisateur ayant sorti un dossier peut aussi le déverrouiller manuellement en cas d’incident. L’administrateur de la base de données peut également effectuer cette opération manuelle de déverrouillage.




VERSION 10.5.6


OS X Yosemite 10.10.3

Cette mise à jour résout un problème d'affichage concernant les tableaux, apparu dans la version 10.10.3 de OS X Yosemite.


Valorisation du stock

Dans le menu Analyse puis Valorisation du stock, désormais vous pouvez soit valoriser le stock en fonction des quantités actuellement présentes dans le stock, soit en fonction des quantités disponibles.


Dans ce dernier cas, le logiciel retire les produits commandés par les clients, qui n'ont pas encore été livrés et qui sont encore présents dans votre stock.


Analyse des reliquats

Dans la fenêtre d'analyse des reliquats, le bouton Affichage permet d'afficher des nouvelles colonnes “Quantité disponible” et “Stock futur” si vous souhaitez connaître ces informations.

Pour utiliser l'analyse des reliquats, dans le menu Aide vous pouvez consulter le guide Aide à la logistique.


Transfert des écritures en comptabilité

Cette mise à jour permet d'exporter les écritures comptables au format Cegid Excel en complément des autres formats déjà existants (COGILOG Compta, EBP, Ciel, Sage, Coala, Cegid TRT, CCMX, Quadratus, Cador, Compt'Up, Météor, Winfic, iCompta).

Pour transférer les écritures de COGILOG Gestion vers un logiciel de comptabilité, dans le menu Aide vous pouvez consulter le guide Transfert en comptabilité.


Connecteur PowerBoutique

Le connecteur permettant de relier COGILOG Gestion avec un site web marchand PowerBoutique a été amélioré.

Pour utiliser ces fonctions, dans le menu Aide vous pouvez consulter le guide Connecteur site marchand PowerBoutique.


Transfert des produits ou clients depuis Ciel Mac

L'import des produits et clients provenant de Ciel Mac a été amélioré.

Pour transférer une liste de produits ou clients depuis Ciel Mac vers COGILOG Gestion, dans le menu Aide vous pouvez consulter le guide Transfert depuis un autre logiciel.




VERSION 10.5.5


Connecteur PowerBoutique

PowerBoutique™ est une plateforme permettant de mettre en place et de gérer facilement un site d’e-commerce. Le connecteur PowerBoutique - COGILOG permet de relier votre site d'e-commerce PowerBoutique et votre logiciel de gestion commerciale COGILOG Gestion.

Mise à jour automatique des stocks

Le connecteur permet de mettre automatiquement à jour les stocks des produits que vous vendez en ligne :

- soit en continu : dès que le stock d’un produit évolue dans la base de données COGILOG, votre boutique en ligne est automatiquement mise à jour avec la nouvelle valeur du stock,

- soit à intervalles réguliers (toutes les heures par exemple),

- soit sur votre ordre, quand vous le souhaitez.

Mise à jour automatique des prix

En cas d’évolution des prix de vos produits dans la base de données COGILOG, une commande permet de répercuter automatiquement les nouveaux tarifs (prix de base, prix promo) sur votre site PowerBoutique.

Transfert des commandes PowerBoutique dans COGILOG Gestion

Les commandes enregistrées par vos clients sur votre site PowerBoutique peuvent être transférées dans COGILOG Gestion puis enregistrées en pièces commerciales de votre choix. Par exemple, les commandes validées dans PowerBoutique peuvent être transférées dans COGILOG Gestion et enregistrées en bons de commande, bons de livraison, factures ou en toute autre pièce commerciale de votre choix.

Lors du transfert, les clients enregistrés sur votre site PowerBoutique peuvent :

- soit venir enrichir votre base clients de COGILOG Gestion,

- soit être affectés à des clients génériques si vous ne souhaitez pas enregistrer les clients de votre site PowerBoutique dans votre base de données COGILOG.


Le connecteur PowerBoutique - COGILOG est disponible auprès de la société COGILOG.


Analyse des ventes

Si vous souhaitez faire des statistiques pour connaître le chiffre d'affaires pour chaque client ou les produits les plus vendus au cours de l'année 2014, vous pouvez consulter le guide Analyse dans le menu Aide, sur la 2ème page.


Archivage des anciennes factures

Pour alléger le tableau des factures en cours, vous avez la possibilité d'archiver les anciennes factures. Par exemple, vous pouvez archiver toutes les factures soldées concernant l'année 2014. Pour cela, dans le menu Exploitation choisissez Archiver, cochez Factures clients soldées, saisissez le 31/12/2014, puis cliquez sur Archiver.

Ensuite vous pourrez facilement afficher soit les factures en cours, soit les factures archivées, soit les deux en cliquant sur le menu situé en haut à gauche du tableau des factures.

De même, vous pouvez archiver les autres pièces commerciales (devis, bons de livraison…).


Adresses de livraison

Lors de la saisie des pièces commerciales pour les clients et fournisseurs, vous pouvez désormais choisir une adresse de livraison chez un autre client ou fournisseur (en cliquant sur le menu situé à droite sur la ligne Livraison).


Gestion des commerciaux

Dans la fenêtre des commerciaux (menu Données, Commerciaux) un nouveau bouton Remplacer permet de remplacer un commercial par un autre. Les clients et les pièces commerciales affectées au premier commercial seront alors affectées automatiquement au second.


Étiquettes Colissimo

Lors de l'export vers le logiciel Colissimo Expeditor de La Poste, COGILOG Gestion transmet désormais le téléphone indiqué dans l'adresse de livraison s'il est complété, ou sinon le téléphone indiqué dans l'adresse de facturation.


Dossiers attachés

Si vous utilisez la fonction permettant d'attacher des dossiers aux fiches clients et fournisseurs (pour stocker des fichiers Word, Excel, PDF, etc…) en même temps que l'accès distant via internet, et si vous avez stocké ces dossiers attachés dans un dossier Dropbox Pro, vous pouvez désormais préciser le nom du dossier Dropbox Pro en allant sur le poste serveur, dans le menu Données puis Options générales puis Dossiers attachés.


Pénalités applicables en cas de retard de paiement

Par défaut, COGILOG Gestion propose d'appliquer des pénalités égales à 3 fois le taux de l'intérêt légal. Pour l'année 2015, le taux de l'intérêt légal a été fixé à 0,93 %, donc COGILOG Gestion calculera des pénalités égales à 2,79 %.

Si vous souhaitez appliquer un taux de pénalité différent, vous pouvez le modifier dans le menu Données puis Pénalités de retard.


Export en comptabilité au format Quadratus

Lors de l'export en comptabilité au format Quadratus, les comptes clients et fournisseurs sont complétés par des espaces au lieu de zéros dans le fichier transmis à Quadratus. 




VERSION 10.5.4


Analyse géographique

L'analyse géographique (dans le menu Analyse) vous permet de voir la répartition de votre chiffre d'affaires par pays, régions, départements, villes et code postaux.


Dans cette fenêtre, une nouvelle option vous permet d'analyser soit les adresses de facturation, soit les adresses de livraison.


Sous-totaux sur les pièces commerciales

Sur les pièces commerciales (factures, devis…), vous avez la possibilité d'ajouter des sous-totaux. Par exemple, si vous vendez du matériel et des prestations, vous pouvez indiquer un sous-total pour le matériel, puis un sous-total pour les prestations. 


Par défaut, le logiciel calcule uniquement les sous-totaux pour les prix.


Si vous souhaitez que le logiciel indique aussi les sous-totaux pour les quantités, les poids, l'écotaxe, les stocks, ou les rubriques personnalisées, alors dans le menu “Données” vous pouvez choisir “Options générales”, cliquer sur “Calculs”, puis cocher “Calculer les sous-totaux pour les quantités”.


Ne pas tenir compte de certains produits dans le calcul des reliquats de livraison

Si vous souhaitez ne pas tenir compte de certains produits dans le calcul des reliquats des livraisons (par exemple pour ne pas tenir compte des frais de port), dans le menu “Données” vous pouvez choisir “Produits”, double-cliquer sur les produits souhaités, puis cocher “Traitement spécial pour les reliquats”.


Dans ce cas, lorsque vous cliquerez sur le bouton “Reliquats” pour connaître les produits restant à livrer, vous pourrez masquer ces produits et le logiciel n’en tiendra pas compte.


Cette fonction est utile pour ne pas tenir compte de produits tels que les frais de port, les remises, etc… dans l’analyse des reliquats des produits à livrer.


Remise en banque de traites

Si certains clients vous règlent par traites, l'option Remise en Banque permet de transmettre ces traites à la banque sous la forme d'un fichier informatique.


Lorsque vous choisissez “Effectuer une remise en banque” dans le menu “Exploitation”, vous avez désormais le choix entre 2 formats pour transmettre les traites à la banque :

- CFONB (format habituel demandé par la plupart des banques)

- CFONB avec retours à la ligne (format plus rare, demandé par certaines banques)


Lors de la création du fichier, le logiciel contrôlera aussi les dates d'échéance des traites et vous avertira en cas de date inhabituelle.


Import de clients, fournisseurs et produits

Si vous souhaitez importer dans COGILOG Gestion une liste de clients, fournisseurs, ou produits, vous pouvez utiliser les modèles de fichiers d'import qui se trouvent dans le dossier Applications puis COGILOG puis COGILOG Gestion puis Import.


Après avoir préparé ces fichiers dans un tableur, vous pouvez enregistrer ces fichiers au format "Texte (séparateur : tabulation)".


Ensuite, vous pourrez ouvrir COGILOG Gestion puis, dans le menu Fichier, choisir Importer.


En bas de cette fenêtre, vous pouvez désormais indiquer l'encodage du fichier (Macintosh, Windows, DOS, Unicode, UTF 8) selon la provenance du fichier.


Autres améliorations

Cette mise à jour corrige aussi plusieurs problèmes concernant le nouveau système OS X Yosemite.




VERSION 10.5.3


Nouveau système OS X Yosemite

Apple va diffuser prochainement le nouveau système OS X Yosemite. Nous avons effectué les adaptations nécessaires et COGILOG Gestion est maintenant compatible avec ce nouveau système.

COGILOG Gestion peut fonctionner avec OS X 10.10 Yosemite, 10.9 Mavericks, 10.8 Mountain Lion, 10.7 Lion et 10.6 Snow Leopard. Les anciens systèmes 10.4 et 10.5 ne sont plus supportés.


Nouveau moteur de base de données

COGILOG Gestion est bâti sur le célèbre moteur de base de données PostgreSQL, un gage de professionnalisme, de puissance et de pérennité. Cette mise à jour est techniquement importante car elle vous permettra de bénéficier de la dernière version du moteur de base de données PostgreSQL 9.3.5. Cette nouvelle version du moteur PostgreSQL apporte une amélioration des performances ainsi que de nouvelles possibilités d'évolutions. 


