COGILOG Gestion

Ce document indique les principales nouveautés apportées par les mises à jours successives. Après avoir effectué la mise à jour, vous pourrez retrouver ce document dans le menu Aide, Quoi de neuf ? et dans le dossier Applications / COGILOG / COGILOG Gestion.

VERSION 10.4.1

Nouveau taux de TVA à 7 %

Si vous êtes concerné par le nouveau taux de TVA à 7 %, vous trouverez un guide pas à pas dans le menu Aide puis Nouveau taux de TVA à 7 %.

Archivage des anciennes factures et autres pièces commerciales

Pour alléger le tableau des factures en cours, vous avez la possibilité d'archiver les anciennes factures.  Par exemple, vous pouvez archiver toutes les factures soldées concernant l'année 2011. Pour cela, dans le menu Exploitation choisissez Archiver, cochez Factures clients soldées, saisissez le 31/12/2011, puis cliquez sur Archiver.

Ensuite vous pourrez facilement afficher soit les factures en cours, soit les factures archivées, soit les deux en cliquant sur le menu situé en haut à gauche du tableau des factures.

Analyse des ventes

Si vous souhaitez faire des statistiques pour connaître le chiffre d'affaires pour chaque client ou les produits les plus vendus au cours de l'année 2011, reportez-vous au menu Aide puis Analyse, sur la 2ème page.

Codes postaux

Lorsque vous saisissez un code postal (dans une fiche client, devis, facture…), COGILOG Gestion vous propose automatiquement les localités qui correspondent à ce code postal. Le fichier des codes postaux a été mis à jour.

Utilisation sur un petit écran

La fenêtre de saisie des pièces commerciales comporte un premier panneau pour choisir le client. Ce premier panneau comporte une zone commentaires (en bas à droite). Si vous affichez cette fenêtre sur un petit écran (800 pixels de hauteur), vous pourrez accéder à la zone commentaires en affichant la barre d'outils sous la forme de textes (sans icônes).

Nouvelles commandes AppleScript

Les fonctions d'import dans COGILOG Gestion peuvent être pilotées par AppleScript. Une nouvelle commande “existe” permet de tester l'existence d'un client, d'un produit, d'une catégorie de clients ou d'une famille de produits.

VERSION 10.4.0

Déclarations pour la douane, ventes et achats en CE

En cas de ventes ou d’achats de marchandises dans un état membre de la Communauté Européenne, COGILOG Gestion permet de préparer facilement une DEB (Déclaration d’Échanges de Biens) pour l’Administration des Douanes (formulaire Cerfa 10838).

De la même manière, en cas de ventes de prestations de services vers un état membre de la Communauté Européenne, COGILOG Gestion permet de préparer facilement une DES (Déclaration Européenne de Services) pour l’Administration des Douanes (formulaire Cerfa 13964).

Ces déclarations sont obligatoires dès le premier euro en cas de ventes vers un état membre de la Communauté Européenne.

Pour utiliser ces fonctions, reportez-vous au menu Aide, Déclarations pour la douane.

Adresses postales

La Poste préconise de libeller les adresses sous la forme :

Nom

Complément (par exemple un numéro de bâtiment, un nom de zone industrielle…)

Numéro et rue

Complément (par exemple une boîte postale, un lieu-dit…)

CP Ville

Pays

Jusqu'à présent, le logiciel présentait les 2 lignes Complément en dessous de la ligne Numéro et rue. Désormais vous disposez d'une ligne Complément au dessus de la ligne Numéro et rue et d'une ligne Complément au dessous comme préconisé par La Poste.

Filtres basés sur la saisie de plusieurs valeurs

Les filtres sont des moyens commodes et puissants d'effectuer des sélections dans les listes (clients, fournisseurs, produits, factures, devis, affaires, etc). Auparavant les filtres étaient basés sur la saisie d'une seule valeur, vous avez maintenant la possibilité de créer et d'utiliser des filtres encore plus puissants, basés sur la saisie de plusieurs valeurs, il suffit de saisir les différentes valeurs en les séparant par des points-virgules.

Vous pourrez, par exemple, créer un filtre qui sélectionne les factures d'un client donné, contenant un libellé donné. Pour utiliser ce filtre, vous pourrez saisir, dans le champ ovale, “MARTIN ; Abonnement”, il retiendra les factures du client MARTIN qui contiennent le mot Abonnement.

Le même filtre précédent, basé sur 2 valeurs à saisir, peut aussi être utilisé avec une seule valeur. Ainsi en saisissant “MARTIN”, vous obtiendrez toutes les factures du client MARTIN et en saisissant “; Abonnement”, vous obtiendrez toutes les factures qui contiennent le mot Abonnement.

Pour créer ce type de filtres, reportez-vous au menu Aide, Pièces commerciales, paragraphe Filtre basé sur la saisie de plusieurs valeurs (à la fin du guide). Vous pouvez créer ce type de filtres dans toutes les fenêtres : liste des pièces commerciales, clients, fournisseurs, produits, affaires, etc…

Nombre illimité d'adresses de livraison

Désormais vous avez la possibilité d'enregistrer un nombre illimité d'adresses de livraison dans les fiches clients (dans le menu Données, Clients, sur le panneau Livraisons).

Ensuite lors de la saisie des pièces commerciales (factures, bons de livraison…) vous pourrez choisir l'adresse de livraison souhaitée parmi celles enregistrées dans la fiche du client (ou éventuellement saisir une autre adresse de livraison s'il s'agit d'une adresse de livraison temporaire que vous ne souhaitez pas enregistrer dans la fiche du client).

Si vous possédez un tableau (Excel, Numbers, OpenOffice…) contenant toutes les adresses de livraison d'un client, vous pouvez importer ce tableau dans COGILOG Gestion pour éviter de ressaisir les adresses de livraison manuellement. Pour cela, vous pouvez consulter un exemple de fichier d'import dans le dossier Applications puis COGILOG puis COGILOG Gestion puis Import puis ModèleLivraisonsClient.xls

De ce fait le modèle d'import des fiches clients a été modifié : voir Import, ModèleClients.xls

Comptes bancaires

Jusqu'à présent vous pouviez mémoriser un seul compte bancaire dans les fiches clients ou fournisseurs. Désormais vous avez la possibilité de mémoriser jusqu'à 4 comptes bancaires dans les fiches clients ou fournisseurs (dans le menu Données, Clients ou Fournisseurs, sur le panneau Compléments).

Par exemple, si un client utilise plusieurs banques et s'il règle les factures par traites, vous pourrez saisir ses différents comptes bancaires dans sa fiche, puis ensuite lors de la saisie de la facture vous pourrez choisir la banque souhaitée afin d'imprimer une traite préremplie pour cette banque.

De la même manière, si un client utilise plusieurs banques et s'il règle les factures par prélèvements, vous pourrez saisir ses différents comptes bancaires dans sa fiche, puis ensuite lorsque vous cliquerez sur Encaisser pour prélever le client vous pourrez choisir la banque souhaitée pour effectuer le prélèvement.

Affichage des clients et fournisseurs concernés par une affaire

Si vous souhaitez visualiser rapidement quels sont les clients et fournisseurs concernés par les différentes affaires, dans le menu Données vous pouvez choisir Affaires, cliquer sur Affichage (en haut à droite), puis cocher Clients et/ou Fournisseurs. Ainsi le logiciel affichera directement dans le tableau des affaires les noms des clients et fournisseurs concernés par chaque affaire.

Le bouton Analyse des affaires vous permet aussi d'imprimer rapidement un état avec toutes les affaires concernant un client ou un fournisseur précis.

Dans le tableau des affaires, vous pouvez également créer un filtre afin de rechercher les affaires en fonction des clients ou fournisseurs.

Affichage du total facturé et de la marge pour chaque affaire

Si vous souhaitez visualiser rapidement le total facturé et la marge pour chaque affaire, dans le menu Données vous pouvez choisir Affaires, cliquer sur Affichage (en haut à droite), puis cocher Total des factures, Total des factures fournisseurs, Marge en valeur et Marge en %. Ainsi le logiciel affichera directement dans le tableau des affaires le total facturé et la marge pour chaque affaire. Vous pouvez aussi voir le total général tout en bas du tableau.

Par défaut, la colonne marge est calculée en faisant la différence entre les factures clients et les factures fournisseurs. Si vous souhaitez calculer la marge différemment, par exemple entre les factures clients et les commandes fournisseurs, dans le menu COGILOG Gestion vous pouvez choisir Préférences, puis modifier le réglage. Ce réglage peut être différent d'un ordinateur à l'autre en fonction des besoins de chacun.

Archivage des anciennes affaires

Le menu situé en haut à gauche de la fenêtre des affaires vous permet d’afficher soit les affaires en cours, soit les affaires archivées, soit toutes les affaires. Nous vous conseillons d’archiver régulièrement les anciennes affaires. Ainsi ces anciennes affaires n'apparaîtront plus parmi les affaires en cours, ce qui allègera la liste des affaires. Pour archiver une affaire, vous pouvez double-cliquer dessus, puis cocher la case Affaire archivée.

Poids des produits

Deux nouvelles rubriques vous permettent de saisir le poids net et le poids brut dans les fiches produits (dans le menu Données, Produits).

Après avoir complété ces informations, vous avez la possibilité de faire figurer les poids des produits sur les factures ou bons de livraison (dans le menu Données, Format des pièces commerciales).

Vous pouvez également connaître le poids total en stock (dans le menu Analyse, Valorisation du stock, cliquer sur Affichage en haut à droite).

Si votre entreprise réalise plus de 460 000 € ht par an d’expéditions ou d’introductions intracommunautaires, le logiciel affichera automatiquement le poids net sur les formulaires destinés à la douane. Dans ce cas, vous devez saisir le poids net en kilogrammes dans les fiches produits.

Vous avez la possibilité de personnaliser le nombre de décimales affichées pour les poids dans le menu Données puis Options générales, sur l'onglet Calculs.

