COGILOG Gestion

Ce document indique les principales nouveautés apportées par les mises à jours successives. Après avoir effectué la mise à jour, vous pourrez retrouver ce document dans le dossier Applications puis COGILOG puis COGILOG Gestion puis Quoi de neuf ?

VERSION 10.2.3

Filtrage des listes

En haut de la plupart des fenêtres, un champ ovale permet de filtrer les listes. Vous connaissez probablement cette fonction qui permet de trouver rapidement un client, un produit, une facture, etc… Cette nouvelle version vous permettra de créer directement vos propres filtres. Vous pourrez ainsi filtrer les listes en fonction de critères de votre choix comme par exemple filtrer les factures en fonction du nom du commercial ou du mode de paiement proposé, filtrer les produits en fonction du fournisseur, filtrer les clients en fonctions de la date de la dernière facture ou du solde restant dû, etc.

Vous pouvez également combiner plusieurs critères, bref avec cette nouvelle version vous pourrez créer facilement des filtres parfaitement adaptés à vos besoins et à votre façon de travailler.

Accélération du filtrage

Si vous travaillez souvent en accès distant (via internet) ou si vous manipulez de grands volumes d'informations avec un serveur un peu ancien, un nouveau mode de filtrage permet d'accélérer notablement celui-ci. En effet habituellement le filtrage se déclenche dès la première frappe, or celle-ci fait remonter un grand nombre d'informations d'où un ralentissement de l'affichage.

Vous pouvez désormais régler le déclenchement du filtrage à un nombre de caractères saisis et obtenir ainsi une plus grande réactivité même si vous travaillez sur de grands volumes d'informations. Pour cela, vous pouvez aller dans le menu “COGILOG Gestion” puis “Préférences” puis “Réglages avancés”.

Gestion des notes

Dans chaque fiche client, fournisseur et produit vous pouvez saisir des notes (qui ne sont pas limitées en longueur). Dans la liste des clients, fournisseurs et produits, le bouton “Notes” vous permet d'accéder rapidement aux notes. Ce bouton “Notes” est affiché en jaune lorsque le client sélectionné ne comporte pas de notes et en rouge lorsque le client sélectionné comporte des notes.

Pour repérer facilement les clients qui comportent des notes, vous pouvez afficher une colonne dans la liste des clients en cliquant sur le bouton “Affichage” puis en cochant “Notes (icône)”. Dans ce cas, le logiciel affichera une petite icône avec une note rouge en face des clients qui comportent des notes. De même dans la liste des fournisseurs et produits.

De même dans la fenêtre de saisie des factures, vous pouvez afficher cette colonne pour repérer les clients ou les produits qui comportent des notes. Il suffit de cliquer sur “Affichage” puis cocher “Notes (icône)”. Dans ce cas, le logiciel affichera une petite icône avec une note rouge en face des clients ou produits qui comportent des notes. Pour ouvrir les notes associées à un client ou à un produit, il suffit de double-cliquer sur ces petites icônes qui représentent des notes.

Liste des clients

Dans le menu “Données” puis “Clients”, vous pouvez afficher le solde correspondant à chaque client et la date de sa dernière facture en cliquant sur le bouton “Affichage” (en haut à droite de la fenêtre) puis en cochant les cases appropriées. Cela permet par exemple de trier les clients en fonction de la date de leur dernière facture.

Délais de paiement

Dans chaque fiche client, vous pouvez indiquer un délai de paiement. Ces options ont été enrichies. Le logiciel propose différents modes de calcul : paiement à réception, paiement à n jours, paiement en fin de mois, paiement à n jours en fin de mois, paiement le n du mois suivant, paiement à n jours le n du mois suivant.

Liste des clients affectés à un commercial

Pour afficher la liste des clients affectés à un commercial, vous pouvez choisir “Commerciaux” dans le menu “Données”, cliquer sur le commercial, puis sur le bouton “Clients”.

Modification rapide de l'ensemble des prix

Dans le menu “Données” puis “Produits”, le bouton “Modifier les prix” permet de modifier rapidement les prix de vente de tous les produits en appliquant une formule de calcul. Par exemple, pour augmenter tous les prix de 5 %, il suffit de saisir “prix*1,05” puis valider. Pour augmenter de 5 % les prix inférieurs à 1000 euros et de 3 % les autres, il suffit de saisir “si (prix < 1000 ; prix*1,05 ; prix*1,03)”.

Saisie de la marge dans la fiche produit

Dans la fiche de chaque produit, vous pouvez soit saisir la marge en pourcentage sur le prix d'achat, soit la marge en pourcentage sur le prix de vente. Il suffit de cliquer sur l'une de ces rubriques pour la rendre éditable. Par exemple, vous pouvez saisir 100 euros en prix d'achat, saisir 15 % en marge sur le prix d'achat, puis cliquer sur la calculatrice qui se trouve à droite du prix de vente afin que le logiciel calcule automatiquement votre prix de vente : 115 euros.

Adresse de livraison

Lorsque vous créez une nouvelle facture, vous pouvez saisir une adresse de facturation et une adresse de livraison. A droite de l'adresse de livraison, un bouton vous permet de choisir : aucune adresse de livraison, recopier l'adresse de facturation, ou l'une des 3 adresses de livraison enregistrées dans la fiche du client.

Transfert en comptabilité pour les produits soumis à plusieurs taux de TVA (BTP notamment)

Dans le secteur du BTP, par exemple, un même produit peut être facturé avec un taux de TVA égal à 19,6 % (travaux neufs) ou avec un taux de TVA égal à 5,5 % (rénovation). Dans ce cas, vous pouvez éviter de doubler l'ensemble de vos produits dans COGILOG Gestion en utilisant un numéro de compte paramétrable. Pour utiliser cette méthode, consultez le guide “Transfert en comptabilité” dans le menu “Aide”, paragraphe “Cas où un produit est soumis à plusieurs taux de TVA”.

Affichage des encaissements

La commande “Afficher les encaissements clients” du menu “Exploitation” permet de visualiser tous les encaissements précédemment enregistrés. Un nouveau menu situé en haut de cette fenêtre, vous permet d'afficher uniquement les encaissement d'un type précis (chèques, cartes bancaires, etc…).