L'installation de cette mise à jour sera plus longue que les mises à jour habituelles (compter 10 à 30 minutes sur le serveur selon le volume de votre base de données), il ne faut surtout pas l'interrompre.


Mots de passe

Vous pouvez définir un mot de passe pour protéger l'accès au logiciel (menu COGILOG Gestion puis Changer le mot de passe).

Afin de mieux sécuriser vos données, les noms et mots de passe que vous utilisez pour ouvrir vos logiciels COGILOG sont désormais contrôlés en tenant compte des majuscules et des minuscules, ce n’était pas le cas dans les versions précédentes qui étaient plus tolérantes.

Avant de faire cette mise à jour, il conviendra donc de mémoriser, en tenant compte des majuscules et des minuscules, le nom (ou initiales) et l’éventuel mot de passe que vous utilisez pour accéder au logiciel.


Vérification du stock

Lors de l'ouverture du logiciel, un nouveau message vous avertira si l'un des produits présente une valeur négative de stock.

Si vous gérez volontairement des stocks négatifs, vous pourrez désactiver ce message en allant dans le menu “Données” puis “Options générales” puis “Mouvements de stock”, en décochant la case “A l'ouverture de l'entreprise, avertir si l'un des produits comporte un stock négatif”.


Transformer les pièces commerciales en les regroupant automatiquement par client

Si vous sélectionnez plusieurs pièces commerciales pour les transformer (par exemple si vous transformez plusieurs bons de commande en factures), vous avez désormais le choix entre 3 modes dans la fenêtre de transformation :


- Regrouper les pièces sélectionnées pour créer une pièce unique

  (par exemple si vous sélectionnez 5 commandes, ce mode créera 1 facture)


- Regrouper les pièces sélectionnées pour créer une pièce par client

  (par exemple si vous sélectionnez 5 commandes pour 3 clients différents, ce mode créera 3 factures)


- Créer autant de nouvelles pièces que de pièces sélectionnées

  (par exemple si vous sélectionnez 5 commandes, ce mode créera 5 factures)


Modification automatique des noms des pièces présentant des quantités négatives

Lors de l'impression d'un bon de livraison client qui comporte uniquement des quantités négatives, le logiciel renommera automatiquement ce bon de livraison pour l'appeler “Bon de reprise”.


De même, lors de l'impression d'une commande fournisseur qui comporte uniquement des quantités négatives, le logiciel renommera automatiquement ce bon de commande pour l'appeler “Bon de retour”.


Vous pouvez personnaliser ces libellés pour les appeler différemment (bon de retour pour SAV, etc…) dans le menu “Données” puis “Options générales” puis “Personnalisation”.


Suivi des transformations : colonnes avec des lettres colorées

Dans les tableaux des pièces commerciales, vous pouvez afficher de nouvelles colonnes pour suivre les transformations des pièces commerciales.


Par exemple, si vous transformez les commandes en bons de livraison, dans le menu “Pièces clients” puis “Bons de commande”, vous pouvez cliquer sur “Affichage” (en haut à droite), puis cocher “Transformé en bon de livraison client”.


Cette nouvelle colonne affichera :

- un L (comme livraison) en vert lorsque la commande a été entièrement livrée

- un L (comme livraison) en orange lorsque la commande a été partiellement livrée

- rien lorsque la commande n'a pas du tout été livrée


Vous pouvez aussi double-cliquer sur cette lettre L pour accéder aux bons de livraison.


De même, si vous transformez les commandes en factures, vous pouvez cliquer sur “Affichage” (en haut à droite), puis cocher “Transformé en facture client” afin de voir facilement quelles commandes ont été facturées entièrement, partiellement, pas du tout.


Suivi

Le bouton Suivi (en haut du tableau des pièces commerciales) permet de connaître rapidement les produits commandés par le client, les produits déjà livrés, ainsi que les produits restant à livrer.


Ce document a été amélioré pour gérer les situations complexes. Par exemple, si vous avez transformé 3 bons de commande en 2 bons de livraison, lorsque vous demanderez le suivi pour l'un de ces bons de commande, le suivi mentionnera automatiquement les 3 bons de commande d'origine afin que vous ayez une vue d'ensemble des produits commandés et livrés.


La présentation du suivi a également été améliorée. Le tableau en bas du suivi récapitule les quantités pour chaque produit.


Afficher facilement les commandes clients livrables et les produits livrables

Le bouton Reliquats

En haut des tableaux des pièces commerciales et des produits, vous pouvez afficher le bouton Reliquats en choisissant le menu Fenêtre, Personnaliser la barre d’outils puis en glissant le bouton Reliquats dans la barre d’outils.


Le bouton Reliquats peut avoir différentes applications en fonction des pièces commerciales auxquelles vous allez l’appliquer et en fonction de votre organisation.


Afficher les commandes livrables en totalité ou partiellement

Appliqué aux commandes et aux bons de livraison, le bouton Reliquats permet d'afficher les produits restant à livrer pour toutes les commandes en cours.

En fonction de l’état instantané des stocks, le logiciel pourra alors vous signaler :

- par un feu vert    les commandes clients livrables en totalité,

- par un feu orange    les commandes clients partiellement livrables,

- par un feu rouge    les commandes clients qui ne peuvent pas être livrées.


Afficher les bons de livraison à facturer

Appliqué aux bons de livraison et aux factures, le bouton Reliquats permet d’afficher les bons de livraison non encore facturés. 


Afficher les produits en commande que vous pouvez livrer

Appliqué à des produits, le bouton Reliquats permet d’afficher directement les produits commandés par vos clients que vous pouvez livrer en totalité ou partiellement.


Afficher les commandes à livrer suite à la réception d’une livraison d’un fournisseur

Appliqué à un bon de réception fournisseur, le bouton Reliquats permet d’afficher directement les commandes clients que vous pouvez livrer grâce aux produits réceptionnés.


Afficher les reliquats en commande chez votre fournisseur

Appliqué aux commandes fournisseurs et aux bons de réception fournisseur, le bouton Reliquats permet d’afficher directement les produits commandés au fournisseur et en attente de réception.


Documentation et exemples d’utilisation

Cette fonction s’adapte facilement à votre mode de fonctionnement. Vous trouverez plus de détails dans le menu Aide, Pièces commerciales (page 20). Vous trouverez de nombreux exemples concrets d’utilisation dans le menu Aide, Aide à la logistique.


Uniformiser les réglages pour mouvementer le stock

Si vous souhaitez que le stock soit mouvementé de manière identique pour tous les produits (par exemple si vous souhaitez que le stock diminue pour tous les produits lors de la création des bons de livraison), au lieu de régler chaque produit individuellement, vous pouvez faire un seul réglage global.


Dans le menu “Données” vous pouvez choisir “Options générales”, cliquer sur “Mouvements de stock”, cocher “Utiliser les mêmes réglages pour tous les produits pour mouvementer le stock”, puis saisir les règles souhaitées.


Lorsque vous cliquerez sur “Enregistrer”, le logiciel corrigera tous les produits pour utiliser ces nouvelles règles ce qui garantit que celles-ci s’appliqueront de façon identique à tous les produits.


Le logiciel pourra aussi utiliser ces informations pour vous avertir en cas d'erreur. Par exemple, si vous avez l'habitude de toujours créer un bon de commande client puis le transformer en bon de livraison client, vous avez probablement réglé cette fenêtre pour que la quantité à livrer aux clients augmente lors des bons de commande et diminue lors des bons de livraison. Dans ce cas, si vous tentez de créer directement un bon de livraison (en allant dans le menu “Pièces clients” puis “Bons de livraison” puis “Ajouter”), le logiciel vous avertira pour vous indiquer que ce n'est pas normal car, d'après les règles que vous avez choisies, vous devez créer d'abord un bon de commande, puis le transformer un bon de livraison afin que les stocks restent cohérents.


Suivre les transformations des pièces commerciales

Parfois les transformations entre les différentes pièces commerciales peuvent être difficiles à suivre (par exemple 3 commandes vers 1 bon de livraison, ou 2 commandes vers 5 bons de livraison). Si vous êtes dans ce cas, vous pouvez afficher dans le tableau des pièces commerciales un nouveau bouton Transformations pour accéder à un récapitulatif.


Par exemple, si vous transformez les bons de commande en bons de livraison, dans le menu “Pièces clients” vous pouvez choisir “Bons de commande”, dans le menu “Fenêtre” choisir “Personnaliser la barre d'outils”, glisser le bouton “Transformations” dans la barre d'outils en haut de la fenêtre, puis cliquer sur “Terminé”.


Ensuite, vous pourrez sélectionner un bon de commande, puis cliquer sur Transformations. Cette fenêtre indiquera toutes les pièces commerciales qui ont été créées à partir de ce bon de commande.


Si ce bon de commande fait partie d'un ensemble de 3 bons de commande qui ont été transformés en 5 bons de livraison par exemple, cette fenêtre mentionnera automatiquement les 3 bons de commande afin que vous ayez une vue d'ensemble des bons de commande et bons de livraison.


De même, dans l'autre sens, si vous souhaitez savoir à partir de quelle pièce un bon de livraison ou une facture ont été créés, vous pouvez cliquer une fois sur le bon de livraison ou la facture, cliquer sur Transformations, cliquer sur le menu en haut de la fenêtre pour choisir “Transformations depuis d'autres pièces vers ce bon de livraison / cette facture” afin de savoir quelle pièce avait été transformée vers ce bon de livraison ou cette facture.


Dans le tableau qui récapitule les transformations, vous pouvez double-cliquer sur les pièces (bons de commande, bons de livraison, factures…) pour les sélectionner dans leur tableau respectif. Vous pouvez aussi double-cliquer sur les pièces en maintenant la touche alt enfoncée pour les ouvrir.


Critères de comparaison pour le suivi et les reliquats

Habituellement, pour déterminer si les produits ont été livrés ou pas, le logiciel recherche si le bon de commande et le bon de livraison comportent les mêmes codes produits.


Par exemple, si le bon de commande comporte un produit avec un code C1050 nommé “Confiture d'abricots” et si le bon de livraison comporte un produit avec un code C1050 nommé “Confiture d'abricots et prunes”, alors le logiciel considère que le produit est livré et qu'il ne reste rien à livrer (car le bon de commande et le bon de livraison comportent le même produit C1050).


Si vous souhaitez que le logiciel compare aussi les libellés des produits, vous pouvez modifier un réglage dans le menu “Données” puis “Options générales” puis “Transformation” en cochant “Comparer les codes des produits et les libellés des produits entre les 2 pièces”.

Dans ce cas, le logiciel indiquera que le produit C1050 nommé “Confiture d'abricots” qui figurait sur le bon de commande n'a pas été livré (car le bon de livraison comporte un produit nommé “Confiture d'abricots et prunes” donc ce n'est pas le produit “Confiture d'abricots” qui était commandé à l'origine), donc il reste 1 produit à livrer pour cette commande.