Paramétrage avancé des écritures comptables

Par défaut, lors du transfert en comptabilité des factures clients, la pièce de l’écriture comptable comporte le numéro de la facture et le libellé de l’écriture comptable comporte le nom du client.

Désormais, vous avez la possibilité de personnaliser ces réglages. Par exemple, dans le libellé de l’écriture comptable, vous pouvez faire figurer des informations supplémentaires : la référence de la facture, le libellé du premier produit figurant sur la facture, le code de l’affaire, le nom de l’affaire, le code du client, etc… afin de retrouver ces informations dans la comptabilité.

Pour utiliser ces fonctions, reportez-vous au menu Aide, Transfert en comptabilité, paragraphe Paramétrage avancé des écritures comptables.

Retenue de garantie dans le BTP

Si vous devez appliquer une retenue de garantie (pour certaines factures dans le BTP par exemple), un nouveau champ en bas à droite de la fenêtre de saisie des factures vous permet de saisir le montant de la retenue de garantie.

Pour utiliser ces fonctions, reportez-vous au menu Aide, Encaissement des clients, paragraphe Factures avec retenues de garantie.

Impression en plusieurs exemplaires

Vous pouvez mémoriser dans les fiches clients et fournisseurs le nombre d'exemplaires à imprimer par défaut pour chaque client ou fournisseur et pour chaque pièce commerciale (dans le menu Données, Clients ou Fournisseurs, sur le panneau Compléments).

Par exemple, vous pouvez régler le logiciel pour imprimer par défaut, pour un client donné, les devis en 1 exemplaire, les factures en 3 exemplaires et les bons de livraison en 2 exemplaires.

Clients bloqués

Dans les fiches clients, vous avez la possibilité de cocher une case “Client bloqué” afin d'interdire la création de nouvelles pièces commerciales (bons de commande, factures, etc…) pour ce client. C'est utile lorsque vous souhaitez bloquer un client ayant des factures impayées.

Désormais, dans le tableau des factures, vous avez la possibilité d'afficher une colonne supplémentaire afin de voir facilement les clients bloqués. Pour cela, dans le menu Pièces clients vous pouvez choisir Factures, cliquer sur Affichage (en haut à droite) puis cocher Client bloqué. Les clients bloqués seront signalés par un panneau rouge interdit.

Pour débloquer rapidement un client, vous pouvez double-cliquer sur le panneau rouge interdit pour ouvrir la fiche du client, puis décocher Client bloqué.

Fenêtre affichée à l'ouverture du logiciel

Si vous souhaitez que le logiciel affiche systématiquement lors de l'ouverture du logiciel la fenêtre des relances clients (afin de savoir s'il y a des clients en retard de paiement que vous devez relancer aujourd'hui), dans le menu COGILOG Gestion vous pouvez choisir Préférences, puis choisir “Lors de l'ouverture du logiciel afficher : les relances clients”.

VERSION 10.3.9

Une mise à jour techniquement importante

Cette mise à jour est techniquement importante (compatibilité avec le nouveau système Mac OS X 10.7 Lion, passage à PostgreSQL 9, logiciels 64 bits, voir ci-dessous).

L'installation de cette mise à jour sera plus longue que les mises à jour habituelles (compter 10 à 30 minutes sur le serveur), il ne faut surtout pas l'interrompre.

Mac OS X 10.7 Lion

COGILOG Gestion est compatible avec le nouveau système Mac OS X 10.7 (Lion) ainsi qu'avec Mac OS X 10.6 (Snow Leopard), Mac OS X 10.5 (Leopard) et Mac OS X 10.4 (Tiger). De plus, c’est un logiciel 64 bits qui fonctionne de façon optimale sur les derniers Macintosh.

Documentation

La documentation complète du logiciel est accessible directement dans le menu Aide, Documentation. Pour faciliter son exploitation, vous pouvez maintenant y effectuer directement une recherche sur un mot ou une expression. Tous les documents contenant ce mot ou cette expression seront automatiquement affichés et vous pourrez les visionner commodément avec surlignage systématique du mot ou de l'expression trouvé.

Gestion par affaire

COGILOG Gestion permet désormais d'utiliser le concept d'affaire. Une affaire permet de rassembler facilement des pièces clients (devis, factures…) et des pièces fournisseurs (commandes, factures…) relatives à la même affaire.

Vous pourrez ainsi visualiser rapidement toutes les pièces d'une affaire pour en suivre l'avancement et  calculer directement la marge commerciale sur chaque affaire.

De plus la notion d'affaires de COGILOG Gestion peut se retrouver automatiquement dans les sections analytiques de la comptabilité lors du transfert des écritures comptables.

Pour utiliser cette nouvelle fonction, vous pouvez consulter le guide “Affaires” dans le menu “Aide”.

Saisie d'un avoir

Pour saisir un avoir ou un avoir partiel, vous pouvez consulter le guide “Pièces commerciales” dans le menu “Aide” au paragraphe “Créer un avoir”, page 15. Ce guide indique la méthode à suivre pas à pas.

Aperçu des factures

Pour avoir rapidement un aperçu des factures, vous avez la possibilité d'afficher dans le tableau des factures une colonne supplémentaire qui indique le premier produit figurant sur la facture.

Pour cela, dans le menu “Pièces clients” vous pouvez choisir “Factures”, cliquer sur “Affichage” (en haut à droite), puis cocher “Libellé du premier produit”. Ensuite vous pourrez glisser cette colonne là où vous le souhaitez et ajuster sa taille si nécessaire.

Impression de l'adresse du client

De nouveaux mots-clés sont disponibles pour imprimer des informations détaillées de l'adresse du client. Par exemple, vous pourrez utiliser ##numéro rue## et ##nom rue## pour imprimer la rue à un endroit sur la facture, puis ##code postal## et ##ville## pour imprimer le code postal et la ville à un autre endroit sur la facture. Grâce à ces mots-clés vous pourrez écrire l'adresse du client par dessus un formulaire PDF par exemple.

Par exemple, dans le cas d'une entreprise de BTP qui facture des travaux à 5,5 %, vous pourrez imprimer en même temps que vos factures le formulaire 1301-SD de l'administration pour les travaux à 5,5 % et préremplir ce formulaire avec le nom et l'adresse du client grâce aux nouveaux mots-clés.

Renumérotation des codes produits

Si vous souhaitez modifier facilement l'ensemble de vos codes produits pour adopter un nouveau système de numérotation, vous pouvez préparer un tableau dans Excel, Numbers ou OpenOffice avec les commandes **Gestion dans la cellule A1, Remplacer Code Produit dans la cellule B1, tous les anciens codes dans la colonne A et tous les nouveaux codes dans la colonne B. Ensuite vous pourrez enregistrer ce fichier au format “Texte (séparateur : tabulation)”, puis l'importer dans COGILOG Gestion. Ainsi tous les anciens codes produits seront remplacés par les nouveaux codes produits. Vous trouverez un modèle de fichier dans Applications / COGILOG / COGILOG Gestion / Import : ModèleRemplacerCodeProduit.xls

Nouveau moteur de base de données

COGILOG Gestion est bâti sur le célèbre moteur de base de données PostgreSQL, un gage de professionnalisme, de puissance et de pérennité. Cette mise à jour est techniquement importante car elle vous permettra de bénéficier de la dernière version du moteur de base de données PostgreSQL 9. Cette mise à jour apporte une amélioration des performances ainsi que de nouvelles possibilités d'évolutions. 

Sortie de dossiers

La fonction permettant de sortir un dossier sur un ordinateur portable (pour partir avec un ordinateur portable et travailler à l'extérieur de l'entreprise) a été significativement accélérée.

Sauvegarder vos données sur internet

Le logiciel COGILOG Sauvegarde vous permet de sauvegarder automatiquement et régulièrement, en une seule opération, toutes vos données COGILOG. Pour une meilleure sécurisation, il vous est conseillé de copier ces sauvegardes sur un support que vous emportez à l'extérieur de l'entreprise. De nombreuses sociétés proposent des services de sauvegarde par internet. C'est une solution efficace qui peut être automatisée et vous éviter des manipulations de clés USB ou de disques durs externes.

Par exemple, la société Dropbox permet de sauvegarder gratuitement 2 Go de données sur internet ce qui est très largement suffisant pour vos données COGILOG. Vous pouvez paramétrer COGILOG Sauvegarde pour qu'il s'occupe automatiquement de vos sauvegardes avec Dropbox. Les explications détaillées sont disponibles dans le dossier Applications puis COGILOG puis Compléments puis Guide Sauvegarde, au paragraphe Sauvegarde sur internet. Ainsi COGILOG Sauvegarde enregistrera automatiquement chaque jour une première sauvegarde sur le disque dur de votre ordinateur ou votre serveur COGILOG puis une deuxième sauvegarde par internet chez la société Dropbox.

VERSION 10.3.8

Mise à jour des tarifs par import d'un fichier

Si vous disposez d’un tableau Excel comportant une liste de produits avec vos prix de vente et prix d’achat, vous pourrez importer ce fichier dans COGILOG Gestion afin de mettre à jour les prix des anciens produits et ajouter les nouveaux produits. Cela vous évite de modifier manuellement les prix dans COGILOG Gestion. Pour cela, reportez-vous au menu Aide, guide Produits, paragraphe Importer des tarifs à partir d'un fichier.

Archivage des anciennes factures ou autres pièces commerciales

Pour alléger le tableau des factures en cours, vous avez la possibilité d'archiver les anciennes factures. Pour cela, dans le menu Exploitation choisissez Archiver.

Ensuite vous pourrez facilement afficher soit les factures en cours, soit les factures archivées, soit les deux en cliquant sur le menu situé en haut à gauche du tableau des factures.

Génération automatique des étiquettes Colissimo

Après avoir préparé les bons de livraison dans COGILOG Gestion, vous avez la possibilité d’exporter les adresses de livraison vers le logiciel Colissimo Expeditor de La Poste afin d’imprimer des étiquettes Colissimo. Cela vous évite de ressaisir manuellement les adresses de livraison dans ce logiciel. Pour cela, reportez-vous au menu Aide, guide Pièces commerciales, paragraphe Imprimer des étiquettes Colissimo.