Supprimer un encaissement

En cas d'erreur de saisie, il existe 2 méthodes pour supprimer un encaissement :

- Dans le menu “Exploitation”, vous pouvez choisir “Afficher les encaissements”, cliquer sur l'encaissement, puis sur “Supprimer”.

- Dans la liste des factures, vous pouvez cliquer sur la facture, cliquer sur “Paiements” (en haut de la fenêtre), cliquer sur l'encaissement puis sur “Supprimer”.

Encaisser plusieurs factures

La commande “Encaisser plusieurs factures clients” du menu “Exploitation” permet d'encaisser plusieurs factures. Dans cette fenêtre, vous pouvez cliquer sur le nouveau bouton “Tout remplir” pour éviter de saisir manuellement le montant de chaque facture payée.

Mise en page des pièces commerciales

La commande “Format des pièces commerciales” du menu “Données” permet de modifier la mise en page des factures, devis, bons de commande, etc… Plusieurs nouvelles options sont à votre disposition afin de :

- régler l'interligne du texte (pour imprimer l'adresse du client avec un interligne plus espacé par exemple)

- choisir l'alignement de chaque colonne (pour cadrer les prix unitaires à droite et les quantités à gauche par exemple)

- régler le nombre de décimales imprimées dans chaque colonne (pour saisir par exemple des prix unitaires avec 4 décimales dans COGILOG Gestion et les imprimer ensuite avec 2 décimales sur les factures)

- tronquer automatiquement les décimales (le logiciel supprimera les zéros non significatifs, au lieu d'imprimer 1,750 il imprimera 1,75 et au lieu d'imprimer 2,000 il imprimera 2)

- imprimer dans le tableau des produits, le nom de la famille correspondant à chaque produit

- imprimer en bas de la facture la remise générale, l'escompte ou l'acompte avec un signe négatif

- imprimer sur la facture le montant net à payer et le solde en deux parties (afin d'imprimer les unités à un endroit et les centimes à un autre endroit)

Nouveaux guides d'utilisation

Si vous souhaitez utiliser les nouveautés apportées par cette mise à jour, consultez les nouveaux guides d'utilisation dans le menu “Aide” qui, la plupart, ont été revus et enrichis.

VERSION 10.2.2

Accélération de l'affichage en accès distant

COGILOG Gestion est un logiciel multi-utilisateurs qui permet également de travailler à distance via une liaison internet. Grâce à l'option Accès Distant, vous pouvez ainsi accéder à vos devis, factures, etc… en étant à l'extérieur de votre entreprise.

Dans ce cas, si vous gérez une liste très importante de produits, vous pouvez demander au logiciel de limiter l’affichage aux 200 premiers produits par exemple afin d’accélérer l’affichage. Ainsi le logiciel n’aura pas besoin de télécharger la liste complète de tous les produits quand vous travaillerez en accès distant. De même, vous pouvez limiter l’affichage des clients et fournisseurs afin d’accélérer l’affichage. Pour cela, ouvrez COGILOG Gestion, choisissez Préférences dans le menu COGILOG Gestion, puis cochez les cases souhaitées.

Envoi par e-mail avec Mail ou Entourage

COGILOG Gestion permet l'envoi direct des pièces commerciales (devis, factures…) par e-mail avec Mail ou Entourage. Vous pouvez choisir le logiciel que vous souhaitez utiliser dans le menu “COGILOG Gestion” puis “Préférences”.

Si vous souhaitez envoyer une pièce commerciale à plusieurs destinataires, vous pouvez indiquer les adresses e-mails des différents destinataires dans le champ “E-mail” des factures, devis, fiches clients, etc… en séparant ces adresses par des virgules.

Envoi par fax

La fonction qui permet d'envoyer des pièces commerciales par fax a été améliorée pour Mac OS X 10.5 Leopard.

Imprimer le nom de la personne qui a créé le devis

Vous pouvez imprimer sur les pièces commerciales (devis, factures…) le nom de la personne qui a créé ou modifié la pièce commerciale. Par exemple, sur les devis vous pouvez imprimer le nom, le téléphone, le fax et l'e-mail de la personne qui a créé ce devis.

Pour cela, dans le menu “Données” choisissez “Formats des pièces commerciales”, puis utilisez le mot-clé ##utilisateur nom## par exemple.

Nouveaux codes APE

La nomenclature des codes APE (NAF) a été modifiée. Vous avez déjà reçu ou vous allez bientôt recevoir le nouveau code APE. Vous pouvez saisir ce nouveau code APE dans la fiche de l'entreprise (choisir “Modifier l'entreprise” dans le menu “Fichier”) ainsi que dans la fiche de l'établissement (choisir “Établissements” dans le menu “Données”).

Transfert de clients depuis Cadratin

Les fonctions permettant de transférer des clients depuis le logiciel Cadratin (logiciel de devis utilisé dans les imprimeries) vers COGILOG Gestion ont été améliorées. Dans la version précédente, les nouveaux clients créés à partir de Cadratin se voyaient attribués des paramètres de relance vides donc ces clients n'étaient jamais relancés. Une nouvelle option dans Cadratin permet désormais de demander à COGILOG Gestion de créer les nouveaux clients en utilisant les délais de relance de leurs catégories.

Commandes partiellement livrées, bons de livraisons partiellement facturés, etc…

Pour savoir si une commande a été entièrement livrée ou partiellement livrée, vous pouvez cliquer sur le bon de commande puis sur le bouton “Suivi” (en haut de la fenêtre). Dans cette nouvelle version, vous avez également la possibilité d’ajouter une colonne P dans le tableau des bons de commande qui vous permettra de détecter les commandes partiellement livrées. 

Pour plus d'information, allez dans le menu “Aide” puis “Pièces commerciales”, puis reportez-vous aux paragraphes “Transformer une pièce commerciale”, “Suivi des transformations” et “Repérer facilement les pièces transformées”.

Stock inférieur au stock d'alerte ou stock minimum

Dans le tableau des produits, le logiciel peut signaler par un point rouge les produits dont le stock est actuellement inférieur au stock d'alerte ou stock minimum. Pour cela, dans le menu “Données” choisissez “Produits”, cliquez sur le bouton “Affichage” (en haut à droite) puis cochez la case “Stock inférieur au stock d'alerte” ou “Stock inférieur au stock minimum”.