Export en comptabilité au format Quadratus

Si vous exportez les écritures de ventes de COGILOG Gestion vers le logiciel de comptabilité Quadratus, le fichier d'export pour Quadratus mentionnera automatiquement la monnaie indiquée dans le menu “Données” puis “Options générales” puis “Calculs”.




VERSION 10.5.2


Analyse géographique

Une nouvelle fonction Analyse géographique dans le menu Analyse vous permet de voir la répartition de votre chiffre d'affaires par pays, régions, départements, villes et code postaux.


Vous pouvez aussi utiliser cette fonction pour analyser les ventes d'un ou plusieurs produits précis afin de savoir dans quels régions ou villes ils ont été vendus.


Si votre entreprise n'est pas située en France, dans le menu Fichier vous pouvez choisir Modifier l'entreprise, puis saisir le pays de votre entreprise. Ce pays sera utilisé pour classer par défaut les factures clients qui ne comportent pas de pays.


Contrôle des numéros de TVA intracommunautaire

Pour pouvoir établir une facture sans TVA à un client situé dans la zone intracommunautaire (Espagne, Italie, Allemagne, etc…), ce client doit vous communiquer son numéro de TVA intracommunautaire. Vous devez le contrôler puis le saisir dans sa fiche client et l'imprimer sur toutes ses factures.


Lors de la saisie du numéro de TVA intracommunautaire dans la fiche client, un nouveau bouton Contrôler vous permet de vérifier rapidement que le numéro fourni par le client est valide.


Vous pouvez cliquer sur Contrôler, attendre que le site web de la commission européenne s'ouvre, choisir le pays du client, cliquer dans la case pour le numéro de TVA, coller le numéro du client ( V), saisir votre numéro (facultatif), puis cliquer sur Vérifier.


Commentaires sur les pièces commerciales

Si vous ajoutez régulièrement des commentaires assez semblables sur les pièces commerciales (pour décrire votre travail, préciser différentes conditions de règlement, préciser différents délais de livraison, etc…), vous pouvez désormais mémoriser ces commentaires ou phrases types dans le menu Données puis Commentaires. Les commentaires peuvent comporter plusieurs lignes de texte.

Vous pouvez, par exemple, codifier les commentaires en ZZ - - de façon à ce qu’ils apparaissent au bas de la liste des produits lors de la saisie d’une pièce commerciale (ou au contraire 00 - - si vous souhaitez les afficher en haut).

Ensuite, lors de la saisie des pièces commerciales, vous pourrez ajouter rapidement ces commentaires en double-cliquant dans le tableau au bas de la fenêtre.


Impression des paiements reçus sur les factures

Vous avez la possibilité d'imprimer sur les factures la liste des paiements déjà reçus. Cela vous permet d'imprimer automatiquement qu'une facture a été payée par chèque, par carte bancaire, en espèces…


Pour cela, dans le menu Données vous pouvez choisir Format des pièces commerciales, double-cliquer sur le format que vous utilisez, cliquer sur Mise en page (en haut de la fenêtre), puis écrire ##paiements reçus## à l'endroit où vous souhaitez imprimer les paiements reçus.


Comme un client peut régler une facture en plusieurs fois, la liste des paiements reçus peut être assez grande et comporter plusieurs lignes, donc vous devez prévoir un espace suffisamment grand pour pouvoir imprimer tous les paiements reçus.


Ensuite vous pourrez cliquer sur Enregistrer, puis imprimer une facture déjà payée pour vérifier que la liste des paiements reçus s'imprime bien sur la facture.


Par défaut, le logiciel imprime la date, le mode de paiement et le montant. Pour les chèques, le logiciel imprime aussi le nom de la banque et le numéro du chèque si vous les avez renseignés lors de la saisie de l'encaissement.


Sites web pour les fournisseurs et clients

Dans les fiches fournisseurs et clients (dans le menu Données), vous pouvez saisir l'adresse de leurs sites web.


C'est utile si vous allez fréquemment sur les sites web de vos fournisseurs pour passer des commandes sur internet.


Ensuite, pour ouvrir rapidement le site web d'un fournisseur, vous pouvez ajouter un bouton en haut du tableau des fournisseurs ou des pièces commerciales. Par exemple, dans le menu Données vous pouvez choisir Fournisseurs, dans le menu Fenêtre choisir Personnaliser la barre d'outils, puis glisser le bouton Site web en haut de la fenêtre. De même, dans le menu Pièces fournisseurs puis Bons de commande, vous pouvez aller dans le menu Fenêtre choisir Personnaliser la barre d'outils, puis glisser le bouton Site web en haut de la fenêtre.


Vous pouvez aussi faire un clic droit sur un fournisseur ou un bon de commande fournisseur, puis choisir Ouvrir site web.


Commerciaux inactifs

Dans le menu Données puis Commerciaux, vous pouvez cocher les commerciaux inactifs (par exemple les anciens commerciaux ayant quitté l'entreprise).


Dans ce cas, lors de la saisie des prochaines pièces commerciales, ces commerciaux ne seront plus proposés dans la liste.


Dans le menu Analyse puis Calcul des commissions, le logiciel affichera par défaut les commissions pour les commerciaux actifs. Si vous souhaitez revoir les commissions des commerciaux inactifs, vous pouvez cliquer sur le menu en haut de la fenêtre.


Total des ventes par familles de produits

Si vous souhaitez connaître le total des ventes par familles de produits, dans le menu Analyse vous pouvez choisir Analyse des ventes, saisir la période, cocher Analyse par client, cliquer sur Tout sélectionner (en bas à droite), sur la ligne “Dans la fenêtre de résultat” choisir “Total par familles de produits”, puis cliquer sur OK. 


Total des ventes par catégories de clients

Si vous souhaitez connaître le total des ventes par catégories de clients, dans le menu Analyse vous pouvez choisir Analyse des ventes, saisir la période, cocher Analyse par produit, cliquer sur Tout sélectionner (en bas à droite), sur la ligne “Dans la fenêtre de résultat” choisir “Total par catégories de clients”, puis cliquer sur OK.


Produits exclus du chiffre d'affaires

Si vos factures clients mentionnent certains produits qui ne doivent pas être considérés comme du chiffre d'affaires (par exemple une cession d'immobilisation, un transfert de charges, des débours clients, etc.), dans le menu Données puis Produits, vous pouvez ouvrir ces produits, puis cocher Exclure du chiffre d'affaires (en haut à droite).


Ensuite, dans les fenêtres d'analyse (évolution du CA, analyse des ventes, analyse des achats, analyse géographique), vous pourrez soit afficher :

- le total constituant le chiffre d'affaires

- le total des produits exclus du chiffre d'affaires

- le total tous types de produits confondus


Uniformisation des fiches produits

Le bouton Uniformiser dans le tableau des produits permet de modifier rapidement plusieurs produits. Cette fonction a été enrichie. Par exemple, vous pouvez sélectionner plusieurs produits, cliquer sur Uniformiser, puis cocher des cases pour indiquer que tous ces produits sont indisponibles à la vente, ou qu'ils sont exclus du chiffre d'affaires, ou activer la gestion du stock pour ces produits, etc…


Dates de relance

Si vous souhaitez revoir à quelles dates les courriers de relance 1, 2, 3 et 4 avaient été envoyés à un client, dans le tableau des factures ou dans le tableau des relances en cours, vous pouvez cliquer sur Affichage (en haut à droite) puis cocher les dates de relance.


Factures d'achats d'immobilisations

Si vous utilisez COGILOG Gestion pour saisir vos factures d'achats fournisseurs, vous pouvez désormais aussi utiliser le logiciel pour saisir des factures d'achats d'immobilisations.


Pour cela, dans le menu Données vous pouvez choisir Taux de TVA, cliquer sur Ajouter, saisir un nouveau code TVA, saisir le taux 20 %, saisir l'intitulé “20 % immos”, saisir un compte de classe 44562… dans le cadre Compte de TVA déductible sur achats, puis cliquer sur Enregistrer.


Ensuite, dans le menu Données puis Produits, vous pourrez ouvrir le produit correspondant aux immobilisations achetées (ou créer un nouveau produit pour les achats d'immobilisations), saisir le nouveau code de TVA créé (en haut à droite), cliquer sur Comptabilité (en haut de la fenêtre), puis saisir le compte de classe 2 dans lequel vous souhaitez transférer ces achats en comptabilité.


Ensuite, dans le menu Pièces fournisseurs puis Factures, vous pourrez saisir les factures d'achats d'immobilisations.


Historique des modifications apportées aux pièces commerciales

Si vous souhaitez conserver un historique des pièces commerciales créées / modifiées / supprimées avec COGILOG Gestion, vous pouvez aller dans le Données puis Options générales, cliquer sur Réglages généraux, puis cocher Enregistrer un historique détaillé des pièces commerciales.


Jusqu'à présent, cette fonction enregistrait uniquement un historique pour les factures. Désormais cette fonction enregistre un historique pour toutes les pièces commerciales créées / modifiées / supprimées (devis, bons de commande, bons de livraison…).


Bordereaux de remise de chèques

L'option Remise en Banque permet notamment d'imprimer un bordereau de remise de chèques. Si vous utilisez cette fonction et si vous avez créé plusieurs modes de paiement par chèque pour gérer différentes banques (dans le menu Données puis Modes de paiement), alors lorsque vous effectuez une remise en banque (dans le menu Exploitation puis Effectuer une remise en banque), vous pouvez désormais filtrer les chèques pour afficher uniquement les chèques d'une banque précise si vous le souhaitez.


Numérotation des pièces commerciales

Vous avez maintenant la possibilité d'insérer le numéro du mois dans les numéros des pièces commerciales.


Par exemple, si vous souhaitez que les numéros des factures commencent par l'année, puis le mois, puis le numéro de la facture (pour obtenir des numéros de la forme 1407xxxx pour les factures de juillet), dans le menu Données vous pouvez choisir Options générales, cliquer sur Numérotation, puis indiquer par exemple “année sur 2 chiffres + mois sur 2 chiffres + numéro sur 4 chiffres”.


Si vous choisissez ce mode de numérotation, vous devez quand même garder une numérotation continue pour les factures. Par exemple, si la dernière facture de juin porte le numéro 14060547, alors la première facture de juillet devra porter obligatoirement le numéro 14070548. L'administration n'accepte pas que la numérotation des factures redémarre à zéro à chaque début de mois. La numérotation des factures doit être continue et sans interruption.


Affaires archivées

Lors de la saisie des pièces commerciales, la case qui permet d'affecter la pièce commerciale à une affaire n’affiche désormais que les affaires non archivées.