Envoi des pièces commerciales par e-mail avec le logiciel Sparrow

COGILOG Gestion peut envoyer les pièces commerciales par e-mail avec Mail, Outlook, Entourage et Sparrow. Pour cela, dans le menu COGILOG Gestion choisissez Préférences.

Envoi de mailing et impression d'étiquettes

Si vous souhaitez adresser un mailing aux clients ou imprimer des étiquettes, vous pouvez consulter le guide Analyse dans le menu Aide qui a été complété avec la procédure à suivre pour Word 2011.

Joindre les conditions générales avec un devis ou une facture

Pour ajouter une page supplémentaire afin de joindre des conditions générales ou un courrier d’accompagnement aux pièces commerciales (devis, factures...), reportez-vous au menu Aide, guide Mise en page, paragraphe Imprimer une page supplémentaire avec les conditions générales.

Evolution du chiffre d'affaires sur une période d'activité non calendaire

Si vous souhaitez visualiser le chiffre d'affaires annuel sur une période non calendaire (par exemple du 1er septembre au 31 août), dans le menu Analyse choisissez Evolution du CA, réglez le premier menu sur CA autre période, puis saisissez du 01/09/2005 au 31/08/2011 par exemple.

De même, vous pouvez double-cliquer sur les graphiques puis choisir l'option “autre période”.

Frais de Véhicules

Le logiciel Frais de Véhicules a été mis à jour avec les nouveaux barèmes forfaitaires administratifs qui viennent d'être publiés au titre de l'année 2010. Ce logiciel se trouve dans le dossier Applications puis COGILOG. Il permet de calculer les indemnités kilométriques pour les frais de véhicules (auto, moto, scooter, vélomoteur) et les frais de carburants.

Transfert des factures en comptabilité

Certaines factures très particulières ne génèrent pas d'écriture en comptabilité (par exemple une facture vide ou avec 2 produits de même compte et même montant qui s'annulent). Dans ce cas, lors du transfert en comptabilité, cette facture ne sera pas marquée comme étant transférée en comptabilité (pas de lettre C). Ainsi, en cas de modification ultérieure de cette facture, celle-ci pourra alors être valablement transférée en comptabilité.

Transfert des données depuis Ciel Gestion pour Mac

Plusieurs points ont été améliorés afin de faciliter le transfert des données depuis le logiciel Ciel Gestion pour Mac. Pour cela, reportez-vous au menu Aide, guide Transfert depuis un autre logiciel.

VERSION 10.3.7

Contournement d'un problème dans Mail concernant les pièces-jointes

La dernière mise à jour de Mail a introduit un problème. Certains utilisateurs sur PC ne reçoivent plus les pièces-jointes pour les e-mails envoyés en HTML. En attendant que ce problème soit réglé par Apple, dans le menu pomme vous pouvez choisir Préférences Système, cliquer sur Accès universel, puis cocher Activer l'accès pour les périphériques d'aide. Ainsi COGILOG Gestion pourra envoyer les factures en pièce-jointe au format texte.

Microsoft Outlook 2011

Microsoft a sorti le nouveau logiciel Outlook 2011 qui remplace Entourage. Si vous souhaitez que COGILOG Gestion envoie les pièces commerciales avec Outlook 2011, dans le menu Aide choisissez Pièces commerciales, puis consultez le paragraphe Envoyer les e-mails avec le logiciel Outlook de Microsoft pour effectuer les réglages nécessaires.

Pénalités applicables en cas de retard de paiement

Par défaut, COGILOG Gestion propose d'appliquer des pénalités égales à 3 fois le taux de l'intérêt légal. Pour l'année 2011, le taux de l'intérêt légal a été fixé à 0,38 % donc COGILOG Gestion proposera des pénalités égales à 1,14 %.

Si vous souhaitez appliquer un taux de pénalité différent, vous pouvez choisir “Pénalités de retard” dans le menu “Données” puis modifier le taux.

Gestion de bases de données volumineuses

Si vous gérez une base de données volumineuse (par exemple plus de 50 000 produits) ou si vous travaillez en accès distant via internet, la recherche des produits, clients et fournisseurs au fur et à mesure de la saisie au clavier n'est pas adaptée.

Dans ce cas, dans le menu COGILOG Gestion vous pouvez choisir Préférences, cliquer sur Réglages avancés pour utiliser de nouvelles options de recherche afin d'accélérer l'utilisation du logiciel.

Analyse des ventes

Après avoir effectué une analyse des ventes (menu Analyse), le logiciel affiche les clients avec leurs chiffres d'affaires respectifs. Vous pouvez désormais cliquer sur le bouton Affichage pour afficher également le code postal ou la ville des clients.

Le bouton Exporter les clients vous permet également d'exporter les adresses complètes des clients afin d'imprimer un mailing ou des étiquettes (cf. menu Aide, Analyse).

Valorisation du stock

Dans la fenêtre Valorisation du stock (menu Analyse), une nouvelle option vous permet de ne pas afficher les produits dont le stock est à zéro afin d'alléger ce tableau.

Valeur unitaire du stock

Lors de la saisie d'un nouveau produit ou de la duplication d'un produit existant, le logiciel recopie automatiquement le prix d'achat saisi dans la valeur unitaire du stock si elle n'est pas déjà renseignée.

Virements SEPA pour régler les fournisseurs

Dans la nouvelle norme SEPA, le champ Correspondance est obligatoire. COGILOG Gestion remplit par défaut ce champ avec le nom de votre entreprise si vous n'avez pas saisi vous-même une correspondance.

Paramétrage comptable des produits pour transférer en comptabilité

Pour gérer des cas particuliers (notamment les débours), cette version ne restreint plus le transfert en comptabilité dans des comptes de classe 7, à condition que ce produit ne soit pas soumis à TVA. Vous pourrez par exemple transférer les débours dans un compte de classe 4.

Ouverture rapide d'une fiche produit pendant la saisie d'une pièce commerciale

Lors de la saisie des pièces commerciales, vous pouvez double-cliquer avec la touche alt enfoncée dans les colonnes code produit, stocks ou notes afin d'ouvrir rapidement la fiche d'un produit. Dans ce cas, le logiciel ouvre directement la fiche produit sur le panneau souhaité.

Import de pièces commerciales

L'import de pièces commerciales à partir d'un autre logiciel a été accéléré. Après l'import, la fenêtre des pièces commerciales fait automatiquement apparaître la ligne importée.

Suppression d'une série de pièces commerciales

La suppression d'une série de pièces commerciales (menu Exploitation) est réservée aux utilisateurs de niveau administrateur pour COGILOG Gestion.

Raccourcis claviers

La liste des raccourcis-claviers disponibles dans COGILOG Gestion est indiquée dans le menu Aide, guide Autres informations.

VERSION 10.3.6

Comptabilité avec la version 10.0.7 de Cadratin (norme SEPA)

Cadratin est un logiciel permettant d'éditer des devis dans les imprimeries. Une nouvelle version de Cadratin va être diffusée début novembre (notamment adoption de la norme SEPA pour les transferts bancaires). La version actuelle de COGILOG Gestion est compatible avec cette version 10.0.7 de Cadratin.

Utilisation de douchettes à codes barres

Pour saisir rapidement les pièces commerciales (factures, bons de livraison…), vous pouvez utiliser une douchette pour lire les codes barres des produits.

Une aide est disponible pour vous guider dans l'utilisation des douchettes avec COGILOG Gestion : menu Aide, guide Pièces commerciales, paragraphe Saisir des pièces commerciales avec une douchette à codes barres.

Dans le cas d'utilisation d'une douchette, l'interface de saisie a été optimisée avec de nouveaux raccourcis claviers, ce qui évite l'utilisation de la souris et permet des saisies plus rapides.

Autres améliorations diverses

D'autres améliorations ont été apportées à l'impression des bordereaux de remise en banque de chèques, au transfert de fichiers vCard à partir du logiciel Contactizer Pro et à l'affichage des totaux des rubriques personnalisées dans le tableau des pièces commerciales (par exemple total du poids, nombre de colis…). Au démarrage du logiciel, vous pouviez choisir la fenêtre affichée par défaut (factures, devis, clients…), désormais vous pouvez également choisir de n'afficher aucune fenêtre (menu COGILOG Gestion, Préférences).

VERSION 10.3.5

Attacher un dossier à un client ou un fournisseur

Vos relations avec vos clients et fournisseurs vous conduisent probablement à stocker sur votre Mac des documents et des dossiers les concernant, cela peut être des documents que vous avez reçus ou des documents que vous avez envoyés. Il est probable que vous avez classé ces documents dans votre ordinateur (ou sur un serveur) dans un dossier au nom de ce client ou de ce fournisseur.

Quand vous travaillez dans COGILOG Gestion, il est souvent utile de pouvoir accéder facilement aux documents rangés dans le dossier de votre client ou fournisseur sans avoir à le rechercher dans le Finder.

La fonction Dossier attaché permet d’attacher un dossier du Finder à une fiche client ou fournisseur pour pouvoir l’ouvrir directement dans COGILOG Gestion et accéder immédiatement aux documents et dossiers qui s’y trouvent, sans quitter COGILOG Gestion et sans avoir à rechercher ce dossier dans le Finder.

Si vous utilisez une version multi-utilisateurs de COGILOG Gestion, cette fonctionnalité est encore plus puissante. En effet vous pouvez placer les dossiers clients ou fournisseurs sur le serveur COGILOG à disposition de tous les utilisateurs autorisés, COGILOG Gestion sera alors capable d’ouvrir ces dossiers directement sans quitter le logiciel. Cela permet de créer des dossiers partagés qui seront alors facilement accessibles à tous les utilisateurs de COGILOG Gestion autorisés. Pour utiliser cette nouvelle fonctionnalité, consultez le guide “Dossiers attachés” dans le menu “Aide”.