Affichage du nom du fournisseur

Dans le tableau des produits, le logiciel peut afficher le nom du fournisseur pour chaque produit. Pour cela, dans le menu “Données” choisissez “Produits”, cliquez sur le bouton “Affichage” (en haut à droite) puis cochez la case “Nom fournisseur”. Lorsqu'un produit est vendu par plusieurs fournisseurs, le logiciel affichera le nom du premier fournisseur tel qu'il est indiqué dans la fiche du produit.

Produits vendus par un seul fournisseur

Lorsqu'un produit est vendu par un seul fournisseur, vous pouvez ouvrir la fiche du produit puis indiquer directement votre prix d'achat sur le premier panneau et éventuellement le nom du fournisseur sur le panneau “Notes” dans l'un des champs personnalisables. Ce n'est pas nécessairement utile de compléter le panneau “Fournisseurs” qui permet de saisir une liste avec plusieurs fournisseurs.

Imprimer le montant net à payer en toutes lettres

Si vous imprimez le montant net à payer ou le solde en toutes lettres sur les pièces commerciales (devis, factures…), le logiciel prend désormais en compte la monnaie que vous avez définie dans le menu “Données” puis “Options générales”.

Import de fiches clients

Lorsque vous importez des fiches clients dans COGILOG Gestion, vous pouvez indiquer, pour chaque client, dans le fichier d'import le taux d'escompte et le nombre d'exemplaires à imprimer pour les factures et devis (voir le fichier “ModèleClient.xls” qui se trouve dans le dossier “Import” à côté de COGILOG Gestion)

Frais de véhicules

Le logiciel Frais de Véhicules a été mis à jour avec les nouveaux barèmes forfaitaires administratifs publiés début 2008 au titre de l'année 2007. Ce logiciel se trouve dans le dossier Applications puis COGILOG. Il permet de calculer les indemnités kilométriques pour les frais de véhicules (auto, moto, scooter, vélomoteur) et les frais de carburants.

VERSION 10.2.1

Mise en page des pièces commerciales

Des nouvelles colonnes sont disponibles pour la présentation de vos pièces commerciales : prix unitaire brut, remise unitaire et prix unitaire net (ht et ttc).

Imprimer mon numéro de client sur mes bons de commande fournisseurs

Si vous souhaitez imprimer votre numéro de client sur les bons de commande adressés à vos fournisseurs, vous pouvez saisir votre numéro de client dans la fiche de chaque fournisseur puis ajouter le mot clé ##mon numéro client## sur le format de mise en page des bons de commande.

Références produits chez le fournisseur

Dans la fenêtre de saisie d'une pièce fournisseur (bon de commande par exemple), vous pouvez afficher et modifier les références produits du fournisseur (article par article). Pour cela, cliquez sur le bouton “Affichage” en haut et à droite de la fenêtre de saisie, cliquez sur “Tableau du haut” et cochez “Référence du fournisseur”.

Ce champ est également disponible dans la fenêtre de mise en page des pièces commerciales. Par exemple, sur les bons de commande fournisseurs, vous pouvez ajouter une colonne avec les références produits de ce fournisseur.

Filtrage par code client ou code fournisseur

Dans les fenêtres qui présentent la liste des factures, devis, ou toute autre pièce commerciale, le champ ovale situé en haut de la fenêtre permet de filtrer la liste des factures par code client ou par nom du client (de même pour les fournisseurs).

Analyse des ventes

Toutes les rubriques personnalisables des fiches produits (poids brut, nombre de colis, etc…) peuvent être affichées dans les tableaux d'analyse des ventes.

Ancien système Mac OS 10.2

L'ancien système Mac OS 10.2 date de 2002. Avec la mise en service par Apple du nouveau système 10.5 (Léopard) en octobre 2007, il est devenu techniquement difficile de maintenir le fonctionnement de nos logiciels sur l'ancien système 10.2. Les nouvelles versions des logiciels COGILOG fonctionnent maintenant en mode natif sous les systèmes 10.5, 10.4 et 10.3.9 et ne fonctionnent plus sur l'ancien système 10.2. Si vous utilisez un système 10.2, il convient d'effectuer la mise à jour du système avant de mettre à jour les logiciels.

Corrections diverses

Plusieurs problèmes ont été corrigés : 

- Dans la fenêtres des pièces commerciales, la colonne Numéro est redimensionnable.

- Dans la fenêtre pour encaisser plusieurs factures clients, les clients peuvent être filtrés par nom.

- Un problème de calcul du nombre de pages lors de l'impression des factures a été corrigé.

- Un problème qui empêchait le transfert depuis COGILOG Gestion OS 9 a été corrigé.

- L'envoi par e-mail des pièces commerciales fonctionne même quand le nom de la pièce ou le numéro comporte des symboles particuliers comme / \ : . -

VERSION 10.2.0

Gestion des fournisseurs

COGILOG Gestion permet maintenant de gérer les fournisseurs, de créer des bons de commande, bons de réception, etc. pour les fournisseurs. Il permet également d'imprimer des lettres chèques et des traites pour payer les fournisseurs.

Lorsque vous enregistrez un bon de réception fournisseur, le stock des produits est automatiquement augmenté. En cas de livraison partielle, vous pourrez suivre les quantités restant à livrer.

Vous avez également la possibilité de saisir dans COGILOG Gestion vos factures fournisseurs et vos paiements fournisseurs afin de les transférer en comptabilité.

Si vous souhaitez utiliser ces fonctions, plusieurs guides sont à votre disposition dans le menu Aide : Fournisseurs, Produits, Pièces commerciales, Paiement des fournisseurs, Transfert en comptabilité.

Si vous n'avez pas besoin de ces fonctions, vous pouvez désactiver la gestion des fournisseurs en allant dans le menu Données, Options générales et en cliquant sur Fournisseurs.

Des rubriques personnalisables dans les fiches produits

Des rubriques personnalisables ont été ajoutées dans les fiches produits. Elles sont à votre disposition pour stocker des informations complémentaires sur les produits. C'est ainsi, que selon votre activité, vous pouvez utiliser ces rubriques pour mémoriser le poids brut, le poids net, le volume, le nombre de colis, le nom du fabricant, le code barre du produit, etc… Ces informations peuvent ensuite apparaître sur les pièces commerciales. Pour utiliser cette fonction, consultez le menu Aide, guide “Produits”, paragraphe “Rubriques personnalisables”.