Modification rapide de codes clients

Vous pouvez modifier rapidement les codes des clients par import d’un fichier de type tableur qui comporte dans une colonne l’ancien code du client et dans l’autre le nouveau code. Vous trouverez plus de détails dans le fichier Applications / COGILOG / COGILOG Gestion / Import / ModèleRemplacerCodeClient.xls

Nota : vous pouvez également utiliser la fonction Uniformiser dans la fiche des clients.


Remplacement rapide de clients

Vous pouvez remplacer rapidement un client par un autre client (pour supprimer des doublons ou bien pour affecter à un client générique tous les anciens clients inactifs) par import d’un fichier de type tableur qui comporte dans une colonne l’ancien code du client et dans l’autre le nouveau code. Voir le fichier Applications / COGILOG / COGILOG Gestion / Import / ModèleRemplacerClient.xls.

Nota : vous pouvez également effectuer cette opération au coup par coup en utilisant la fonction Remplacer de la fenêtre des clients.




VERSION 10.5.1


Écotaxe (aussi appelé éco-participation, éco-contribution, DEEE)

Si vous vendez des produits soumis à l’écotaxe (appareils électriques, électroménager, meubles, etc…), un nouveau champ a été ajouté dans la fiche des produits. Ce champ permet de saisir le montant unitaire de l’écotaxe associée à ce produit. Ce champ peut ensuite être exploité pour être affiché sur la facture ou pour déterminer le montant de l’écotaxe collectée.

Pour utiliser ces nouvelles fonctionnalités, vous pouvez choisir le menu Aide, Produits, puis consulter le paragraphe “Écotaxe (aussi appelé éco-participation, éco-contribution, DEEE)” (page 4).


Nouveaux modes de facturation pour les clients : auto-liquidation et vente en franchise

Auto-liquidation

Si vous souhaitez éditer une facture client sans TVA dans le cadre de l’autoliquidation (par exemple si vous agissez en tant que sous-traitant pour une entreprise du BTP), vous pouvez choisir le nouveau mode de facturation Autoliquidation dans les fiches clients.

Pour cela, dans le menu Données vous pouvez choisir Clients, double-cliquer sur le client, puis choisir le mode de facturation Autoliquidation (à droite de la fenêtre).

Lors de la saisie des prochaines factures pour ce client, le logiciel supprimera automatiquement la TVA. Cela vous évitera de modifier manuellement chaque ligne facturée pour appliquer la TVA à 0 %.

Sur ces factures, vous devez également écrire la mention AUTOLIQUIDATION DE LA TVA (par exemple dans la case Message en bas de la fenêtre).

Vente en franchise

Si vous souhaitez éditer une facture client en franchise de TVA ou en suspension de taxe (articles 275 et 277 A du CGI, notamment pour des opérations d’import/export), vous pouvez choisir le nouveau mode de facturation Franchise dans les fiches clients (dans le menu Données puis Clients).


Nouveaux modes de facturation pour les fournisseurs : auto-liquidation et achat franchise

Auto-liquidation

Si vous achetez des prestations de services auprès d’un fournisseur situé en dehors de la zone intracommunautaire (fournisseur en Suisse, Etats-Unis, Chine…), lorsque le lieu de prestation des services est situé en France (article 259 du CGI), vous pouvez choisir le nouveau mode de facturation Autoliquidation dans les fiches fournisseurs (dans le menu Données puis Fournisseurs).


Si vous avez reçu une facture d'un fournisseur sans TVA dans le cadre de l’autoliquidation (par exemple si vous agissez en tant que donneur d’ordre dans le BTP et vous avez reçu une facture d’un sous-traitant), vous pouvez choisir le nouveau mode de facturation Autoliquidation dans les fiches fournisseurs (dans le menu Données puis Fournisseurs).


Achat en franchise

Si vous avez reçu une facture d'un fournisseur en franchise de TVA ou en suspension de taxe (article 275 du CGI, notamment pour des opérations d’import/export), vous pouvez choisir le nouveau mode de facturation Franchise dans les fiches fournisseurs (dans le menu Données puis Fournisseurs).


Récapitulatif des différents modes de facturation et les écritures comptables associées

Le mode de facturation choisi dans les fiches clients, fournisseurs et sur les pièces commerciales permet d’appliquer ou non la TVA. Il permet également de transférer les écritures en comptabilité dans les comptes adaptés.

Ces différents réglages sont récapitulés dans le menu Aide puis Transfert en comptabilité, dans le paragraphe Les différentes écritures créées.


Comptes de TVA déductible pour les achats intracommunautaires

Sur les formulaires de TVA, la TVA déductible sur achats en France ou déductible sur achats intracommunautaires est déclarée sur la même ligne (par exemple ligne 20 sur le formulaire CA3).

En comptabilité, vous pouvez enregistrer ces TVA dans le même compte (par exemple 445660).

Cependant si vous souhaitez les enregistrer en comptabilité dans 2 comptes séparés (par exemple 445660 pour les achats en France et 445662 pour les achats intracommunautaires) pour faciliter des vérifications, vous pouvez désormais indiquer 2 comptes distincts dans le menu Données puis Taux de TVA.


Taux de remise

Vous pouvez choisir le nombre de décimales pour les taux de remise dans le menu Données puis Options générales, en cliquant sur Calculs.

Habituellement les taux de remise comportent 2 décimales (par exemple 12,50 % de remise). Si vous souhaitez ajouter plus de décimales (par exemple 12,1234 % de remise) vous pouvez utiliser ce nouveau réglage.

Vous pouvez également choisir le nombre de décimales qui sera imprimé sur les pièces commerciales en allant dans le menu Données puis Formats des pièces commerciales, en double-cliquant sur le format, puis en cliquant sur Tableau (en haut de la fenêtre).

Par exemple, pour imprimer un taux de remise général avec 2 décimales en bas des factures, vous pouvez écrire Remise ht 0,00 % en bas de la fenêtre. Pour imprimer un taux de remise général avec 3 décimales, vous pouvez écrire Remise ht 0,000 % en bas de la fenêtre.


Export des pièces commerciales

Les pièces commerciales (factures, bons de commande, bons de livraison, etc…) peuvent être exportées sous la forme d'un fichier texte tabulé.

Cette fonction est utile si vous souhaitez transférer ces données dans un autre logiciel, les exploiter dans un tableur, transmettre une commande à un fournisseur qui sera traitée automatiquement par un logiciel, etc…

Par exemple, dans le menu Pièces clients vous pouvez choisir Factures, sélectionner une ou plusieurs factures, cliquer sur Exporter (en haut à droite de la fenêtre), choisir Exporter les pièces (en bas de la fenêtre), puis enregistrer ce fichier sur le bureau.


Désormais, lors de l'export, le logiciel affiche de nouvelles options pour :

- Exporter ou non le client/fournisseur dans le fichier

- Exporter ou non la commande qui mouvementera le stock si le fichier est destiné à être réimporté dans COGILOG Gestion

- Exporter ou non la commande qui recalculera le solde si le fichier est destiné à être réimporté dans COGILOG Gestion

- Exporter ou non le numéro de pièce


Si vous cochez la case “Exporter le numéro de pièce”, le format d'export a été modifié par rapport à la précédente version de COGILOG Gestion. Le numéro de pièce se trouve désormais en colonne 100. Si vous traitez ces fichiers automatiquement dans un autre logiciel ou si vous les transmettez à un fournisseur, il faudra peut être faire des adaptations pour ce nouveau format.


Modèles d'import

Les modèles d'import qui permettent d'importer des produits, clients, fournisseurs, etc… dans COGILOG Gestion ont été mis à jour.

Si vous souhaitez importer des produits, clients, fournisseurs, etc… dans COGILOG Gestion, vous pouvez préparer un tableau dans Excel en plaçant les colonnes dans l'ordre indiqué dans les modèles d'import qui se trouvent dans le dossier Applications puis COGILOG puis COGILOG Gestion puis Import.

Ensuite, dans le menu Fichier vous pourrez choisir Enregistrer sous, choisir le format Texte (séparateur tabulation), enregistrer le fichier sur le bureau, ouvrir COGILOG Gestion, dans le menu Fichier choisir Importer, puis sélectionner le fichier.


Uniformisation sélective des produits

Le bouton Uniformiser dans la fenêtre des produits permet de modifier d’un coup des caractéristiques de produits. Cette fonction peut maintenant s’appliquer à une sélection de produits. Vous pouvez ainsi sélectionner manuellement des produits ou bien utiliser un filtre pour n’afficher que certains produits puis appliquer l’uniformisation sur les produits ainsi sélectionnés. 


Sous-total des prix d'achat et de la marge

Dans la fenêtre de saisie des pièces commerciales, si vous insérez une ligne de sous-total, cette ligne de sous-total indique désormais le sous-total des prix d'achat et le sous-total de la marge (si les prix d'achat ou la marge sont affichés dans le tableau).


Suppression d’une entreprise

Les utilisateurs ayant le niveau administrateur peuvent supprimer une entreprise et donc tous les dossiers de cette entreprise. Désormais lors d’une tentative de suppression d’une entreprise, un message indique explicitement tous les dossiers de cette entreprise et avertit l’utilisateur qu’ils seront supprimés s’il confirme cette action de suppression.


Transfert des données depuis Ciel Gestion pour Mac

Le transfert des données de Ciel Gestion pour Mac vers COGILOG Gestion a été amélioré. Pour cela, dans le menu Aide vous pouvez choisir Transfert depuis un autre logiciel.




VERSION 10.5.0a


Récapitulatif de TVA en bas des pièces commerciales

Lorsqu'une pièce commerciale comporte des produits non soumis à la TVA, le total hors taxe non soumis à la TVA est imprimé en bas de la pièce commerciale. Sur ces lignes, au lieu d'imprimer 0,00 le logiciel laisse désormais la case vide.


Import

Cette mise à jour corrige un problème qui pouvait bloquer l'import ou le transfert depuis le logiciel Cadratin sous l’ancien système Mac OS X 10.4. 




VERSION 10.5.0


Attestation pour les travaux de rénovation soumis à la TVA à 10 ou 5,5 % dans le BTP

Si votre entreprise travaille dans le BTP, vous pouvez utiliser COGILOG Gestion pour imprimer le formulaire 1301-SD en même temps que les factures afin que vos clients puissent bénéficier de la TVA à 10 ou 5,5 % en cas de travaux de rénovation ou pour économiser l’énergie.

Le nouveau formulaire 1301-SD avec les taux de TVA à 10 ou 5,5 % a été ajouté dans le logiciel.


Historique détaillé produits

Une nouvelle fonction “Historique détaillé produits” vous permet de retrouver rapidement toutes les pièces commerciales contenant un ou plusieurs produits précis.


Pour cela, dans le menu Analyse vous pouvez choisir Historique détaillé produits, puis sélectionner un produit (ou sélectionner plusieurs produits en cliquant successivement sur les différents produits avec la touche cmd enfoncée).