Passage des banques à la norme SEPA

A partir du 1er novembre 2010, les banques vont commencer à utiliser une nouvelle norme SEPA pour les transactions bancaires. Cette nouvelle norme permet d’effectuer des transactions en euros sur les comptes bancaires des clients situés en France et dans toute l’Union Européenne y compris Angleterre ainsi qu'en Suisse, Norvège, Islande et Liechtenstein. La nouvelle version de COGILOG Gestion est compatible avec la norme SEPA.

Passage des banques à la norme IBAN et BIC

Une des conséquences du passage des banques à la norme SEPA est que les banques utilisent maintenant des numéros IBAN et BIC à la place des anciens RIB. Lors de l'installation de la mise à jour du logiciel, les RIB des clients et fournisseurs seront automatiquement convertis en numéros IBAN. Si vous avez enregistré les coordonnées bancaires de vos clients et fournisseurs, vous pourrez leur demander de vous communiquer leurs numéros IBAN et BIC afin de contrôler les IBAN et saisir les BIC.

Encaissement des clients par prélèvements

Si vous possédez l'option Remise en Banque, vous avez la possibilité d'encaisser les clients en effectuant des prélèvements sur leurs comptes bancaires. Ces prélèvements suivent la norme SEPA ou CFONB. Consultez le guide “Remises en banque” dans le menu “Aide”, au paragraphe “Mise en place des prélèvements SEPA”.

Paiement des fournisseurs par virements

Si vous possédez l'option Remise en Banque, vous avez désormais la possibilité de générer un fichier dans COGILOG Gestion à adresser à votre banque pour payer les fournisseurs par virements.

Pour cela, vous pouvez saisir vos factures fournisseurs dans COGILOG Gestion (dans le menu Pièces fournisseurs, Factures) puis les encaisser avec le mode de paiement “Virement”. Ensuite dans le menu “Exploitation” vous pourrez choisir “Effectuer une remise en banque”, puis choisir “Virements fournisseurs”. Cette opération crée un fichier SEPA que vous pourrez transmettre à votre banque. Cela vous permet d'effectuer des virements en euros vers les comptes bancaires des fournisseurs situés dans l’Union Européenne, Angleterre, Suisse, Norvège, Islande et Liechtenstein. Pour plus de détails, vous pouvez consulter le guide “Remises en banque” dans le menu “Aide”, au paragraphe “Effectuer une remise en banque de virements fournisseurs”.

Contact pour la livraison

Lors de la saisie des factures et bons de livraison, vous avez désormais la possibilité de préciser le nom du contact pour la livraison (à côté de l'adresse de livraison dans la fenêtre de saisie).

Ensuite pour imprimer cette information sur les factures ou bons de livraisons, vous pourrez aller dans le menu Données, choisir Format des pièces commerciales, double-cliquer sur le format, cliquer sur Mise en page (en haut à gauche), puis saisir ##contact livraison## à l'endroit où vous souhaitez imprimer le nom du contact pour la livraison.

Mise à jour de la date d'échéance

Lorsque vous corrigez la date d'une facture, le logiciel vous propose de recalculer la date d'échéance de la facture selon les règles que vous avez définies dans la fiche du client. Par exemple, pour un client qui paie à 30 jours nets, si vous modifiez une facture qui était datée à l'origine du 15 septembre pour la dater au 20 septembre, le logiciel vous proposera de modifier également sa date d'échéance au 20 octobre.

Imprimer le tableau des produits sur des lignes de couleurs alternées

Une nouvelle option permet d'imprimer sur les pièces commerciales (factures, devis…) le tableau des produits sur des lignes de couleurs alternées (par exemple une ligne sur fond gris puis une ligne sur fond blanc et ainsi de suite) pour améliorer la présentation et la lisibilité. Pour cela, dans le menu Données choisissez Formats des pièces commerciales, double-cliquez sur le format souhaité, cliquez sur Réglages avancés (en haut à gauche), puis cochez Imprimer une ligne sur deux (en bas à droite) et choisissez la couleur souhaitée (gris clair ou bleu clair par exemple).

Interligne sur les pièces commerciales

Vous avez la possibilité de réduire l'interligne entre les produits sur les pièces commerciales (factures, devis…) si vous souhaitez resserrer la mise en page. Cette fonction est utile si vous imprimez fréquemment des factures qui comportent beaucoup de pages. Pour cela, dans le menu Données choisissez Formats des pièces commerciales, double-cliquez sur le format souhaité, cliquez sur Réglages avancés (en haut à gauche), puis saisissez -1 ou -2 par exemple dans la case “Ajouter un interligne de … pixels après chaque ligne”.

Impression du solde client sur les factures

Si vous avez adressé plusieurs factures à un client et si vous souhaitez rappeler en bas de chaque facture le solde total de son compte (en prenant en compte la facture actuelle ainsi que les précédentes factures non réglées), dans le menu Données vous pouvez choisir Format des pièces commerciales, double-cliquer sur le format, cliquer sur Tableau (en haut à gauche), cliquer sur Ajouter (en bas), puis choisir Solde du compte client. Vous pouvez également utiliser le mot-clé ##solde du compte client## si vous souhaitez faire apparaître ce solde ailleurs sur la facture.

Factures en retard

Pour repérer facilement les factures impayées qui présentent un retard dans le paiement par rapport à la date d'échéance, dans le menu Pièces clients, vous pouvez choisir Factures, cliquer sur Affichage (en haut à droite), puis cocher Facture impayée. Ainsi le logiciel affichera un point rouge en face des factures non soldées dont la date d'échéance est dépassée.

Nombres de jours de retard de paiement

Pour savoir facilement si un client a réglé ses précédentes factures à la date demandée ou avec plusieurs jours de retard, dans le menu Pièces clients, vous pouvez choisir Factures, cliquer sur Affichage (en haut à droite), puis cocher “Date du paiement reçu” et “Nombre de jours de retard pour le paiement”. Ainsi le logiciel affichera pour chaque facture le nombre de jours de retard de paiement.

Taux de TVA dans la liste des pièces commerciales

Si vous souhaitez visualiser rapidement le taux de TVA appliqué sur chaque facture, dans le menu Pièces clients, vous pouvez choisir Factures, cliquer sur Affichage (en haut à droite), puis cocher Taux de TVA. Ainsi le logiciel affichera une nouvelle colonne précisant le taux de TVA. Lorsqu'une facture comporte plusieurs produits à différents taux de TVA, le logiciel affichera la lettre M comme mixte.

Détail de la TVA

Pour connaître le détail de la TVA collectée à 19,6 % et à 5,5 % au cours d'un mois donné (afin de contrôler les données qui se trouvent en comptabilité par exemple), dans le menu Analyse vous pouvez choisir Détail de la TVA, puis choisir la période souhaitée.

Affichage des rubriques personnalisées dans la liste des pièces commerciales

Dans le menu Pièces clients, vous pouvez choisir Factures (ou n'importe quel autre type de pièces commerciales), puis cliquer sur Affichage (en haut à droite) afin d'ajouter des informations supplémentaires dans ce tableau. Désormais vous avez la possibilité d'ajouter dans ce tableau les rubriques personnalisables que vous avez créées au niveau des lignes produits (par exemple le nombre total de colis, le poids total, etc…).

Filtrage des pièces commerciales selon la catégorie du client ou fournisseur

Si vous souhaitez afficher à l'écran uniquement les factures d'une catégorie de clients, dans le menu Pièces clients, vous pouvez choisir Factures, cliquer sur le menu des filtres afin de choisir Ajouter un filtre, cliquer sur Ajouter, cliquer sur Numéro pour choisir à la place Catégorie, puis cliquer sur OK. Ensuite vous pourrez saisir le nom d'une catégorie afin de n'afficher que les factures concernant les clients de cette catégorie.

Liste des clients

Si vous souhaitez trier le tableau des clients en fonction du nom du contact, dans le menu Données vous pouvez choisir Clients, cliquer sur Affichage (en haut à droite), cocher Contact (sans civilité), cliquer sur OK, puis cliquer sur colonne. Contrairement à la colonne Contact qui affiche par exemple “M. DUPONT Pierre”, cette colonne Contact (sans civilité) afin uniquement “DUPONT Pierre” pour faciliter le tri.

Application de frais forfaitaires

Si vous souhaitez appliquer des frais forfaitaires sur les factures (par exemple 2 % pour des frais administratifs ou 5 % pour des frais de livraison), vous pouvez ajouter les produits comme d'habitude sur la facture, puis saisir un nombre négatif dans la case “Escompte %” en bas à droite de la fenêtre de saisie (par exemple - 2 %) afin d'appliquer ces frais sur l'ensemble de la facture. Ensuite lors de l'impression, vous pourrez renommer cette ligne “Escompte” pour l'appeler “Frais administratifs” par exemple.

Cette méthode fonctionne uniquement si vous n'avez pas besoin de transférer en comptabilité ces frais dans un compte distinct.

Lettre-chèque pour payer les fournisseurs

Si vous avez l'habitude d'imprimer une lettre-chèque pour payer les fournisseurs (en cliquant sur la facture fournisseur puis sur Payer puis sur Imprimer), dans le courrier adressé au fournisseur vous pouvez désormais préparer une phrase qui rappelle au fournisseur le numéro de la facture ou des factures payées. Pour cela, dans le menu Données vous pouvez choisir Format des pièces commerciales, double-cliquer sur Fournisseur chèque, cliquer sur Mise en page (en haut à gauche) puis préparer une phrase à l'aide des mots-clés ##solde##, ##numéro## et ##référence##. Ces mots-clés s'adapteront si vous imprimez une lettre-chèque pour payer plusieurs factures afin de mentionner toutes ces factures.

Import des données

Vous avez désormais la possibilité d'importer des événements sur le panneau “Suivi” des fiches clients ou fournisseurs. Pour cela, un exemple de fichier d'import se trouve dans le dossier Applications puis COGILOG puis COGILOG Gestion puis Import puis ModèleHistoriqueClient.xls

Export des données

Lorsque vous choisissez Exporter dans le menu Fichier, vous pouvez désormais préciser ce que vous souhaitez exporter : les clients, les contacts des clients, les fournisseurs, les contacts des fournisseurs, les produits, ou bien toutes les données.