Remises clients et grilles tarifaires

Pour chaque produit, vous pouvez indiquer plusieurs prix de vente. Pour ce faire, vous pouvez maintenant :

- soit définir des remises en pourcentage,

- soit définir une grille tarifaire avec différents prix de vente saisis directement en euros (ou dans la monnaie que vous utilisez).

Pour utiliser cette fonction, consultez le menu Aide, guide “Produits”, paragraphe “Remises clients et grilles tarifaires”.

Mettre en forme des lignes de factures et autres pièces commerciales

Vous avez la possibilité de modifier la taille, le style et la couleur des textes correspondant aux lignes de produits qui figurent sur les pièces commerciales (devis, facture, bon de commande…).

Par exemple, vous pouvez mettre certaines lignes en italique et en couleur. Vous pouvez également créer des paragraphes avec des titres en gras.

Pour cela, cliquez sur la ligne du produit puis sur le bouton Mise en forme (situé en haut à droite de la fenêtre de saisie des pièces commerciales).

Contacts

Les fiches clients et fournisseurs vous permettent de mémoriser plusieurs contacts. Lorsque vous créez une pièce commerciale (devis, facture, bon de commande…), vous avez la possibilité de choisir un contact pour cette pièce commerciale. Ensuite, le nom de ce contact pourra être imprimé sur la facture. Lors de la création d'une facture ou autre pièce commerciale, choisir le client puis choisir le contact (juste en dessous de l'adresse de l'entreprise).

Envoi des pièces commerciales par e-mail

Désormais quand vous envoyez une pièce commerciale par e-mail, le fichier PDF joint à l'e-mail prend le nom du numéro de la pièce (par exemple “Facture 070025.pdf”).

Transformation partielle

Lorsque vous transformez une pièce commerciale en une autre, une nouvelle option “Modifier les quantités” vous permet de faire une transformation partielle. Par exemple, si un bon de commande mentionne 5 produits et si vous souhaitez créer un bon de livraison pour seulement 3 produits, il suffit de cocher cette case “Modifier les quantités”.

De plus COGILOG Gestion mémorisera la liaison entre les 2 pièces (ici le bon de commande et le bon de livraison) ce qui permettra d'assurer le suivi de l'opération comme indiqué ci-dessous.

Suivre les opérations

Si vous utilisez la fonction “Transformer”, COGILOG Gestion vous permettra de suivre une opération. Exemple : vous avez établi un bon de commande pour 7 produits et ce bon de commande a été transformé en bon de livraison pour 4 produits puis en bon de livraison pour 1 produit. Le bouton Suivi vous permettra d'afficher l'historique des livraisons déjà effectuées (dates des livraisons, quantités, références) et le nombre de produits restant à livrer (ici 2).

Personnaliser les noms des pièces commerciales

Par défaut, COGILOG Gestion propose un certain nombre de pièces commerciales : factures, devis, bons de commande, confirmations de commande, etc.

Vous avez maintenant la possibilité de modifier ces noms. Par exemple, vous pouvez, si vous le souhaitez, renommer des “Confirmations de commande” en “Avis d'expédition”. Pour utiliser cette fonction, consultez le menu Aide, guide “Pièces commerciales”, paragraphe “Personnaliser les types de pièces commerciales”.

Repérer facilement les fenêtres des pièces commerciales sur votre écran

Par défaut, les fenêtres affichant les factures, devis, bons de commande, etc… sont présentées avec des lignes alternées bleu et blanc. Si vous le souhaitez vous pouvez modifier ces couleurs pour présenter, par exemple, les factures en rouge, les devis en bleu et les bons de commande en vert afin de repérer plus facilement ces fenêtres sur votre écran. Pour utiliser cette fonction, consultez le menu Aide, guide “Pièces commerciales”, paragraphe “Personnaliser les types de pièces commerciales”.

Imprimer simultanément une pièce sous plusieurs formats

Lors de l'impression d'une facture, COGILOG Gestion vous demande de choisir un format de mise en page. Si vous souhaitez imprimer d’un seul coup plusieurs présentations d'un même document, vous pouvez sélectionner plusieurs formats dans cette fenêtre (avec la touche Commande ou Majuscule). Cette fonction permet par exemple d’imprimer d’un seul coup une facture et un courrier avec une traite, ou bien une facture et un bon de livraison.

Afficher le stock pendant la création d'une pièce commerciale

Lorsque vous créez une pièce commerciale (devis, facture…) vous pouvez afficher le stock disponible pour chaque produit afin de savoir si les produits sont disponibles ou pas. Pour cela, cliquez sur le bouton Affichage (en haut à droite de la fenêtre de saisie).

Calculer les commissions sur le chiffre d'affaires ou sur la marge

COGILOG Gestion peut maintenant calculer les commissions à partir :

- du chiffre d’affaires facturé,

- du chiffre d’affaires encaissé,

- de la marge facturée,

- de la marge encaissée.

Pour indiquer le mode de calcul souhaité, vous pouvez choisir Options générales dans le menu Données, puis cliquer sur Calculs.

Afficher la marge commerciale ligne à ligne, facture par facture, client par client, etc

Cette nouvelle version de COGILOG Gestion enregistre la marge commerciale ligne à ligne : en effet vous pouvez saisir dans chaque facture le prix d’achat et le prix de vente ligne à ligne. Vous pourrez alors afficher la marge ligne à ligne, facture par facture ou plus globalement mois par mois, pour un client, un groupe de clients, de produits ou l'ensemble de tous vos clients et produits. Pour utiliser ces fonctions, consultez le menu Aide, guide “Pièces commerciales”, paragraphe “Prix de vente, prix d'achat et calcul de la marge”.

Une comptabilité analytique plus souple

Jusqu'à présent vous pouviez enregistrer une section analytique dans chaque fiche produit. Désormais vous avez également la possibilité de modifier les sections analytiques au coup par coup sur chaque ligne au moment de la saisie des factures. Pour cela, ouvrez une facture, cliquez sur le bouton Affichage (en haut à droite) puis cochez la case Section analytique.