Ensuite dans la fenêtre suivante, vous pourrez saisir la période souhaitée (par exemple du 01/01/2013 au 31/12/2013) et choisir un type de pièces commerciales (factures, bons de livraison, commandes fournisseurs, etc…).

Le logiciel affichera alors toutes les pièces commerciales contenant ce(s) produit(s) (avec le nom du client ou fournisseur, les quantités, les prix, etc…).


Cette fonction est aussi accessible depuis le menu Données puis Produits. Pour cela, dans le menu Données vous pouvez choisir Produits. Ensuite dans le menu Fenêtre vous pouvez choisir Personnaliser la barre d'outils, puis glisser le bouton Historique dans la barre d'outils. Ensuite vous pourrez sélectionner un ou plusieurs produits, puis cliquer sur Historique (en haut de la fenêtre) pour voir rapidement quelles pièces commerciales mentionnent ce produit.


Transformation des commandes clients en commandes fournisseurs

Si vous avez l'habitude de transformer les bons de commande clients en bons de commande fournisseurs en utilisant le bouton Transformer, une nouvelle option “Mentionner uniquement les produits vendus par ce fournisseur” est disponible dans la fenêtre de transformation.


Cette fonction est utile si le bon de commande client comporte différents produits que vous devez commander auprès de différents fournisseurs.


Par exemple, si le bon de commande client comporte 10 produits vendus par 3 fournisseurs différents, vous pourrez transformer une première fois la commande client en commande fournisseur, cocher la case “Mentionner uniquement les produits vendus par ce fournisseur” et choisir le premier fournisseur. Sur ce premier bon de commande, le logiciel indiquera uniquement les produits vendus par ce fournisseur. Ensuite, vous pourrez répéter ces opérations pour créer un bon de commande pour le second fournisseur, puis le troisième fournisseur.


Pour utiliser cette fonction, il faut que les différents fournisseurs soient bien complétés dans les fiches produits (dans le menu Données puis Produits, en double-cliquant sur un produit, en cliquant sur Fournisseurs et en indiquant sur ce panneau les fournisseurs pour ce produit).


Déclaration d'achats de biens pour la douane

Si la facture fournisseur comporte une adresse de livraison, le logiciel complète désormais la colonne Département sur la déclaration pour la douane avec le département de l'adresse de livraison.

Sinon, si la facture fournisseur ne comporte pas d'adresse de livraison, le logiciel complète la colonne Département avec le département de l'entreprise (indiqué dans le menu Fichier puis Modifier l'entreprise).


Pénalités applicables en cas de retard de paiement

Par défaut, COGILOG Gestion propose d'appliquer des pénalités égales à 3 fois le taux de l'intérêt légal. Pour l'année 2014, le taux de l'intérêt légal a été fixé à 0,04 % (décret du 04/02/2014), inchangé par rapport à 2013, donc COGILOG Gestion calculera des pénalités égales à 0,12 %.

Si vous souhaitez appliquer un taux de pénalité différent, vous pouvez le modifier dans le menu Données puis Pénalités de retard.


Historique détaillé clients et fournisseurs

Dans le menu Analyse puis “Historique détaillé clients” ou “Historique détaillé fournisseurs”, vous pouvez désormais afficher les codes et noms des affaires si vous le souhaitez.

Pour cela, vous pouvez cliquer sur Affichage (en haut à droite de la fenêtre).


Saisie obligatoire des affaires

Si vous souhaitez rendre obligatoire la saisie d'un code affaire dans toutes les pièces commerciales clients et fournisseurs, vous pouvez ouvrir COGILOG Gestion sur le poste de l'administrateur (avec son nom et mot de passe), dans le menu Données choisir Options générales, cliquer sur Réglages généraux (en haut de la fenêtre), puis cocher Rendre la saisie d'un code affaire obligatoire.

Ensuite lors de la saisie des pièces commerciales clients ou fournisseurs (factures, bons de livraison, devis, bons de commande fournisseurs, etc…), tous les utilisateurs devront obligatoirement choisir un code affaire.


Totaux en bas des pièces commerciales

De nouveaux totaux peuvent être imprimés en bas des pièces commerciales (total des rubriques personnalisées multiplié ou pas par la quantité, nombre d'articles, total des quantités, etc…).

Vous pouvez modifier les totaux imprimés en bas des pièces commerciales dans le menu Données puis Format des pièces commerciales, en double-cliquant sur le format que vous utilisez, puis en cliquant sur Tableau (en haut de la fenêtre).


Autres améliorations

D'autres améliorations ont été apportées à l'impression des étiquettes, à l'affichage des notes dans le tableau des clients ou pièces commerciales, etc…




VERSION 10.4.9


Nouveaux taux de TVA à 20 et 10 %

Pour ajouter les nouveaux taux de TVA à 20 et 10 %, vous trouverez un guide pas à pas dans le menu Aide puis Nouveaux taux de TVA à 20 et 10 %.


Archivage des anciennes factures et autres pièces commerciales

Pour alléger le tableau des factures en cours, vous avez la possibilité d'archiver les anciennes factures. Par exemple, vous pouvez archiver toutes les factures soldées concernant l'année 2013. Pour cela, dans le menu Exploitation choisissez Archiver, cochez Factures clients soldées, saisissez le 31/12/2013, puis cliquez sur Archiver.

Ensuite vous pourrez facilement afficher soit les factures en cours, soit les factures archivées, soit les deux en cliquant sur le menu situé en haut à gauche du tableau des factures.


Analyse des ventes

Si vous souhaitez faire des statistiques pour connaître le chiffre d'affaires pour chaque client ou les produits les plus vendus au cours de l'année 2013, reportez-vous au menu Aide puis Analyse, sur la 2ème page.


Impression des processus de fabrication

Pour imprimer la liste des produits utilisés dans un processus de fabrication, dans le menu Données vous pouvez choisir Processus de fabrication, double-cliquer sur un processus, puis dans le menu Fichier choisir Imprimer.


De même, dans le menu Exploitation puis Lancer une fabrication, vous pouvez imprimer la liste des produits en allant dans le menu Fichier puis Imprimer.


Transfert en comptabilité et sections analytiques

Lors du transfert des écritures de ventes de COGILOG Gestion vers COGILOG Compta, le logiciel crée automatiquement dans COGILOG Compta les nouvelles sections analytiques indiquées dans COGILOG Gestion qui n'existent pas encore dans COGILOG Compta.


Dossier attaché

Dans les fiches clients et fournisseurs, vous avez la possibilité d'attacher un dossier qui se trouve dans le Finder (pour accéder rapidement aux fichiers concernant ce client ou fournisseur). Pour utiliser ces fonctions, vous pouvez consulter le guide Dossiers attachés dans le menu Aide.

Si vous utilisez COGILOG Gestion en accès distant via internet et si vous utilisez Dropbox, vous pouvez désormais stocker les dossiers attachés dans le dossier Dropbox. Cela vous permettra d'accéder aux dossiers attachés à partir de tous les postes (y compris ceux qui se trouvent à l'extérieur de l'entreprise via internet).


Limiter l’affichage des pièces commerciales à une période donnée

Dans les fenêtres présentant les listes des pièces commerciales, vous pouvez limiter l’affichage des pièces commerciales à une période donnée en saisissant les deux champs : période du … au … en haut du tableau. Ce réglage est désormais mémorisé dans les préférences de chaque Mac.

Utilisation en accès distant : limiter la période d’affichage des pièces commerciales peut être un réglage intéressant quand vous travaillez en accès distant à l’extérieur de l’entreprise. En effet la liste des pièces commerciales est rafraichie automatiquement quand vous ajoutez ou modifiez une pièce commerciale et si cette liste est importante, ces rafraichissements peuvent engendrer beaucoup de transferts de données via internet et donc du temps d’attente. Dans ce cas limiter la période d’affichage permet d’améliorer la réactivité quand les listes des pièces commerciales restent affichées à l’écran.


Pénalités applicables en cas de retard de paiement

Le taux de l'intérêt légal pour calculer les pénalités de retard à partir du 1er janvier 2014 n'est pas encore connu. Si vous souhaitez appliquer un taux de pénalité différent, vous pouvez le modifier dans le menu Données puis Pénalités de retard.


Autres améliorations

D'autres améliorations ont été apportées aux fonctions d'import (rafraîchissement des fenêtres juste après l'import), au transfert en comptabilité (lorsque le plan comptable comporte des comptes presque identiques, par exemple 706100 et 7061000, le logiciel prend en priorité celui indiqué dans COGILOG Gestion) et à l'impression des factures (si le tableau détaillant la TVA est dessiné sans bordure, tous les textes et montants sont cadrés à droite).


Affichage des pièces commerciales et états

Pour faciliter la lecture à l'écran, les pièces commerciales et états sont désormais agrandis à 140 %.




VERSION 10.4.8


Nouveau système OS X Mavericks

Apple va diffuser prochainement le nouveau système OS X Mavericks. Nous avons effectué les adaptations nécessaires et COGILOG Gestion est désormais compatible avec ce nouveau système.

COGILOG Gestion peut fonctionner avec OS X 10.9 Mavericks, 10.8 Mountain Lion, 10.7 Lion, 10.6 Snow Leopard et 10.5 Leopard. Actuellement le logiciel fonctionne encore avec OS X 10.4 Tiger, mais cet ancien système risque d’être abandonné lors des prochaines évolutions techniques.


Archivage des factures en PDF

Cette mise à jour améliore les performances lors de l'enregistrement d'un grand nombre de factures en PDF. Par exemple, si vous souhaitez enregistrer dans un seul fichier PDF la totalité des factures de l'année 2012 afin de les archiver, dans le tableau des factures vous pouvez cliquer une fois sur la première facture de janvier 2012 pour la sélectionner, maintenir la touche Majuscule enfoncée et cliquer en même temps sur la dernière facture de décembre 2012 afin de sélectionner toutes les factures 2012, cliquer sur Imprimer, cliquer sur PDF, puis choisir Enregistrer au format PDF.


Suppression de produits

Si vous avez à supprimer un grand nombre d’anciens produits, il est maintenant possible d’effectuer rapidement cette opération par simple import d’un fichier de type tableur. Vous trouverez plus d’informations dans le menu Aide, Produits, Suppression des anciens produits. Le modèle du fichier à importer, avec les explications associées, se trouve dans Applications / COGILOG / COGILOG Gestion / Import / ModèleRemplacerProduit.xls


Autres améliorations

D'autres améliorations ont été apportées à l'import et l'export de fichiers vCard, l'envoi des factures par fax, l'import de clients, produits et fournisseurs (nouveau mot-clé **Modifier sans ajouter), le récapitulatif fournisseur, etc…




VERSION 10.4.7


Impression automatique de plusieurs documents à partir d'une pièce commerciale

Une nouvelle fonction permet d'enchaîner l'impression automatique de plusieurs documents à partir d'une pièce commerciale.