Autres améliorations diverses

D'autres améliorations ont été apportées aux fonctions permettant d'envoyer les pièces commerciales par e-mail, envoyer les pièces commerciales par fax, saisir les prix dans les fiches produits, transférer les écritures en comptabilité, etc…

VERSION 10.3.4

Mise à jour du système de base de données

Le nouveau logiciel COGILOG CVAE qui permet la télédéclaration de la nouvelle taxe CVAE (qui remplace la taxe professionnelle) a été intégré dans le système de base de données COGILOG qui passe ainsi à la version supérieure. Cette mise à jour nécessite la mise à jour de tous les logiciels COGILOG.

Calcul des commissions

Si dans votre entreprise plusieurs personnes interviennent pour vendre des produits ou prestations regroupés sur une même facture, vous pouvez créer une notion d’intervenant dans COGILOG Gestion qui vous permettra de connaître le chiffre d'affaires généré par chaque intervenant. Pour cela, consultez le guide Commerciaux dans le menu Aide (page 4 et suivante).

Transfert des écritures fournisseurs en comptabilité

Si vous saisissez le numéro de la facture fournisseur dans le champ Référence (en bas à gauche de la fenêtre de saisie de la facture), ce numéro sera mentionné en comptabilité dans le libellé de l'écriture.

Frais de véhicules

Le logiciel Frais de Véhicules a été mis à jour avec les nouveaux barèmes forfaitaires administratifs publiés début 2010 au titre de l'année 2009. Ce logiciel se trouve dans le dossier Applications puis COGILOG. Il permet de calculer les indemnités kilométriques pour les frais de véhicules (auto, moto, scooter, vélomoteur) et les frais de carburants.

VERSION 10.3.3

Achats de prestations de services intracommunautaires

Depuis le 1er janvier 2010, les achats de prestations de services intracommunautaires doivent être déclarés dans une rubrique spécifique sur les formulaires de TVA.

Si vous gérez les factures fournisseurs avec COGILOG Gestion et s'il vous arrive d'acheter des prestations de services auprès de fournisseurs situés dans la zone intracommunautaire, vous pouvez choisir “Taux de TVA” dans le menu “Données”, puis cliquer sur “Ajouter” afin de créer un nouveau code de TVA pour ces prestations de services. Vous saisirez dans cette fenêtre le compte de classe 4452 que vous utilisez en comptabilité pour la gestion de la TVA sur prestations de services intracommunautaires.

Liste des produits vendus par un commercial

Pour connaître le détail des produits vendus par un commercial au cours d'une période donnée, vous avez désormais la possibilité de choisir “Calcul des commissions” dans le menu “Analyse”, cliquer sur le nom du commercial, puis cliquer sur “Détail des produits”.

Ce tableau récapitule les produits vendus par le commercial avec la quantité et le chiffre d'affaires hors taxe pour chaque produit.

Relances clients

Si vous souhaitez relancer les clients ayant des factures impayées par téléphone avant de leur adresser un e-mail ou un courrier, vous pouvez désormais choisir “Relances clients” dans le menu “Exploitation”, cliquer sur “Affichage” puis cocher le nom du contact, le téléphone du client, les notes saisies dans la facture, etc… afin d'afficher ces informations dans le tableau de relance.

Pénalités applicables en cas de retard de paiement

Par défaut, COGILOG Gestion propose d'appliquer des pénalités égales à 3 fois le taux de l'intérêt légal. Pour l'année 2010, le taux de l'intérêt légal a été fixé à 0,65 % donc COGILOG Gestion proposera des pénalités égales à 1,95 %.

Si vous souhaitez appliquer un taux de pénalité différent, vous pouvez choisir “Pénalités de retard” dans le menu “Données” puis modifier le taux.

Transfert en comptabilité

Si vous souhaitez connaître la date et l'heure à laquelle les factures ont été transférées en comptabilité, vous pouvez choisir “Factures” dans le menu “Pièces clients”, cliquer sur “Affichage” puis cocher “Date de transfert en comptabilité”.

D'autre part, lors du transfert en comptabilité des paiements par traite, le logiciel précise désormais la date d'échéance de la traite dans l'écriture comptable.

Import de fichiers

Si vous importez une liste de clients à partir d'un tableau, dont certains clients qui comportent un RIB incorrect, le logiciel vous propose désormais d'ignorer ces RIB pour ne pas bloquer l'import.

Si vous importez des factures à partir d'un tableau ou d'un autre logiciel, le logiciel accepte désormais les dates au format américain (par exemple 2010-12-31).

Nouvelles fonctions multi-touch

La nouvelle souris Magic Mouse ou les nouveaux MacBook sont capables de reconnaître des mouvements multi-touch (mouvements avec plusieurs doigts).

Ces nouvelles fonctionnalités ont été intégrées dans COGILOG Gestion afin que vous puissiez passer rapidement d'une fiche client à l'autre par le geste habituel (balayage à gauche ou à droite avec 2 doigts sur la Magic Mouse ou 3 doigts sur le trackpad).

VERSION 10.3.2

Analyse des ventes

La fonction Analyse des ventes du menu Analyse vous permet d'effectuer différents types d'analyses. Par exemple, vous pouvez connaître le chiffre d'affaires réalisé par chaque client au cours de l'année 2009 et connaître les meilleurs clients. Vous pouvez aussi connaître le chiffre d'affaires réalisé par chaque produit au cours de l'année 2009 et connaître les produits les plus vendus.

Pour cela, vous pouvez consulter le guide Analyse dans le menu Aide. Ce guide vous donne plusieurs exemples d'analyses des ventes.

Envoi de mailing et impression d'étiquettes

Si vous souhaitez adresser un mailing aux clients ou imprimer des étiquettes, vous pouvez consulter le guide Analyse dans le menu Aide.

Ce guide vous explique par exemple comment extraire dans COGILOG Gestion la liste des clients ayant commandé des produits au cours de l'année 2009 puis leur adresser un mailing en utilisant Word.

Adresse de livraison

Un nouveau mot-clé ##adresse livraison/facturation sur une ligne## vous permet d'imprimer sur les pièces commerciales l'adresse de livraison sur une seule ligne. Par exemple, en bas de la facture vous pouvez rappeler l'adresse de livraison sur une seule ligne.

Factures répétitives

Si vous facturez régulièrement tous les mois les mêmes clients, pour éviter d'avoir à ouvrir chaque mois les factures afin de saisir “Honoraires pour janvier”, puis “Honoraires pour février”, etc… vous pouvez utiliser les mots-clés ##mois précédent## ou ##mois en cours## ou ##mois suivant## sur la mise en page de la facture.

Ainsi lorsque vous imprimerez les factures, le logiciel imprimera automatiquement “Honoraires pour janvier” par exemple.

Envoi de SMS

COGILOG Gestion est capable d’envoyer des SMS via la société SMS BOX qui propose un service payant d’envoi de SMS. Cette fonction est utile si vous souhaitez par exemple prévenir vos clients par SMS lorsque vous expédiez leurs commandes.

Pour cela, vous pouvez consulter le guide Pièces commerciales dans le menu Aide, au paragraphe Envoyer des SMS aux clients.

Saisie des factures fournisseurs

Si vous ressaisissez dans COGILOG Gestion les factures de vos fournisseurs, vous avez désormais la possibilité de saisir une facture en mode ttc. Cette fonction est utile lorsque le fournisseur a commis une petite erreur dans le calcul de la TVA et vous souhaitez ressaisir cette facture à l'identique dans COGILOG Gestion.

Facturation sans les centimes

Si vous imprimez des factures en francs CFP (Nouvelle Calédonie, Polynésie…) ou francs CFA (Sénégal, Gabon, Côte d'Ivoire…) sans centimes, vous pouvez effectuer cette mise à jour en suivant la procédure normale. La nouvelle version continuera de fonctionner en imprimant des factures sans les centimes.

Historique des modifications apportées aux factures

Si vous souhaitez conserver un historique des factures créées / modifiées / supprimées avec COGILOG Gestion, vous pouvez aller dans le Données puis Options générales, cliquer sur Réglages généraux, puis cocher Enregistrer un historique détaillé des factures.

Ainsi dès qu'un utilisateur effectuera une opération concernant une facture, le logiciel enregistrera la date, l'heure, le nom de l'utilisateur, la facture concernée, le nom du client et le montant de la facture.

Utilisation du logiciel en accès distant via internet

Certains fournisseurs d'accès internet coupent la connexion internet après une certaine période d'inactivité. Cette coupure pouvait donc survenir à votre insu si, étant connecté à distance, vous arrêtiez de travailler sur COGILOG Gestion. Désormais même en cas d'inactivité, COGILOG Gestion permet de garder active la connexion à distance.

VERSION 10.3.1

Gestion des stocks, des produits à recevoir et des produits à livrer

Dans certaines activités commerciales, la connaissance du stock physique n'est pas suffisante. Il peut être intéressant de connaître l'état des produits commandés chez les fournisseurs et non encore reçus (produits à recevoir) ainsi que l'état des produits commandés par les clients et non encore livrés (produits à livrer). De nouvelles fonctionnalités permettent d'alimenter automatiquement ces quantités en fonction des différentes pièces commerciales clients et fournisseurs. Vous pourrez ainsi connaître facilement l'état des stocks, des produits à recevoir et des produits à livrer. Un nouveau guide “Gestion des stocks” est mis à votre disposition pour vous permettre d'utiliser au mieux ces nouvelles fonctionnalités.

Création des commandes fournisseurs

La nouvelle fonction “Créer les commandes fournisseurs” dans le menu “Exploitation” permet d'afficher le tableau récapitulatif des produits qui doivent être réapprovisionnés. Elle permet également de créer des bons de commande vers les fournisseurs de ces produits. Pour utiliser cette fonction, consultez le guide “Gestion des stocks” dans le menu Aide, paragraphe “Création des commandes fournisseurs”.