Codes postaux et villes

Quand vous saisissez un code postal situé en France (dans une fiche client, fournisseur, devis, facture…), COGILOG Gestion vous propose automatiquement les localités qui correspondent à ce code postal. Ainsi vous n’avez pas besoin de saisir manuellement le nom de la localité. Pour utiliser cette fonction, il ne faut pas saisir le nom de la ville, il faut saisir un code postal à 5 chiffres, puis presser la touche Tabulation.

Plus de possibilités pour la mise en page des pièces commerciales

Dans le menu Données, Formats des pièces commerciales, de nouvelles options sont disponibles pour la mise en page des pièces commerciales. Vous pouvez modifier les noms des totaux imprimés en bas de la facture (par exemple pour imprimer une facture en anglais, vous pourrez imprimer “Amount Due” au lieu de “Net à payer”). Vous pouvez également imprimer sur les factures le deuxième numéro de téléphone du client ou fournisseur en utilisant le mot clé ##téléphone 2##.

Importer vos données depuis Ciel Gestion™ ou Météor Gestion™

Vous êtes nombreux à migrer depuis un autre logiciel de gestion commerciale comme Ciel ou Météor. Aussi, afin de rendre ce transfert plus facile, nous avons développé des formats d'export et d'import spécifiques et rédigé un pas à pas détaillé qui vous aidera à transférer, dans COGILOG Gestion, vos données depuis les logiciels Ciel Mac et Météor.

Vous trouverez ce nouveau document dans le menu Aide.

Nouveaux guides d'utilisation

Si vous souhaitez utiliser les nouveautés apportées par cette mise à jour, consultez les nouveaux guides d'utilisation dans le menu Aide :

- Produits

- Clients

- Fournisseurs

- Commerciaux

- Pièces commerciales

- Mise en page

- Encaissement des clients

- Paiement des fournisseurs

- Remises en banque

- Relances

- Transfert en comptabilité

- Analyse

- Importer des clients, fournisseurs ou produits

- Transfert depuis un autre logiciel

VERSION 10.1.7

Compatible Mac OS X 10.5 Leopard

Cette nouvelle version est conçue pour Mac OS X 10.5 (Leopard), Mac OS X 10.4 (Tiger) et Mac OS X 10.3.9 (Panther).

Évolution de la gamme COGILOG

Afin d'intégrer le nouveau logiciel COGILOG Temps OS X (suivi des temps) et préparer l'arrivée prochaine de Mac OS X 10.5 Leopard, la version de la base de données change de niveau. Vous effectuerez donc les mises à jour de tous les logiciels COGILOG sur tous les ordinateurs.

Taux d'escompte

Vous pouvez mémoriser dans la fiche des clients un taux d'escompte qui sera appliqué par défaut à toutes les factures de ce client.

Impression des factures en plusieurs exemplaires

Vous pouvez mémoriser dans la fiche des clients le nombre d'exemplaires qui sera proposé par défaut pour imprimer ses pièces commerciales (devis, factures, bons de livraison…). Dans la fiche du client, il faut cliquer sur le bouton “Compléments” puis compléter “Imprimer par défaut … exemplaire(s)”.

Mise à jour des logiciels

Ce logiciel contient une nouvelle fonction que vous pourrez utiliser lors des prochaines mises à jour. Dans le menu gouvernail (situé à droite du menu Aide de tous les logiciels COGILOG), vous pourrez choisir “Télécharger mise à jour” pour télécharger et installer facilement les prochaines mises à jour des logiciels COGILOG.

Sortir et replacer un dossier

Si vous travaillez en multi-utilisateurs et si vous utilisez la fonction pour sortir et replacer des dossiers, la fenêtre qui permet de choisir le dossier à sortir ou replacer a été enrichie. Désormais vous pouvez filtrer les entreprises par nom ou par référence. De plus, si vous avez attribué des références aux entreprises, ces références seront affichées dans cette fenêtre.

VERSION 10.1.6

Mise en page des récapitulatifs clients

Les récapitulatifs clients sont utilisés pour éditer notamment des relevés de factures avec ou sans traite. Cette nouvelle version permet de personnaliser la mise en page des récapitulatifs clients à l'image de ce que vous pouvez déjà faire pour les factures, devis, etc… Vous pouvez ainsi ajouter votre logo, insérer un texte personnalisé, faire figurer un numéro de téléphone ou une autre information issue de la fiche client. Vous disposez de deux modèles : l'un avec et l'autre sans traite.

Impression rapide des récapitulatifs clients

Cette nouvelle version permet d'imprimer d'un seul coup les récapitulatifs d'autant de clients que vous souhaitez. Pour cela, allez dans le menu “Exploitation” puis “Récapitulatif client”, sélectionnez les clients souhaités (en utilisant les touches Pomme et Majuscule pour faire des sélections multiples) puis cliquez sur “Imprimer”.

Filtrage des produits disponibles ou indisponibles

La fenêtre des produits (dans le menu “Données” puis “Produits”) propose un nouveau menu qui permet de filtrer les produits disponibles ou indisponibles.

Déclaration d'échanges de biens pour la douane (livraisons intracommunautaires)

Le numéro de TVA intracommunautaire a été mis à la norme.

Fichiers de remise en banque (traites, prélèvements)

Habituellement les numéros de comptes bancaires sont composés de 11 chiffres ou lettres. Si vous avez oublié de saisir les zéros au début d'un numéro de compte, le logiciel fera la rectification, lors de la création du fichier de remise en banque (traites, prélèvements) et évitera ainsi tout rejet par la banque.

VERSION 10.1.5

Ventes en CE : Déclaration d'Échanges de Biens

En cas de vente vers un état membre de la Communauté Européenne, toute entreprise assujettie à la TVA en France doit établir une DEB (Déclaration d'Échanges de Biens), ceci dès le premier euro et sous peine d'une amende de 750 €.

Cette version de COGILOG Gestion produit automatiquement la DEB correspondant au formulaire Cerfa 10839 que vous pourrez envoyer directement à l'Administration des Douanes. La facture d'une vente vers un pays de la CE sera faite en mode intra-communautaire, elle fera apparaître le numéro intra-communautaire de votre client. Les produits vendus seront identifiés par leurs codes dans la nomenclature DEB.

Pour produire la DEB, il suffit de choisir le menu Analyse, Déclaration d'échanges de biens (Cf. guide Analyse dans le menu Aide).