Par exemple, à partir d'un devis, vous pourrez imprimer automatiquement un courrier de présentation puis le devis puis vos conditions générales de vente.


Pour cela, vous utiliserez une nouvelle fonction qui permet de demander à un format de lancer automatiquement l'impression du même document avec un autre format. Dans le menu Données vous pouvez choisir Format des pièces commerciales, double-cliquer sur un format, puis compléter le cadre “Après ce format, ajouter automatiquement…” afin d'enchaîner l'impression d'un autre document à partir de la même pièce commerciale.


Cette fonction est utilisable pour toutes les pièces commerciales (devis, factures, bons de livraison, commandes fournisseurs, etc…). Par exemple, après l'impression d'une facture, vous pouvez régler le logiciel pour qu'il imprime automatiquement un courrier joint à la facture, un bon de garantie, un bon de retour, etc…


En cas d'envoi des pièces commerciales par e-mail, le logiciel créera un seul fichier PDF contenant l'ensemble des documents. Par exemple, le fichier PDF pourra contenir automatiquement le devis suivi de vos conditions générales de vente.


Un exemple de conditions générales de vente vierge est disponible dans le menu Données puis Format des pièces commerciales, vous pouvez double-cliquer pour l'ouvrir, cliquer sur Mise en page, puis saisir le texte de vos conditions générales de vente. Vous pouvez aussi importer un fichier PDF (en cliquant sur l'icône avec le dossier bleu dans la barre d'outils en haut à droite de la fenêtre) si vous possédez déjà vos conditions générales de vente sous la forme d'un fichier PDF.


En utilisant cette fonction, vous pouvez créer facilement une chaîne d'impression.

Par exemple, vous pouvez paramétrer un format de courrier de présentation pour qu'il imprime ensuite le devis lequel imprimera ensuite les conditions générales de vente.

Si vos conditions générales de vente comprennent plusieurs pages, vous pourrez créer celles-ci dans les formats, par exemple, sous la forme CGV1, CGV2, etc puis demander à la page CGV1 de lancer l'impression de la page CGV2, etc. Les conditions générales de vente seront ainsi imprimés automatiquement sur autant de pages que nécessaire.


Déduire les quantités déjà traitées

Lors de la transformation des pièces commerciales, une nouvelle case vous permet de déduire les quantités déjà traitées.


Par exemple, vous pouvez créer un bon de commande pour 10 produits puis le transformer en un premier bon de livraison pour 4 produits. Ensuite, lorsque vous souhaitez créer un second bon de livraison, vous pouvez cliquer sur le bon de commande, cliquer sur Transformer, puis cocher Déduire les quantités déjà traitées. Dans ce cas, le logiciel vous proposera automatiquement de créer un bon de livraison pour les 6 produits restants.


Limiter aux quantités en stock

Lors de la transformation des pièces commerciales, une nouvelle case vous permet de limiter les quantités en fonction des quantités en stock.


Par exemple, si vous avez créé un bon de commande pour 10 produits et s'il n'y a actuellement que 7 produits en stock, vous pouvez cliquer sur le bon de commande, cliquer sur Transformer, puis cocher Limiter aux quantités en stock. Dans ce cas, le logiciel vous proposera automatiquement de créer un bon de livraison pour 7 produits (c'est à dire le maximum qui puisse être livré compte tenu du stock actuel).


Indication du prix de base et de la remise sur les pièces fournisseurs

Habituellement lorsqu'un nouveau produit est ajouté sur une pièce fournisseur, le logiciel indique directement votre prix d'achat fournisseur (tel qu'il est saisi dans le menu Données puis Produits, dans la fiche produit, sur le panneau Fournisseurs).


Si vous préférez que le logiciel indique sur la pièce fournisseur le détail avec votre prix de base et votre remise fournisseur (au lieu d'afficher directement votre prix d'achat), vous pouvez cocher une nouvelle option dans le menu Données puis Options générales, sur le panneau Calculs (ce réglage est accessible uniquement pour les utilisateurs de niveau administrateur).


Prélèvements bancaires SEPA : RUM différente pour chaque client

Si vous possédez l'option Remise en Banque, vous avez la possibilité d'encaisser les clients en effectuant des prélèvements sur leurs comptes bancaires.


Si vous effectuez des prélèvements à la norme SEPA, cette nouvelle version permet de gérer des RUM différentes pour chaque client prélevé. Pour cela, dans le menu Aide vous pouvez choisir Remises en banque, puis consulter le paragraphe Prélèvements clients à la norme SEPA (page 5).


Justification du compte clients

Jusqu'à présent, vous pouviez afficher la justification du comptes clients (dans le menu Analyse) soit pour tous les clients, soit pour un client précis.


Désormais, vous pouvez aussi afficher la justification du compte clients pour tous les clients d'une catégorie précise. Pour cela, dans le menu Analyse vous pouvez choisir Justification du compte clients, choisir la catégorie souhaitée (en bas à droite), puis cliquer sur Tous les clients.


Annuler la fabrication d'un produit

Dans le menu Exploitation puis Lancer une fabrication, vous avez la possibilité de saisir une quantité négative pour défaire des anciens produits fabriqués.


Par exemple, si vous aviez fabriqué un pack A constitué des produits B et C, puis au bout de quelques jours vous souhaitez défaire ces packs pour vendre à nouveau les produits B et C individuellement, alors dans le menu Exploitation vous pouvez choisir Lancer une fabrication, choisir le pack A, puis indiquer une quantité négative.


Préparation des étiquettes Colissimo

Après avoir préparé les bons de livraison dans COGILOG Gestion, vous avez la possibilité d’exporter les adresses de livraison vers le logiciel Colissimo Expeditor de La Poste qui fonctionne sur PC afin d’imprimer des étiquettes Colissimo. Cela vous évite de ressaisir manuellement les adresses de livraison dans ce logiciel. Pour cela, reportez-vous au menu Aide, guide Pièces commerciales, paragraphe Imprimer des étiquettes Colissimo. Cette mise à jour corrige un problème d'encodage afin que les accents soient correctement conservés entre COGILOG Gestion et Colissimo Expeditor.


Chiffre d'affaires journalier

Un problème qui empêchait la comparaison du chiffre d'affaires journalier entre plusieurs années (dans le menu Analyse puis Évolution du CA) a été corrigé.


Envoi des pièces commerciales par e-mail avec le logiciel Postbox

COGILOG Gestion peut envoyer les pièces commerciales par e-mail avec Mail, Outlook, Entourage, Sparrow et Postbox. Pour cela, dans le menu COGILOG Gestion, choisissez Préférences et sélectionnez le logiciel de messagerie souhaité.




VERSION 10.4.6


Pénalités applicables en cas de retard de paiement

Par défaut, COGILOG Gestion propose d'appliquer des pénalités égales à 3 fois le taux de l'intérêt légal. Pour l'année 2013, le taux de l'intérêt légal a été fixé à 0,04 % (décret du 27/02/2013) donc COGILOG Gestion calculera des pénalités égales à 0,12 %.

Si vous souhaitez appliquer un taux de pénalité différent, vous pouvez le modifier dans le menu Données puis Pénalités de retard.


Depuis le 1er janvier 2013, vous devez également appliquer une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrements fixée à 40 € (décret du 04/10/2012) et le mentionner sur les factures.

Pour le mentionner sur les factures, dans le menu Données vous pouvez choisir Format des pièces commerciales, double-cliquer sur le format que vous utilisez pas imprimer les factures, cliquer sur Mise en page (en haut à gauche), puis double-cliquer sur le texte imprimé en bas de la facture pour saisir par exemple “Tout retard de paiement donnera lieu de plein droit et sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire au paiement de pénalités de retard sur la base de 3 fois le taux de l'intérêt légal et au paiement d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 €.”.


Sur les courriers de relance, le logiciel calculera automatiquement les pénalités de retard en appliquant l'indemnité forfaitaire (40 €) + le taux de pénalité (0,12 % par exemple).


Analyse des ventes

Les fonctions Analyse des ventes et Analyse des achats dans le menu Exploitation permettent désormais d'effectuer des analyses sur n'importe quel type de pièces commerciales.


Par exemple, vous pouvez utiliser l'analyse des ventes pour connaître le chiffre d'affaires ht réalisé avec chaque client sur une période donnée.


Vous pouvez aussi l'utiliser pour connaître le montant total ht de tous les bons de livraison ou tous les devis envoyés sur une période donnée.


De même, vous pouvez l'utiliser pour connaître le montant total ht de tous les bons de commande fournisseurs saisis sur une période donnée.


Date du premier ou du dernier paiement reçu

Dans le tableau des factures, vous pouvez afficher la date du premier ou du dernier paiement reçu pour chaque facture en cliquant sur Affichage (en haut à droite) puis en cochant Date du premier paiement reçu ou Date du dernier paiement reçu.

Ces informations sont également utilisables pour la définition de filtres.


Envoi des pièces commerciales par e-mail

Vous pouvez personnaliser le message envoyé par e-mail avec les factures, devis, bons de commande, etc… en allant dans le menu Données puis Formats des pièces commerciales, en double-cliquant sur le format utilisé, puis en cliquant sur Réglages avancés.


Désormais, si vous souhaitez mentionner dans le titre de l'e-mail ou dans le contenu de l'e-mail le libellé du premier produit ou de la première ligne figurant sur la pièce commerciale, vous pouvez utiliser les mots-clés ##libellé du premier produit## ou ##libellé de la première ligne## pour préparer le titre ou le contenu de l'e-mail.


Courriers de relance

Sur les courriers de relance, vous avez la possibilité de mentionner les rubriques personnalisées créées dans les fiches clients. Pour modifier les courriers de relance, vous pouvez aller dans le menu Données puis Formats des courriers de relance.


Archivage des anciennes factures et autres pièces commerciales

Pour alléger le tableau des factures en cours, vous avez la possibilité d'archiver les anciennes factures. Par exemple, vous pouvez archiver toutes les factures soldées concernant l'année 2012. Pour cela, dans le menu Exploitation choisissez Archiver, cochez Factures clients soldées, saisissez le 31/12/2012, puis cliquez sur Archiver.

Ensuite vous pourrez facilement afficher soit les factures en cours, soit les factures archivées, soit les deux en cliquant sur le menu situé en haut à gauche du tableau des factures.




VERSION 10.4.5


Adresses de livraison

Pour chaque adresse de livraison, vous pouvez désormais saisir le nom de l'entreprise, le nom du contact, le nom du service, l'adresse, le pays et le téléphone.

Pour cela, dans le menu Données vous pouvez choisir Clients, double-cliquer sur un client, cliquer sur Livraisons (en haut de la fenêtre), puis compléter le tableau.

De même, lors de la saisie des pièces commerciales (factures, bons de livraison, etc…), vous pourrez saisir toutes ces informations.