Historique des mouvements de stock

Si vous souhaitez conserver un historique détaillé des mouvements concernant le stock, vous pouvez aller dans le menu Données puis Options générales, cliquer sur Réglages généraux, puis cocher Enregistrer un historique détaillé. Ainsi pour toute opération qui modifie le stock (saisie d'une pièce commerciale, réapprovisionnement manuel du stock, modification de la fiche produit…), le logiciel enregistre la date, l'heure, la quantité de produits entrée ou sortie, le motif ainsi que le nom de la personne qui a enregistré cette opération. Vous pourrez consulter l'historique de ces opérations dans le menu Analyse puis Historique des mouvements du stock.

Tarif dégressif selon la quantité

Dans chaque fiche produit, vous avez maintenant la possibilité de définir des tarifs dégressifs en fonction de la quantité achetée par le client.

Par exemple, vous pouvez saisir un prix de base, un prix à partir de 10 produits achetés, un prix à partir de 20 produits achetés, un prix à partir de 50 produits achetés, etc… Cette dégressivité peut être différente d'un type de client à un autre, elle peut s'exprimer sous forme de tarif (ht ou ttc) ou bien de remise en %.

Pour utiliser cette fonction, consultez le guide “Produits” dans le menu Aide, paragraphe “Tarif dégressif selon la quantité”.

Encaissement des chèques

Lorsqu'un client règle une facture par chèque, le bouton “Encaisser” vous permet de saisir ce chèque dans le logiciel (date, montant, référence…). Désormais, vous pouvez également préciser le nom de la banque émettrice du chèque. Ainsi le nom de la banque sera mémorisé dans le logiciel et sera automatiquement imprimé sur le bordereau de remise en banque des chèques.

Vous avez également la possibilité de saisir le nom de la banque habituellement utilisée par le client dans sa fiche client, ainsi le logiciel proposera par défaut cette banque lorsque vous cliquerez sur le bouton “Encaisser”.

Dupliquer une pièce commerciale

Le bouton “Dupliquer” permet de créer facilement une nouvelle pièce commerciale en prenant une pièce commerciale déjà existante comme modèle. Désormais, cette fonction propose par défaut la date d'aujourd'hui pour la nouvelle pièce commerciale.

Consultation rapide de plusieurs pièces commerciales

Si vous souhaitez consulter ou modifier plusieurs pièces commerciales, vous pouvez double-cliquer sur la première pièce commerciale afin de l'ouvrir puis utiliser les flèches situées en bas à gauche de la fenêtre pour passer rapidement à la pièce commerciale suivante ou précédente. Au lieu de cliquer sur ces boutons, vous pouvez aussi presser ⌘ Flèche gauche ou ⌘ Flèche droite au clavier.

Suppression des anciens clients

Après plusieurs années d'utilisation, la liste des clients peut devenir très importante et certains utilisateurs avaient souhaité pouvoir supprimer facilement des clients disparus ou inactifs sans perdre pour autant les factures associées (ce qui aurait pour conséquence de fausser le chiffre d'affaires des années antérieures et l'impossibilité de les réimprimer). Cette suppression est maintenant possible, consultez pour cela le guide “Clients” dans le menu Aide, paragraphe “Suppression des anciens clients”.

Suivi des dossiers

Lors de l'impression de l'état de suivi des dossiers (qui permet par exemple de connaître les quantités restant à livrer à un client), le nom du client est désormais imprimé en gros dans le titre qui figure en haut de chaque page imprimée.

Pièces fournisseurs

Si vous utilisez fréquemment les pièces fournisseurs (pour créer des bons de commandes fournisseurs par exemple), vous pouvez attribuer des raccourcis-claviers à ces fonctions. Pour cela, dans le menu “COGILOG Gestion” choisissez “Préférences”, cochez la case “Afficher des raccourcis-claviers pour les pièces fournisseurs” puis consultez le menu “Pièces fournisseurs” afin de prendre connaissance des nouveaux raccourcis-claviers.

Codes postaux

Lorsque vous saisissez un code postal (dans une fiche client, devis, facture…), COGILOG Gestion vous propose automatiquement les localités qui correspondent à ce code postal. Le logiciel a été mis à jour avec les nouveaux codes postaux pour l'île de la Réunion.

Impression des logos en PDF ou EPS

Un problème concernant l'impression, avec Mac OS X 10.6 Snow Leopard, de certains logos PDF ou EPS sur les pièces commerciales a été corrigé.

Uniformisation des produits

Le bouton “Uniformiser” dans la liste des produits permet de modifier rapidement les réglages de plusieurs produits (pour vous éviter de modifier chaque produit un par un). Désormais, cette fonction permet de modifier les réglages concernant la gestion du stock. Elles vous permet aussi d'effacer, en une seule opération, les remises et tarifs dégressifs d'un ensemble de produits pour appliquer à la place les remises et tarifs dégressifs paramétrés dans la famille du produit.

Numéro IBAN

Vous avez la possibilité de saisir un RIB avec un préfixe IBAN dans les fiches clients et fournisseurs. Ensuite ce numéro peut être imprimé sur les pièces commerciales en utilisant le mot-clé ##préfixe iban##.

Mise en page des courriers de relance et des récapitulatifs clients

Lors de la mise en page des courriers de relance et des récapitulatifs clients, vous pouvez utiliser le mot-clé ##mode de paiement## si vous souhaitez imprimer sur les courriers de relance ou les récapitulatifs clients le mode de paiement habituellement utilisé par le client.

Mise en page des pièces commerciales

Lors de la mise en page des pièces commerciales, vous pouvez utiliser le mot-clé ##notes du client## si vous souhaitez imprimer sur les pièces commerciales les notes saisies dans la fiche du client.

Installation des logiciels sur une session non administrateur

Les logiciels COGILOG utilisent le moteur de base de données PostgreSQL qui nécessitait d'être installé par un utilisateur administrateur. Nous avons levé cette limitation, désormais vous avez la possibilité d'installer les logiciels sur une session non administrateur.

Sauvegarde de vos données COGILOG par internet

Le logiciel COGILOG Sauvegarde vous permet de sauvegarder automatiquement et régulièrement, en une seule opération, toutes vos données COGILOG. Pour une meilleure sécurisation, il vous est conseillé de copier ces sauvegardes sur un support que vous emportez à l'extérieur de l'entreprise. De nombreuses sociétés proposent des services de sauvegarde par internet. C'est une solution efficace qui peut être automatisée et vous éviter des manipulations de clés USB ou de disques durs externes.

Par exemple, la société Dropbox permet actuellement de sauvegarder gratuitement 2 Go de données sur internet ce qui est très largement suffisant pour vos données COGILOG. Vous pouvez paramétrer COGILOG Sauvegarde pour qu'il s'occupe automatiquement de vos sauvegardes avec Dropbox. Les explications détaillées sont disponibles dans le Guide Sauvegarde (dossier Applications / COGILOG / Compléments), paragraphe Sauvegarde sur internet. Ainsi COGILOG Sauvegarde enregistrera automatiquement chaque jour une première sauvegarde sur le disque dur de votre ordinateur ou votre serveur COGILOG puis une deuxième sauvegarde par internet chez la société Dropbox.

VERSION 10.3.0

Compatible Mac OS X 10.6 Snow Leopard

Cette version est compatible avec le nouveau système Mac OS X 10.6 (Snow Leopard) ainsi qu'avec Mac OS X 10.5 (Leopard), Mac OS X 10.4 (Tiger) et Mac OS X 10.3.9 (Panther).

Évolution du chiffre d'affaires

Comme un bon schéma vaut mieux qu'un long discours, vous avez maintenant la possibilité de visualiser graphiquement l'évolution du chiffre d'affaires et de le comparer avec les années précédentes.

Pour cela, choisissez Evolution du CA dans le menu Analyse. Le logiciel met à votre disposition 4 graphiques que vous pouvez librement personnaliser en double-cliquant dessus. Vous avez notamment la possibilité d'afficher le chiffre d'affaires ou la marge, choisir la période affichée (jour, semaine, mois, trimestre, année), comparer avec les années précédentes, comparer le chiffre d'affaires facturé avec le chiffre d'affaires des devis, afficher une courbe ou un histogramme, personnaliser les couleurs du graphique, etc…

Suivi des actions commerciales

Un nouveau bouton “Suivi” (situé en haut de la fiche des clients et fournisseurs) vous permet de suivre facilement les actions commerciales en visualisant d'un seul coup d'oeil l'historique des événements passés (appels téléphoniques, rendez-vous, etc…) et les actions commerciales programmées.

Vous avez la possibilité de programmer des actions commerciales que COGILOG Gestion affichera automatiquement sur votre écran à la bonne date lors de l'ouverture du logiciel.

Dans un contexte multi-utilisateurs, ce nouveau système vous permettra de transmettre facilement des informations à vos collègues.

Pour utiliser cette fonction, consultez le guide “Notes automatiques” dans le menu Aide.

Greffe du tribunal de commerce

Un nouveau bouton “Greffe” (situé en haut de la liste des clients ou fournisseurs) vous permet de consulter rapidement les informations concernant cette entreprise au greffe du tribunal de commerce. Pour utiliser cette fonction, consultez le guide “Clients” dans le menu Aide, paragraphe “Greffe”.

Transfert en comptabilité des remises en banque

Si vous possédez l'option Remises en banque pour COGILOG Gestion, vous avez désormais la possibilité de transférer en comptabilité les écritures correspondant aux remises en banque de chèques et de traites. Pour utiliser cette fonction, consultez le guide “Transfert en comptabilité” dans le menu Aide.

Import depuis le Carnet d'adresses de Mac OS X

COGILOG Gestion est capable d’importer des clients ou fournisseurs saisis dans le Carnet d’adresses de Mac OS X. Pour cela, ouvrez COGILOG Gestion, dans le menu Données choisissez Clients (ou Fournisseurs), ouvrez le Carnet d’adresses, sélectionnez les fiches souhaitées dans le Carnet d’adresses puis glissez-les vers la fenêtre des clients (ou fournisseurs) de COGILOG Gestion.