Liaison entre COGILOG Gestion et COGILOG Compta

COGILOG Gestion et COGILOG Compta partagent une même base de données : quand COGILOG Gestion transmet une écriture à COGILOG Compta, il conserve un lien entre la facture ou l'encaissement et l'écriture comptable correspondante. Ainsi, en cas de modification de la facture ou de l'encaissement, COGILOG Gestion vous proposera de modifier en conséquence l'écriture comptable pour que les données de la comptabilité et de la gestion commerciale restent toujours en cohérence.

De plus si l'écriture comptable a été lettrée, sa suppression ou une modification d'un montant entraînera automatiquement son délettrage ainsi que le délettrage des lignes associées.

Remplacement d'un produit

Lors d'une révision de la liste des produits, il arrive que l'on souhaite supprimer certains produits devenus obsolètes. Cette suppression n'est pas possible tant qu'une pièce commerciale, même ancienne, référence ce produit. La fonction Remplacer permet de remplacer le code produit par un autre sur toutes les pièces commerciales. Après cette opération, l'ancien produit peut alors être supprimé. Vous pouvez ainsi amalgamer sur un code produit unique tous les produits devenus obsolètes avant de les supprimer de la base de données.

Cette fonction permet également de rassembler sur un même code produit des produits initialement distincts. Pour actionner cette fonction, cliquez sur le bouton Remplacer dans la fenêtre des produits.

Envoi direct d'e-mail à partir de la fenêtre des clients

Pour envoyer directement un e-mail à un client avec le logiciel Mail d'Apple, vous pouvez ouvrir la fenêtre des clients puis faire un clic droit (ou control clic) sur le client et choisir Envoyer un e-mail. Si vous utilisez fréquemment cette fonction, vous pouvez également ajouter un bouton E-mail dans la barre de boutons située en haut de la fenêtre (dans le menu Fenêtre choisissez Personnaliser la barre de boutons, ou bien cliquez sur le bouton ovale blanc en haut à droite de la fenêtre).

Plus rapide

Le transfert des écritures en comptabilité et l'établissement du justificatif du compte clients ont été notablement accélérés.

Export vers les comptabilités SAGE™ et CEGID™ Sisco

• Comptabilité SAGE™

Lors de l'export des écritures comptables vers le logiciel de comptabilité SAGE, vous pouvez choisir dans quel champ vous souhaitez transmettre le numéro de la pièce.

• Comptabilité CEGID™ Sisco

COGILOG Gestion permet l'export des écritures de vente et d'encaissement au format CEGID pour import dans ce logiciel de comptabilité.

Sauvegarde

COGILOG Gestion fonctionne avec un système de sauvegarde automatique. Par défaut, COGILOG Sauvegarde enregistre les fichiers de sauvegarde dans le dossier “Sauvegardes COGILOG”. Vous pouvez paramétrer COGILOG Sauvegarde afin qu’il recopie automatiquement les fichiers de sauvegarde précédents sur un autre support. Cette fonction permet par exemple de copier automatiquement les sauvegardes sur un disque dur externe ou sur un autre disque sur le réseau. (Cf. Guide Sauvegarde qui se trouve dans le dossier Applications puis COGILOG puis Compléments).

Nota : en mode multi-utilisateurs, il convient d'effectuer la mise à jour sur le serveur pour pouvoir bénéficier de cette nouvelle fonctionnalité.

Changement d'ordinateur

Si vous souhaitez changer d’ordinateur, un nouveau guide est à votre disposition dans le menu Aide. Ce guide explique comment copier les logiciels COGILOG ainsi que vos données d’un ancien ordinateur vers un nouvel ordinateur.

VERSION 10.1.4

Transformation des pièces commerciales

Lorsque vous transformez un devis en facture (ou plus généralement une pièce en une autre), le logiciel peut insérer automatiquement au début de la facture créée une ligne de texte pour indiquer le numéro du devis original.

Si vous souhaitez personnaliser le texte qui est inséré automatiquement au début de la nouvelle pièce créée, vous pouvez choisir “Options générales” dans le menu “Données” puis cliquer sur “Transformation”.

VERSION 10.1.3

Évolution de la gamme COGILOG

Afin de préparer l'arrivée prochaine du logiciel COGILOG Liasses OS X, la version de la base de données change de niveau. Vous effectuerez donc les mises à jour de tous les logiciels COGILOG sur tous les ordinateurs.

Autres améliorations

L'inscription des montants en toutes lettres ainsi que le transfert des écritures en comptabilité (cas particulier de factures de montant total nul) ont été améliorés.

VERSION 10.1.2

Connexion au serveur en version multipostes

Dans certaines configurations particulières (Macintosh PowerPC sous Mac OS X 10.4), la précédente version pouvait présenter des difficultés de connexion au serveur lors du lancement du logiciel. Cette nouvelle version règle ce problème.

Copier / coller dans les pièces commerciales

Vous pouvez copier du texte à partir de n'importe quel logiciel (Pages, Word, OpenOffice, etc…) et le coller directement dans les pièces commerciales. Ce texte sera alors collé en tant que commentaire et respectera les sauts de lignes. Pour cela, cliquez une fois sur la ligne en dessous de laquelle vous souhaitez insérer le texte, puis collez.

VERSION 10.1.1

Version Universal Binary

Cette nouvelle version est optimisée pour les nouveaux Macintosh dotés de processeurs Intel. C'est un logiciel Universal Binary qui fonctionne en mode natif donc de façon optimale sur tous les Macintosh (PowerPC ou Intel).

Uniformisation des produits

Cette nouvelle fonction permet d'effectuer rapidement un paramétrage sur l'ensemble de tous les produits (comptes comptables, taux de TVA et unité). Pour cela, actionnez le bouton Uniformiser situé en haut de la fenêtre des produits.

VERSION 10.0.9

Mise à jour technique

Diverses améliorations ont été apportées, notamment pour sortir et replacer des dossiers, saisir des produits, dupliquer des pièces ou exporter en comptabilité.

VERSION 10.0.8

Fenêtre affichée à l'ouverture du logiciel

Dans les préférences, vous pouvez régler le logiciel pour qu'il affiche soit la liste des clients, soit la liste des pièces commerciales souhaitées (factures, devis, bons de livraison…) à l'ouverture du logiciel.