Ensuite, lors de l'impression des pièces commerciales, vous pourrez imprimer ces différentes informations en utilisant les mots-clés ##nom livraison##, ##contact livraison##, ##service livraison##, ##adresse livraison##, ##téléphone livraison## (dans le menu Données puis Format des pièces commerciales).


Analyse des achats

Une nouvelle fonction Analyse des achats dans le menu Exploitation vous permet d'analyser les factures d'achats fournisseurs.

Par exemple, pour connaître le montant total acheté auprès de chaque fournisseur en 2012, vous pouvez choisir le menu Exploitation puis Analyse des achats, cliquer sur Analyse par produit, saisir la période du 01/01/2012 au 31/12/2012, cliquer sur Tout sélectionner (en bas à droite), cliquer sur OK, puis cliquer sur le titre de la colonne CA ht pour trier les fournisseurs par chiffre d'affaires.


De même, si vous souhaitez obtenir un récapitulatif de tous les produits achetés auprès d'un fournisseur en 2012, vous pouvez choisir le menu Exploitation puis Analyse des achats, cliquer sur Analyse par fournisseur, saisir la période du 01/01/2012 au 31/12/2012, cliquer sur le fournisseur souhaité, puis cliquer sur OK.


Transformation des pièces commerciales

Le logiciel mémorise désormais les réglages utilisés lors de la transformation des pièces commerciales. Par exemple, si vous avez l'habitude de transformer les bons de commande en bons de livraison puis en factures, alors quand vous cliquerez sur un bon de commande le logiciel vous proposera de créer un bon de livraison, tandis que lorsque vous cliquerez sur un bon de livraison le logiciel vous proposera de créer une facture.


Rubriques personnalisées

Si vous avez créé des rubriques personnalisées dans les fiches clients ou fournisseurs (afin de mémoriser des informations supplémentaires dans les fiches clients ou fournisseurs), vous pouvez désormais afficher ces informations dans le tableau des pièces commerciales.

Par exemple, dans le menu Pièces clients vous pouvez choisir Factures, cliquer sur Affichage (en haut à droite), puis cocher les rubriques que vous souhaitez afficher dans le tableau.


Impression de la TVA sur les pièces commerciales

Par défaut, les factures imprimées comportent un tableau pour récapituler la TVA pour chaque taux (en bas à gauche de la facture).

Si vous souhaitez présenter la TVA de manière différente, dans le menu Données vous pouvez choisir Format des pièces commerciales, double-cliquer sur le format, cliquer sur Réglages avancés (en haut de la fenêtre), décocher Imprimer le tableau avec le détail de la TVA (en bas à droite), puis cliquer sur Mise en page (en haut à gauche). Ensuite vous pourrez dessiner la TVA à l'endroit que vous souhaitez sur la facture en utilisant les mots clés ##base tva 1##, ##taux tva 1## et ##montant tva 1##. Si la facture comporte plusieurs taux de TVA, vous pouvez utiliser de la même manière ##base tva 2##, ##base tva 3##, etc…


Analyse des reliquats

Si vous utilisez fréquemment la fonction d'analyse des reliquats, vous pouvez ajouter un bouton Reliquats dans la fenêtre de saisie des pièces commerciales.

Par exemple, vous pouvez double-cliquer sur une facture pour l'ouvrir, dans le menu Fenêtre choisir Personnaliser la barre d'outils, puis glisser le bouton Reliquats en haut de la fenêtre.


Historique des mouvements de stock

Pour consulter l'historique des mouvements de stock, dans le menu Données vous pouvez choisir Options générales, cliquer sur Réglages généraux, puis cliquer sur Afficher l'historique. Désormais le logiciel affiche les totaux en bas de cette fenêtre.


Transfert des clients depuis Cadratin

Les fonctions permettant de transférer les clients depuis le logiciel Cadratin (logiciel de devis utilisé dans les imprimeries) vers COGILOG Gestion ont été améliorées. Désormais vous pouvez transférer, vers COGILOG Gestion, tous les contacts clients saisis dans Cadratin.




VERSION 10.4.4


Pièces commerciales comportant plusieurs pages

Habituellement lors de l'impression d'une pièce commerciale comportant plusieurs pages (devis, facture…), toutes les pages sont identiques. L'en-tête avec le logo de la société et le pied de page avec les mentions légales sont répétés sur toutes les pages.

Il est maintenant possible de n'imprimer l'en-tête que sur la première page et le pied de page que sur la dernière page.

Pour cela, dans le menu Données vous pouvez choisir Format des pièces commerciales, double-cliquer sur le format que vous utilisez, cliquer sur Réglages avancés (en haut à gauche), puis cocher N'imprimer l'en-tête que sur la première page et le pied de page que sur la dernière page (en bas à gauche). Ensuite vous pourrez imprimer une facture comportant plusieurs pages afin de voir le résultat.


Assistance en ligne

Après COGILOG Compta et COGILOG Paye, c'est au tour de COGILOG Gestion de bénéficier du nouveau système d'assistance en ligne.

COGILOG met à votre disposition une base de données de questions-réponses dans le menu Aide, Assistance en ligne. Cette base de données comporte une centaine de questions et s'enrichit régulièrement. Vous pouvez y effectuer des recherches soit en langage naturel soit par mots significatifs comme avec Google™.

L'assistance en ligne COGILOG est à votre disposition dans le menu Aide, Assistance en ligne. Elle complète la documentation du logiciel que vous trouverez dans le menu Aide, Documentation.


Exclure de la remise générale

Lors de la saisie des factures, vous pouvez saisir une remise générale qui s'applique à l'ensemble des produits figurant sur la facture.

Si vous souhaitez que cette remise générale ne s'applique pas sur certains produits (pour appliquer la remise générale sur tous les produits sauf les frais de port par exemple), vous pouvez exclure certains produits de la remise générale. Pour cela, dans le menu Données vous pouvez choisir Produits, ouvrir le produit souhaité, puis cocher Exclure de la remise générale (en haut à droite), ainsi la remise générale ne s'appliquera pas sur ce produit lors de la saisie des prochaines factures.


Nouvelle colonne pourcentage d'avancement : facture de situation dans le secteur du BTP

Nous avons ajouté une nouvelle colonne Avancement dans la fenêtre de saisie des pièces commerciales. Vous pouvez saisir un pourcentage d'avancement différent sur chaque ligne. Le montant de chaque ligne sera calculé de la manière suivante : prix unitaire x quantité x pourcentage d'avancement.

Par exemple, dans le cas d'une facture de situation, si le travail a été effectué à 40 %, vous pouvez saisir un avancement de 40 % dans le logiciel, ainsi le montant de la ligne sera égal à 40 % du montant total.

Pour utiliser cette fonction, reportez-vous au menu Aide, Pièces commerciales, paragraphe Saisie d'un pourcentage d'avancement (page 10).


Attestation pour les travaux de rénovation soumis à la TVA à 7 % dans le BTP

Si votre entreprise travaille dans le BTP, vous pouvez utiliser COGILOG Gestion pour imprimer le formulaire 1301-SD en même temps que les factures afin que vos clients puissent bénéficier de la TVA à 7 % en cas de travaux de rénovation.

Pour cela, vous pouvez cliquer sur une facture, cliquer sur Imprimer, appuyer sur la touche cmd et cliquer en même temps sur la ligne “Travaux rénovation BTP” afin de sélectionner 2 documents dans la fenêtre (le format habituel pour imprimer la facture + l'attestation), puis cliquer sur OK. Ainsi le logiciel imprimera la facture et l'attestation préremplie.

Ce réglage sera mémorisé. Lors de l'impression des prochaines factures, le logiciel vous proposera automatiquement d'imprimer ces 2 documents.


Nouvelle colonne coefficient lors de la saisie des pièces commerciales

Nous avons ajouté une nouvelle colonne Coefficient dans la fenêtre de saisie des pièces commerciales. Vous pouvez saisir un coefficient différent sur chaque ligne. Le montant de chaque ligne sera calculé de la manière suivante : prix unitaire x quantité x coefficient.

Lors de l'impression des factures, vous pourrez modifier le titre de la colonne coefficient pour l'appeler comme vous le souhaitez.

Pour utiliser cette fonction, reportez-vous au menu Aide, Pièces commerciales, paragraphe Saisie d'un coefficient (page 10).


Indisponible à l'achat

Si un produit n'est plus disponible chez vos fournisseurs, vous pouvez l'indiquer dans le menu Données puis Produits, en ouvrant la fiche du produit, puis en cochant Indisponible à l'achat (en haut à droite). Ainsi il n'apparaîtra plus dans la liste des produits lors de la préparation des pièces fournisseurs.


Liste des commerciaux

Dans le menu Données puis Commerciaux, vous pouvez cliquer sur le bouton Affichage (en haut à droite) afin d'afficher des colonnes supplémentaires dans le tableau des commerciaux si vous gérez beaucoup de commerciaux.


Codes postaux

Lorsque vous saisissez un code postal (dans une fiche client, devis, facture…), COGILOG Gestion vous propose automatiquement les localités correspondant à ce code postal. Le fichier des codes postaux a été mis à jour.




VERSION 10.4.3


Nouveau système OS X Mountain Lion

Apple va sortir le nouveau système OS X Mountain Lion avant la fin du mois. COGILOG Gestion est désormais compatible avec ce nouveau système.

COGILOG Gestion peut fonctionner avec OS X 10.8 Mountain Lion, 10.7 Lion, 10.6 Snow Leopard, 10.5 Leopard et 10.4 Tiger.


Impression d'étiquettes

COGILOG Gestion permet d'imprimer différents types d'étiquettes :


- Vous pouvez imprimer des étiquettes avec les adresses des clients ou fournisseurs. Par exemple, vous pouvez imprimer des étiquettes pour tous les clients, ou les clients ayant acheté un produit précis, ou les clients situés dans un département précis afin de leur adresser un mailing.


- Vous pouvez imprimer des étiquettes pour les produits. Par exemple, vous pouvez imprimer des étiquettes avec le code produit, le code barre, le prix, etc… puis coller ces étiquettes sur tous les produits en stock.


- Vous pouvez imprimer des étiquettes pour les pièces commerciales. Par exemple, vous pouvez sélectionner un bon de livraison, puis imprimer une étiquette avec l'adresse de livraison afin de la coller sur le colis à expédier.


Pour utiliser ces fonctions, reportez-vous au menu Aide puis Étiquettes.


Processus de fabrication

COGILOG Gestion gère désormais la notion de processus de fabrication. Si votre entreprise fabrique des produits (par exemple si vous achetez des produits de base A et B auprès d'un fournisseur, vous les transformez, puis vous vendez un produit fini C aux clients), alors vous pourrez utiliser ces nouvelles fonctions afin de gérer automatiquement les stocks lorsque vous fabriquez les produits.

Pour utiliser ces fonctions, reportez-vous au menu Aide, Gestion des stocks, paragraphe Fabrication de produits.