Export vers le Carnet d'adresses de Mac OS X

Si vous souhaitez recopier un client ou fournisseur saisi dans COGILOG Gestion pour l’ajouter dans le Carnet d’adresses de Mac OS X (pour le transférer sur un iPhone par exemple), ouvrez le Carnet d’adresses, ouvrez COGILOG Gestion, dans le menu Données choisissez Clients (ou Fournisseurs), sélectionnez la ou les fiches souhaitées, maintenez la touche ⌥ enfoncée (en bas à gauche du clavier), puis glissez ces fiches vers la fenêtre du Carnet d’adresses.

Import depuis un fichier vCard

COGILOG Gestion est capable d’importer des fichiers au format vCard (fichiers .vcf). Par exemple, si l’un de vos clients ou fournisseurs vous transmet sa carte de visite par e-mail au format vCard, vous pourrez l’importer directement dans COGILOG Gestion.

Pour cela, vous avez le choix entre deux méthodes :

- Dans le menu Fichier vous pouvez choisir Importer puis sélectionner le fichier vCard.

- Dans le menu Données vous pouvez choisir Clients (ou Fournisseurs), puis glisser le fichier vCard dans cette fenêtre.

Export au format vCard

COGILOG Gestion est capable d’exporter des clients ou fournisseurs au format vCard. Pour cela, dans le menu Données choisissez Clients (ou Fournisseurs), sélectionnez la ou les lignes souhaitées, maintenez la touche ⌥ enfoncée (en bas à gauche du clavier), puis glissez ces fiches vers le bureau. COGILOG Gestion créera un fichier vCard sur le bureau.

Noms et prénoms des contacts

Une nouvelle option vous permet de paramétrer la manière dont les noms des contacts sont affichés sur les pièces commerciales (devis, facture…). Par défaut, le logiciel affiche “M. DUPONT Pierre”. Si vous souhaitez modifier l'ordre pour afficher “M. Pierre DUPONT” ou “Pierre DUPONT” ou “DUPONT Pierre”, vous pouvez choisir Options générales dans le menu Données, cliquer sur Réglages généraux, puis modifier ce réglage. Ce réglage s'appliquera uniquement aux prochaines pièces commerciales créées.

Impression des adresses de livraison

Dans une pièce commerciale, si vous avez indiqué une adresse de livraison sans nom d'entreprise pour la livraison, alors COGILOG Gestion imprimera le nom de l'entreprise de facturation suivi de l'adresse de livraison.

Enregistrement rapide des pièces commerciales au format PDF

Pour enregistrer rapidement une pièce commerciale (devis, facture…) au format PDF, vous pouvez  maintenir la touche ⌥ enfoncée (en bas à gauche du clavier), puis glisser cette pièce commerciale depuis le tableau des pièces vers le bureau. COGILOG Gestion créera un fichier PDF sur le bureau.

Remarque : cette fonction nécessite Mac OS X 10.4 au minimum.

Filtres

De nombreuses fenêtres permettent de sélectionner rapidement des clients, fournisseurs ou produits au moyen de filtres que vous pouvez définir en fonction de vos besoins. Deux nouveaux critères (est vide, n'est pas vide) vous permettront de paramétrer plus facilement vos filtres.

Guides d'utilisation

Plusieurs guides ont été enrichis. N'oubliez pas de consulter les guides d'utilisation dans le menu Aide si vous souhaitez exploiter au maximum les possibilités offertes par votre logiciel.

VERSION 10.2.9

Filtrage des listes

Dans de nombreuses fenêtres, les champs de recherche ovales vous permettent de taper quelques lettres pour retrouver rapidement un client, un produit ou une facture. Désormais la recherche s'effectue sans distinguer les minuscules, majuscules et accents.

De plus, lorsque le logiciel trouve plusieurs clients, produits ou factures, vous pouvez utiliser les flèches au clavier (flèche vers le haut et flèche vers le bas) pour choisir la ligne souhaitée. Ensuite il suffit de presser la touche Retour pour ouvrir la fiche sélectionnée. Cela évite d'utiliser la souris.

Pénalités applicables en cas de retard de paiement

Depuis le 1er janvier 2009, les pénalités qui s'appliquent en cas de retard de paiement d'un client ne peuvent être inférieures à 3 fois le taux de l'intérêt légal.

Pour vous mettre en conformité avec la réglementation, vous pouvez imprimer par exemple en bas de vos factures et devis, la mention “Pas d'escompte en cas de paiement anticipé. En cas de retard de paiement, les sommes dues porteront intérêt, à compter de la date d'échéance, à un taux égal à 3 fois le taux de l'intérêt légal”.

Pour cela, choisissez “Format des pièces commerciales” dans le menu “Données”, double-cliquez sur un format, cliquez sur “Mise en page” (en haut à gauche) puis modifiez le texte en bas de la page. Nous vous conseillons de modifier ce texte sur tous vos formats de pièces commerciales.

Calcul automatique des pénalités

Si vous souhaitez que COGILOG Gestion calcule automatiquement le montant des pénalités en cas de retard de paiement d'un client, afin de faire figurer ces pénalités sur les courriers de relance adressés aux clients, vous pouvez aller dans le menu “Aide”, choisir “Relances clients”, puis consulter le paragraphe “Pénalités de retard”.

Personnalisation de la présentation des tableaux

Dans la plupart des fenêtres, le bouton “Affichage” (en haut à droite) vous permet de personnaliser les colonnes affichées. Désormais ces réglages sont mémorisés entreprise par entreprise et peuvent donc être différents d'une entreprise à une autre.

En contrepartie, après avoir installé cette mise à jour, vous devrez paramétrer une nouvelle fois la présentation des fenêtres pour les mémoriser.

Personnalisation des récapitulatifs clients et fournisseurs

Le tableau imprimé sur les récapitulatifs clients et fournisseurs peut être personnalisé. Vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes, modifier l'ordre des colonnes, modifier la largeur des colonnes, choisir l'alignement des colonnes, etc... Dans le menu “Données” vous pouvez choisir “Formats des récapitulatifs” afin de modifier la mise en page des récapitulatifs clients et fournisseurs.

Personnalisation des courriers de relance

Le tableau imprimé sur les courriers de relance peut être personnalisé. Vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes, modifier l'ordre des colonnes, modifier la largeur des colonnes, choisir l'alignement des colonnes, etc... Par exemple, vous pouvez rappeler dans ce tableau la référence de la commande du client, le nombre de jours de retard, la dernière date de relance, le montant des pénalités, etc... Pour cela, allez dans le menu Données, Format des courriers de relance.

Tableau des factures

Dans le tableau des factures (menu Pièces Clients, Factures), vous pouvez afficher des colonnes supplémentaires indiquant la date de création de la fiche client, la dernière date de relance de chaque facture ainsi que les pénalités de retard pour chaque facture. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton Affichage (en haut à droite) puis cocher les colonnes souhaitées.

Commercial par défaut

Pour définir le commercial attribué par défaut aux nouveaux clients, vous pouvez choisir “Catégories de clients” dans le menu “Données” puis définir un commercial par défaut pour chaque catégorie de clients.

Présentation des pièces commerciales

Pour imprimer le nom et prénom du commercial sur les pièces commerciales, vous pouvez utiliser les nouveaux mots-clés :

- ##nom du commercial## pour imprimer le nom du commercial.

- ##prénom du commercial## pour imprimer le prénom du commercial.

Pour imprimer la date d'échéance sur les factures, vous avez le choix entre 2 mots-clés :

- Le mot-clé ##échéance## permet d'écrire par exemple “Échéance : 15/08/2009”

- Le mot-clé##échéance date## permet d'écrire uniquement la date, par exemple “15/08/2009”

Pour imprimer le numéro de la page sur les pièces commerciales, vous avez le choix entre 2 mots-clés :

- Le mot-clé ##page## imprime le numéro de la page uniquement si le document comporte plusieurs pages, par exemple “Page 1 sur 3”.

- Le mot-clé ##toujours page## imprime toujours le numéro de la page, même si le document ne comporte qu'une page, par exemple “Page 1 sur 1”.

Remise en banque

Dans la fenêtre permettant d'enregistrer une remise en banque (chèques, traites ou virements), vous avez désormais la possibilité d'afficher les références des encaissements en cliquant sur “Affichage” (en haut à droite). Vous avez également la possibilité de cliquer sur les titres des colonnes pour trier le tableau des chèques, traites ou virements.

Valeur unitaire du stock

Lors de la saisie d'un nouveau produit, le logiciel recopie automatiquement le prix d'achat dans la rubrique valeur unitaire du stock si cette rubrique n'est pas déjà renseignée.

Prix d'achat fournisseur

Lors de la saisie d'un prix d'achat sur le panneau “Fournisseurs” de la fiche produit, le logiciel recopie automatiquement ce prix d'achat sur le premier panneau de la fiche produit si cette rubrique n'est pas déjà renseignée.

Export en comptabilité

Certaines versions du logiciel de comptabilité Quadratus sont limitées à 5 caractères pour les numéros de pièces. Dans ce cas, COGILOG Gestion exporte la fin du numéro de la facture. Par exemple, la facture F090142 sera exportée dans Quadratus avec le numéro 90142.

COGILOG Gestion permet également d'exporter les écritures comptables aux formats Ciel PC ximport et Ciel PC enrichi.

COGILOG Sauvegarde

Le guide d'utilisation de COGILOG Sauvegarde a été mis à jour. Vous pouvez consulter ce guide dans le dossier Applications puis COGILOG puis Compléments puis Guide Sauvegarde. Ce guide vous indique les étapes à suivre pour sauvegarder vos données et mettre ces sauvegardes en lieu sûr.

VERSION 10.2.8

Délais de paiement

A compter du 1er janvier 2009, le délai de paiement des factures ne peut dépasser 60 jours nets ou 45 jours fin de mois (loi de modernisation de l'économie du 4 août 2008).

Pour faciliter la modification des délais de paiement, vous pouvez utiliser le bouton Uniformiser (en haut de la liste des clients ou fournisseurs). Celui-ci vous permet désormais de modifier rapidement les délais de paiement de l'ensemble de vos clients ou fournisseurs.