Recherche rapide d'une entreprise

Dans toutes les fenêtres permettant le choix d'une entreprise ou d'un dossier d'entreprise (ouverture d'un dossier, création d'un dossier, suppression d'un dossier et suppression d'une entreprise), un champ ovale de filtrage vous permettra de sélectionner plus facilement l'entreprise souhaitée.

Nouvelle rubrique “Référence”

Une nouvelle rubrique “Référence” a été créée dans chaque entreprise. Cette rubrique est à votre disposition pour indiquer une référence de dossier, un code d'archive ou une abréviation dans le cas où vous gérez plusieurs entreprises. Vous pouvez saisir cette référence dans le menu Fichier puis Modifier l'entreprise. Ensuite lors de l'ouverture d'un dossier, cette référence apparaîtra dans la liste et vous permettra de sélectionner plus facilement le dossier souhaité. Comme dans tous les tableaux, vous pourrez trier les entreprises soit par nom soit par référence, déplacer ces colonnes et les redimensionner.

Export en comptabilité au format EBP™

Les écritures comptables de ventes et d'encaissements peuvent être exportées au format EBP™ pour PC qui s'ajoute aux formats déjà pris en compte (COGILOG Compta™, Météor™, Sage™ (Mac et PC), Ciel™ (Mac et PC) et Quadratus™).

VERSION 10.0.7

Fenêtre affichée à l'ouverture du logiciel

Dans les préférences, vous pouvez choisir quelle fenêtre est affichée à l'ouverture du logiciel (factures, devis, bons de livraison…).

Montant net à payer en toutes lettres

Sur les pièces commerciales (factures, devis, bons de livraison…) vous pouvez imprimer le montant net à payer en toutes lettres (par exemple “cent vingt trois euros cinquante six centimes”) en utilisant le mot clé ##net à payer en lettres## dans le format de la pièce commerciale.

Numéro de tva intracommunautaire

Sur les pièces commerciales (factures, devis, bons de livraison…) vous pouvez imprimer le numéro de tva intracommunautaire des clients situés à l'étranger en utilisant soit le mot clé ##numéro tva## pour imprimer “TVA client BE46378670228” par exemple, soit le mot clé ##numéro tva seul## pour imprimer “BE46378670228” par exemple.

Préparation de mailings

Après avoir effectué une analyse par produit, lorsque le logiciel affiche les clients ayant acheté ce produit, un bouton “Exporter les clients” permet d'exporter les adresses de ces clients sous la forme d'un tableau afin de préparer un mailing (dans Pages, Word, OpenOffice…) vers tous ces clients.

Transfert de clients ou devis depuis Cadratin

Les fonctions permettant de transférer des clients ou devis depuis le logiciel Cadratin, utilisé dans les imprimeries, ont été améliorées.

VERSION 10.0.6

Date imprimée sur les factures

Sur les pièces commerciales (factures, devis, bons de livraison…), le logiciel peut soit imprimer la date au format “15/01/2006” soit au format “15 janvier 2006”. Pour imprimer la date en chiffres, vous pouvez utiliser le mot clé ##date## et pour imprimer la date en toutes lettres vous pouvez utiliser le mot clé ##date en lettres## dans le format de mise en page.

Consultation des encaissements

La fenêtre qui permet de consulter les encaissements peut afficher sur option le code de chaque client en face de chaque encaissement. Pour cela, dans le menu Exploitation, choisissez Afficher les encaissements, puis cliquez sur Affichage.

Import des clients et produits

Pour rectifier rapidement un grand nombre de fiches clients ou produits, vous pouvez les exporter à partir de COGILOG Gestion, ouvrir le fichier d'export dans un tableur, effectuer les corrections dans les colonnes souhaitées, indiquer *NOCHANGE dans les autres colonnes, puis réimporter ce fichier dans COGILOG Gestion. Cette fonction permet par exemple de corriger rapidement les prix de tous les produits (pour augmenter tous les prix de 3 % par exemple en tapant une formule dans un tableur).

Numérotation des factures

Si vous utilisez une numérotation continue pour les factures et si vous changez une facture d'année en modifiant sa date (en remplaçant 05/01/2006 par 31/12/2005 par exemple), le logiciel conserve le numéro attribué à la facture originale dans la mesure du possible.

Transfert des encaissements en comptabilité

Un problème qui pouvait survenir lors du transfert en comptabilité des encaissements avec des différences de règlements a été corrigé.

VERSION 10.0.5

Retrouver rapidement une facture ou un devis etc…

Vous pourrez facilement retrouver une facture, un devis ou toute autre pièce commerciale non seulement en fonction du nom du client, mais aussi en fonction du contenu de la pièce (libellé d'article ou commentaire dans le corps de la facture ou du devis) ou d'une référence que vous pourrez associer librement à chaque facture ou devis. En effet le champ ovale de recherche, situé sur la fenêtre des factures et devis, s'est enrichi de nouvelles fonctionnalités.

Analyser les ventes par chiffre d'affaires et quantités

La fonction d'analyse des ventes vous permet de connaître non seulement le chiffre d'affaires généré par un produit mais aussi les quantités de produits vendues.

Récapitulatif client

La mise en page du récapitulatif client a été améliorée et l'adresse du destinataire a été déplacée pour un envoi direct dans une enveloppe à fenêtre.

Effectuer des calculs en direct dans la saisie des devis et des factures

Le champ prix unitaire est non seulement un champ de saisie mais aussi une véritable calculette où vous pourrez saisir directement toute formule de calcul (par exemple 150*1,03 permet d'augmenter facilement de 3 % un prix unitaire de 150).

Grâce aux menus contextuels, accédez à toutes les fonctions d'un seul clic

Pour gagner du temps, vous pouvez faire un clic droit (ou Ctrl clic) sur une facture ou un devis pour l'imprimer ou l'envoyer par e-mail rapidement. De manière générale, dans toutes les fenêtres comportant une liste vous accéderez à toutes les fonctions par un simple clic droit.

Des sauvegardes automatiques plus rapides

Parce que vos données sont précieuses, COGILOG Gestion sauvegarde quotidiennement vos données. Les sauvegardes ont été optimisées, elles sont plus rapides et les fichiers sont plus petits.