Imprimer directement un courrier de relance niveau 2, 3, 4

Si vous souhaitez sauter un niveau de courrier de relance pour adresser au client directement le courrier de relance de niveau supérieur (par exemple envoyer directement une relance de niveau 3 après une relance de niveau 1), dans le menu Exploitation, vous pouvez choisir Relances clients, cliquer une fois sur la ligne correspondant à ce client pour le sélectionner dans le tableau, cliquer sur Déjà relancé (en haut de la fenêtre), indiquer une date dans le passé (par exemple il y a un mois), cliquer sur OK, puis cliquer sur la relance suivante en haut de la fenêtre.


Relances clients par téléphone

Si vous souhaitez relancer les clients par téléphone, dans le menu Exploitation vous pouvez choisir Relances clients afin de voir les clients en retard de paiement.

Dans ce tableau, vous pouvez afficher le numéro de téléphone des clients en cliquant sur Affichage (en haut à droite) puis en cochant Téléphone.

Ensuite vous pourrez téléphoner à ces différents clients.

Après avoir relancé un client par téléphone, vous pourrez cliquer une fois sur la ligne correspondant à ce client pour le sélectionner, puis cliquer sur Déjà relancé (en haut de la fenêtre).

Ainsi le logiciel enregistrera le fait que ce client a été relancé (il n'apparaîtra plus dans le tableau des clients à relancer) et le logiciel enregistrera la date de relance (afin de déclencher le compte à rebours pour la prochaine relance). Vous pouvez également utiliser la fiche de suivi du client dans sa fiche.


Encaissement des factures clients

Lorsque vous cliquez sur le bouton Encaisser pour saisir un paiement client, le logiciel mémorise désormais le mode de paiement choisi afin de vous le proposer à nouveau les fois suivantes.

Par exemple, si vous saisissez une série de 30 paiements par chèque, vous pourrez indiquer pour le premier paiement qu'il s'agit d'un chèque, puis vous n'aurez plus à le faire pour les chèques suivants.


Liste des encaissements

Pour afficher les encaissements saisis, dans le menu Exploitation vous pouvez choisir Afficher les encaissements clients, puis choisir une période et un type d'encaissement en haut de la fenêtre. Désormais, le logiciel affiche le nombre d'encaissements en bas à gauche du tableau.


Transformation des pièces commerciales

Dans les fiches clients, vous avez la possibilité de cocher une case “Client bloqué” afin d'interdire la création de nouvelles pièces commerciales (bons de commande, factures, bons de livraison, etc…) pour ce client. C'est utile lorsque vous souhaitez bloquer un client ayant des factures impayées.

Désormais, le logiciel interdit l'utilisation du bouton “Transformer” pour les clients bloqués. Par exemple, si vous tentez de transformer une facture en bon de livraison, le logiciel vous indiquera que le client est bloqué.


Analyse des ventes et poids total

Après avoir effectué une analyse des ventes (dans le menu Exploitation puis Analyse des ventes) pour afficher par exemple tous les produits vendus au cours d'une période, vous avez la possibilité d'afficher le poids net ou poids brut dans ce tableau (en cliquant sur Affichage en haut à droite) afin de voir le poids total vendu.


Analyse des reliquats

L'analyse des reliquats permet de comparer les quantités entre 2 types de pièces commerciales. Par exemple, si vous transformez les bons de commande en bons de livraison, vous pourrez comparer les bons de commande avec les bons de livraison afin de détecter les clients qui n'ont pas été entièrement livrés.

Pour cela, dans le menu Données vous pouvez choisir Produits, cliquer sur un produit pour le sélectionner, cliquer sur Reliquats, puis comparer les bons de commande et les bons de livraison afin d'afficher la liste des clients actuellement en attente de livraison pour ce produit.

Cette fonction est notamment utile lorsque vous recevez une livraison d'un fournisseur et vous souhaitez connaître quels sont les clients en attente de livraison pour ces produits afin d'affecter les produits reçus aux différents clients en attente de livraison.

Pour utiliser cette fonction, reportez-vous au menu Aide, Pièces commerciales, paragraphe Reliquats par produits.


Notes fournisseurs

Dans les fiches produits, vous avez la possibilité d'indiquer sur le panneau Fournisseurs une note pour chaque fournisseur de ce produit (pour indiquer par exemple s'il y a un minimum de commande chez ce fournisseur, un délai de livraison, ou toute autre information utile).

Désormais, lors de la saisie des commandes fournisseurs, vous pouvez cliquer sur Affichage (en haut à droite), cliquer sur Tableau du bas, cocher Notes du fournisseur, puis cliquer sur OK afin d'afficher ces notes directement dans la fenêtre de saisie du bon de commande fournisseur.

De même dans le menu Exploitation, Créer les commandes fournisseurs, vous pouvez cliquer sur Affichage pour afficher les notes fournisseurs.


Adresse de livraison sur les pièces fournisseurs

Si vous souhaitez que l'adresse de livraison sur les pièces fournisseurs soit automatiquement préremplie avec l'adresse de votre entreprise, dans le menu Données vous pouvez choisir Options générales, cliquer sur Réglages généraux (en haut de la fenêtre), puis cocher Préremplir l'adresse de livraison avec l'adresse de l'entreprise.


Intitulé du 4ème stock

Le logiciel permet de suivre les quantités en stock, les quantités à livrer aux clients, les quantités à recevoir des fournisseurs, ainsi qu'un 4ème stock “Autre quantité” qui est à votre disposition.

Vous pouvez modifier l'intitulé de ce stock dans le menu Données puis Options générales, en cliquant sur Réglages généraux (en haut de la fenêtre), en complétant la ligne Nom du quatrième stock (en bas à gauche).

Ensuite vous pourrez compléter ce stock dans les fiches produits sur le panneau Stock.


Import de pièces commerciales

Le fichier Excel décrivant le format à respecter pour importer des pièces commerciales dans COGILOG Gestion a été complété. Cet exemple de fichier d'import se trouve dans le dossier Applications puis COGILOG puis COGILOG Gestion puis Import puis ModèleImportPièces.xls.


Import des tarifs dégressifs pour les produits

Lors de l'import d'un fichier contenant les tarifs des produits, si le fichier comporte un type de remise qui n'existe pas dans COGILOG Gestion, le logiciel vous propose soit d'arrêter l'import, soit de poursuivre en ignorant ces lignes.




VERSION 10.4.2


Pénalités applicables en cas de retard de paiement

Par défaut, COGILOG Gestion propose d'appliquer des pénalités égales à 3 fois le taux de l'intérêt légal. Pour l'année 2012, le taux de l'intérêt légal a été fixé à 0,71 % donc COGILOG Gestion proposera des pénalités égales à 2,13 %.

Si vous souhaitez appliquer un taux de pénalité différent, vous pouvez choisir “Pénalités de retard” dans le menu “Données” puis modifier le taux.


Codes postaux

Lorsque vous saisissez un code postal (dans une fiche client, devis, facture…), COGILOG Gestion vous propose automatiquement les localités qui correspondent à ce code postal. Le logiciel a été mis à jour avec les nouveaux codes postaux pour l'île de la Réunion.


Affichage du poids

Dans le tableau des factures, devis, bons de livraison, etc… vous avez désormais la possibilité d'afficher le poids total. Pour cela, dans le menu “Pièces clients” choisissez “Factures”, cliquez sur “Affichage” (en haut à droite), puis cochez “Poids net” ou “Poids brut”.


Ventes intracommunautaires avec COGILOG Compta

• Si vous vendez des marchandises à un client situé dans la zone intracommunautaire, vous pouvez créer un compte de classe 7 dans COGILOG Compta paramétré sur “Livraisons intracommunautaires”, puis indiquer ce compte dans la fiche du produit dans COGILOG Gestion. Ces ventes seront déclarées ligne 06 sur le formulaire de TVA CA3.


• Si vous vendez des prestations de services à un client situé dans la zone intracommunautaire, vous pouvez créer un compte de classe 7 dans COGILOG Compta paramétré sur “Autres opérations non imposables”, puis indiquer ce compte dans la fiche du produit dans COGILOG Gestion. Ces ventes seront déclarées ligne 05 sur le formulaire de TVA CA3.


Conservation du lettrage avec COGILOG Compta

• En cas de modification d'une facture dans COGILOG Gestion, ayant été précédemment transférée en comptabilité et lettrée dans COGILOG Compta, le logiciel met à jour l'écriture dans COGILOG Compta pour refléter la modification effectuée dans COGILOG Gestion. Désormais lors de cette opération, le logiciel conserve le lettrage précédemment effectué (sauf si le montant ou le compte ont été modifiés).


• En cas de suppression d'une facture, d'un paiement ou d'une remise en banque dans COGILOG Gestion, dont l'écriture a été transférée en comptabilité et lettrée dans COGILOG Compta, le logiciel supprime cette écriture. Désormais lors de cette opération, le logiciel transforme le lettrage sur l'écriture restante dans la comptabilité en prélettrage (au lieu de délettrer cette écriture).




VERSION 10.4.1


Nouveau taux de TVA à 7 %

Si vous êtes concerné par le nouveau taux de TVA à 7 %, vous trouverez un guide pas à pas dans le menu Aide puis Nouveau taux de TVA à 7 %.


Archivage des anciennes factures et autres pièces commerciales

Pour alléger le tableau des factures en cours, vous avez la possibilité d'archiver les anciennes factures. Par exemple, vous pouvez archiver toutes les factures soldées concernant l'année 2011. Pour cela, dans le menu Exploitation choisissez Archiver, cochez Factures clients soldées, saisissez le 31/12/2011, puis cliquez sur Archiver.

Ensuite vous pourrez facilement afficher soit les factures en cours, soit les factures archivées, soit les deux en cliquant sur le menu situé en haut à gauche du tableau des factures.


Analyse des ventes

Si vous souhaitez faire des statistiques pour connaître le chiffre d'affaires pour chaque client ou les produits les plus vendus au cours de l'année 2011, reportez-vous au menu Aide puis Analyse, sur la 2ème page.


Codes postaux

Lorsque vous saisissez un code postal (dans une fiche client, devis, facture…), COGILOG Gestion vous propose automatiquement les localités qui correspondent à ce code postal. Le fichier des codes postaux a été mis à jour.


Utilisation sur un petit écran

La fenêtre de saisie des pièces commerciales comporte un premier panneau pour choisir le client. Ce premier panneau comporte une zone commentaires (en bas à droite). Si vous affichez cette fenêtre sur un petit écran (800 pixels de hauteur), vous pourrez accéder à la zone commentaires en affichant la barre d'outils sous la forme de textes (sans icônes).


Nouvelles commandes AppleScript

Les fonctions d'import dans COGILOG Gestion peuvent être pilotées par AppleScript. Une nouvelle commande “existe” permet de tester l'existence d'un client, d'un produit, d'une catégorie de clients ou d'une famille de produits.