Améliorations diverses

D'autres améliorations ont été apportées à la fenêtre de consultation des encaissements, la gestion des taux de remises, la gestion des dates d'échéances, le transfert des écritures en comptabilité, etc…

Guide d'utilisation

Le guide d'utilisation qui est accessible dans le menu Aide a été mis à jour.

VERSION 10.0.4

Compatible Mac OS X 10.4 Tiger

Cette nouvelle version de COGILOG Gestion est conçue pour Mac OS X 10.4 (Tiger) et Mac OS X 10.3.9 (Panther).

Amélioration des performances

L'affichage des fenêtres des pièces commerciales (factures, devis…) a été notablement accéléré. Il en est de même de la fenêtre des clients.

Ajout d'une référence pour les pièces commerciales

Lors de la saisie des pièces commerciales (factures, devis…) vous pouvez saisir une référence. Vous pouvez utiliser ce nouveau champ de deux façons, vous pouvez y saisir :

• Soit une information complémentaire, par exemple pour qualifier la facture, qui vous permettra de retrouver plus facilement celle-ci (le champ référence peut être affiché dans le tableau des factures).

• Soit une référence communiquée par votre client et qu'il souhaite retrouver sur sa facture.

Édition d'un récapitulatif client

La commande “Récapitulatif client” du menu Exploitation permet d'éditer un récapitulatif de pièces commerciales (factures, devis…) pour une période donnée. Dans le cas des factures, vous pouvez récapituler les factures en fonction de leurs dates d'émissions mais aussi en fonction de leurs dates d'échéances et ajouter une traite pré-renseignée en pied de ce document.

Création de factures répétitives

Si vous avez besoin de facturer de façon répétitive, vous pouvez sélectionner plusieurs factures (ou autres pièces commerciales) pour les transformer en autant de nouvelles factures identiques (ou autres pièces commerciales). Cela permet par exemple d'envoyer tous les mois une facture identique à un groupe de clients.

Remise en banque de traites

Afin de vous éviter de saisir le code d'acceptation sur chaque ligne du tableau des traites à remettre, vous pouvez saisir cette information d'un seul coup pour l'ensemble de la remise en banque. Le mode de remise et le code d'acceptation sont également mémorisés par le logiciel et ils seront proposés par défaut lors des prochaines remises.

Export des écritures comptables

Cette nouvelle version permet l'export des écritures comptables aux formats Ciel PC et Quadratus. Désormais les formats gérés sont : COGILOG Compta, Météor, Sage Mac, Sage PC, Ciel Mac, Ciel PC, Quadratus et Compt'Up.

Fichiers de sauvegarde

Le nom des fichiers de sauvegarde (cf. COGILOG Sauvegarde) a été modifié de façon à ce que ces fichiers apparaissent naturellement dans le Finder dans l'ordre chronologique.

VERSION 10.0.3

Mise en page des pièces commerciales

Le tableau des produits facturés est désormais transparent, cela permet par exemple de dessiner un logo en filigrane sous ce tableau.

Relevé de factures

Pour obtenir la liste des factures impayées concernant un client précis afin de lui adresser un relevé de factures, vous pouvez choisir “Encaisser plusieurs factures” dans le menu Exploitation, sélectionner le client puis cliquer sur Imprimer.

Remises en banque

La remise en banque des chèques, traites et prélèvements a été améliorée. Le logiciel propose automatiquement une référence pour chaque nouvelle remise en banque en incrémentant la référence de la dernière remise. Les chèques encaissés avec une différence de règlement sont pris en compte. La référence de la remise en banque est imprimée en haut à droite sur le bordereau de remise en banque. 

Import de clients ou devis depuis Cadratin

Les fonctions permettant d'importer des clients ou devis depuis Cadratin (imprimeries) ont été améliorées. Assurez-vous que vous utilisez bien la dernière version de Cadratin.

Export et import des pièces commerciales

Les pièces commerciales (factures, devis…) peuvent désormais être exportées depuis un ordinateur pour être ensuite importées sur un autre ordinateur. Par exemple, des pièces commerciales peuvent être saisies sur un ordinateur externe puis importées dans le fichier de l'entreprise. Pour cela, sélectionnez les pièces souhaitées, cliquez sur le bouton “Exporter” puis choisissez “Exporter les pièces”. Pour l'import, sélectionnez “Importer” dans le menu “Fichier”.

Adresses mentionnées sur les pièces commerciales

Si vous créez un client ou une facture en indiquant un pays dans l'adresse, l'adresse complète avec ce pays sera imprimée sur la facture. Si vous souhaitez que le nom du pays ne soit jamais imprimé, vous pouvez modifier le format de la pièce commerciale et indiquer ##adresse sans pays## au lieu de ##adresse##. Vous pouvez indiquer ##pays## si vous souhaitez imprimer le pays séparément.

VERSION 10.0.2

Monnaie de facturation

Vous pouvez choisir l'abréviation de la monnaie qui apparaît sur les pièces commerciales en choisissant la commande Options générales du menu Données. Cette fonction vous permet de remplacer EUR par le symbole € ou tout autre symbole (cas des monnaies hors euro) ou de supprimer le symbole de la monnaie.

VERSION 10.0.1

Fenêtre de saisie des pièces commerciales

L'ergonomie de la fenêtre de saisie a été améliorée. Cette fenêtre comporte deux parties : la partie haute où apparaissent les produits facturés et la partie basse qui permet la sélection des produits. Vous pouvez désormais ajuster les tailles respectives de ces deux parties en fonction de vos besoins. Pour cela, cliquez sur la zone de séparation située au milieu de la fenêtre puis glissez la souris.

Marge commerciale

Lors de la constitution d'une pièce commerciale, vous pouvez faire apparaître la valeur de la marge commerciale. Cette information apparaît en bas à gauche de la fenêtre. Pour activer cette fonction, choisissez Préférences dans le menu COGILOG Gestion puis cochez la case appropriée.

Envoi automatique des pièces commerciales par e-mail ou par fax

En l'absence d'adresse e-mail ou de numéro de fax dans la pièce commerciale, le logiciel utilise les informations de la fiche du client.

Transformation des pièces commerciales

Le logiciel propose directement la date du jour et calcule la nouvelle date d'échéance en fonction des règles définies dans la fiche du client.