Impression des adresses de livraison

Dans le format des pièces commerciales, de nouveaux mots-clés sont à votre disposition pour imprimer les adresses de livraison : 

• Les mots-clés ##nom livraison## et ##adresse livraison## permettent d'imprimer l'adresse de livraison si la pièce commerciale comporte une adresse de livraison.

• Les mots-clés ##nom livraison/facturation## et ##adresse livraison/facturation## permettent d'imprimer l'adresse de livraison ou à défaut l'adresse de facturation.

Impression du montant payé et du solde

Dans le format des pièces commerciales, de nouveaux mots-clés sont à votre disposition pour imprimer le montant déjà payé et le solde restant à payer.

Ces informations peuvent apparaître dans les totaux en bas de la facture ou n'importe où sur la facture.

Déclaration d'échange de biens

Le code régime des déclarations d'échange de biens en import est automatiquement prérempli à 11. Vous pouvez également exclure certains produits de la DEB (par exemple les frais de port), en saisissant 0 (zéro) dans le code DEB de la fiche du produit.

Autres améliorations

Diverses améliorations ont été apportées au transfert en comptabilité vers COGILOG Compta ou Sage, à l'affichage du tableau des pièces commerciales, etc…

VERSION 10.2.7

Évolution du chiffre d'affaires

La commande Évolution du CA du menu Analyse permet désormais d'afficher le chiffre d'affaires par type de pièce commerciale. C'est ainsi que vous pourrez facilement visualiser le chiffre d'affaires facturé, le chiffre d'affaires livré, le chiffre d'affaires commandé, etc…

Transformation des pièces

Lors de la transformation d'une pièce commerciale en une autre (par exemple un devis en facture), le logiciel peut insérer automatiquement, au début de la nouvelle pièce, une phrase d'en-tête (pour rappeler par exemple le nom et le numéro de la pièce d'origine).

Cette phrase d'en-tête est librement personnalisable (dans le menu Données, Options générales, Transformation) et elle peut désormais comporter plusieurs lignes.

Présentation des pièces commerciales

De nouvelles rubriques sont disponibles pour être imprimées sur les pièces commerciales : nom, téléphone, fax, e-mail et adresse du commercial (menu Données, Format des pièces commerciales).

Pièces adressées à un client

Dans chaque fiche client, vous pouvez consulter les pièces qui concernent ce client (factures, devis…). Un nouveau menu vous permet de sélectionner toutes les pièces, les pièces en cours ou les pièces archivées.

Import de produits

Lors de l'import de produits à partir d'un tableau Excel, vous pouvez maintenant importer le code DEB (Déclaration d'Échange de Biens) de chaque produit. Un modèle d'import se trouve dans le dossier Applications/COGILOG/COGILOG Gestion/Import/ModèleProduits.

Corrections diverses

Cette nouvelle version corrige également une inversion entre le mode de facturation ttc et intracom dans la fiche client. Elle réactive aussi le bouton E-mail dans la fenêtre de visualisation des pièces commerciales.

VERSION 10.2.6

Envoi par e-mail

Toutes les pièces commerciales (devis, factures, bons de commande…) peuvent être envoyées par e-mail. Désormais, vous pouvez personnaliser le titre de l’e-mail ainsi que le texte qui accompagne la pièce commerciale envoyée par e-mail. Pour cela, consultez le guide “Mise en page” dans le menu “Aide” au paragraphe “Envoi par e-mail”.

Plan d'accès

Dans la liste des clients et des fournisseurs et de toutes les pièces commerciales (devis, factures, …), vous pouvez cliquer sur une ligne puis sur le nouveau bouton “Plan d'accès” afin d'afficher un plan de la ville ou un itinéraire pour aller chez ce client ou fournisseur avec Google Maps.

Lignes de sous-totaux

Lors de la saisie des pièces commerciales (factures, devis…), vous pouvez ajouter des lignes de sous-totaux en cliquant sur le bouton “Sous-total” (qui se trouve au milieu de la fenêtre). Cela permet de créer plusieurs paragraphes avec des sous-totaux pour chaque paragraphe. Vous pouvez modifier librement le libellé, le style, la taille et la couleur de chaque sous-total.

Prix et facturation en ttc

Dans les fiches produits, vous pouvez fixer des prix de vente ttc afin d'obtenir exactement le prix ttc que vous souhaitez. Ce mode de calcul est utile si vous commercialisez des produits ou services à des particuliers et si vous souhaitez obtenir des prix ttc ronds. Dans ce cas, lorsque vous créez un nouveau client ou une nouvelle facture, il convient de choisir le mode de facturation “Mode TTC”. Pour plus d'information, consultez le guide “Clients” dans le menu “Aide” au paragraphe “Mode de facturation TTC”.

Rubriques personnalisables

Des rubriques personnalisables ont été ajoutées dans les fiches clients, fournisseurs et pièces commerciales. Elles sont à votre disposition pour enregistrer des informations complémentaires. C'est ainsi, que selon votre activité, vous pourrez utiliser ces rubriques pour enregistrer un numéro de contrat, une date de fin de contrat, un numéro de dossier, des horaires de livraison, un mode de livraison, etc… Ces informations peuvent ensuite être imprimées sur les pièces commerciales (factures, devis, bons de livraison…). Pour cela, consultez le guide “Pièces commerciales” dans le menu “Aide” au paragraphe “Rubriques personnalisables”.

Notes

Dans chaque pièce commerciale, vous pouvez saisir des notes en cliquant sur le bouton Notes (qui se trouve en bas de la fenêtre). Les notes ne sont pas limitées en longueur. Vous pouvez aussi bénéficier du système de correction orthographique en actionnant la commande Orthographe du menu Édition. Si vous le souhaitez, ces informations peuvent également être imprimées sur certaines pièces commerciales.

Pour repérer facilement les pièces commerciales qui comportent des notes (factures, devis…), vous pouvez afficher une colonne dans la liste des pièces en cliquant sur le bouton “Affichage” puis en cochant “Notes (icône)”. Dans ce cas, le logiciel affichera une petite icône avec une note rouge en face des pièces qui comportent des notes.

Pour accéder facilement aux notes, vous pouvez également ajouter un bouton “Notes” dans la barre de boutons qui se trouve en haut de la liste des pièces commerciales. Ce bouton “Notes” est affiché en jaune lorsque la pièce sélectionnée ne comporte pas de notes et en rouge lorsque la pièce sélectionnée comporte des notes.

Commentaires

Lors du choix du client ou du fournisseur pour une pièce commerciale, vous pouvez agrandir la fenêtre afin de faire apparaître un nouveau champ “Commentaires” en dessous de l’adresse de livraison. Cette zone est à votre disposition. Les commentaires ne sont pas limités en longueur. Vous pouvez, si vous le souhaitez, imprimer ces commentaires sur les pièces commerciales.

Déclaration d'échange de biens

COGILOG Gestion permet d'imprimer automatiquement une DEB (déclaration d'échange de biens) pour la douane :

•  Lors de ventes vers un état membre de la Communauté Européenne (obligatoire dès le premier euro).

• Lors d'achats dans un état membre de Communauté Européenne (obligatoire à partir de 150 000 € d'achats par an).

Pour cela, consultez le guide “Analyse” dans le menu “Aide” au paragraphe “Déclaration d'échange de biens (DEB)”.

Relances par courrier traditionnel

COGILOG Gestion permet d'imprimer des courriers de relance (menu Exploitation, Relances clients). Si vous souhaitez relancer uniquement certains clients, vous avez deux possibilités :

• Sélectionner les clients à relancer puis cliquer sur “Imprimer les courriers de relance”.

• Sélectionner les clients qui ne doivent pas être relancés, cliquer sur “Effacer”, puis cliquer sur “Imprimer les courriers de relance”.

Pour sélectionner plusieurs clients, vous pouvez maintenir la touche ⌘ ou ⇧ enfoncée.

Relances par courrier électronique

Pour adresser les courriers de relance par e-mail, vous pouvez cliquer sur le bouton “Envoyer les courriers par e-mail” (en haut de la fenêtre). Dans ce cas, COGILOG Gestion affichera à l’écran autant d’e-mails que de clients à relancer. Vous pourrez vérifier ces e-mails puis confirmer leur envoi. Vous avez également la possibilité de personnaliser le titre de l'e-mail ainsi que le texte qui accompagne le courrier de relance. Pour cela, consultez le guide “Relances” dans le menu “Aide” au paragraphe “Envoyer les courriers de relance par e-mail”.

Évolution du chiffre d'affaires

Vous pouvez afficher l’évolution du chiffre d’affaires par année, trimestre, mois, semaine ou jour en utilisant la fonction Évolution du CA dans le menu Analyse. 

Avec cette nouvelle version, COGILOG Gestion affiche par défaut le chiffre d'affaires de l'année en cours comparé au chiffre d'affaires de l'année précédente ainsi que la variation en pourcentage.

Cette fenêtre est personnalisable, vous pouvez cliquer sur le bouton Affichage (en haut à droite) pour afficher la marge réalisée, afficher le chiffre d'affaires cumulé mois après mois, effectuer une comparaison avec les années précédentes (jusqu'à 10 années), etc…

Historique détaillé

Pour connaître l'historique d'un client et voir la liste des produits précédemment achetés par ce client, vous pouvez choisir Historique détaillé clients dans le menu Analyse, choisir la période puis le client. Ainsi le logiciel affichera un tableau indiquant en détail la liste des produits achetés par ce client. 

Vous pouvez également utiliser cette fonction afin d'afficher la liste de tous les produits vendus au cours d'une période (tous clients confondus), la liste des produits commandés à un fournisseur, etc…

Pour réaliser des statistiques ou des graphiques dans un tableur (Excel, Numbers, OpenOffice…), vous pouvez cliquer sur Copier (en haut à gauche de la fenêtre), ouvrir le tableur, puis coller ces données.

Modification du numéro des pièces commerciales

Une nouvelle fonction, disponible dans le menu Exploitation, vous permet de modifier facilement le numéro d'une pièce commerciale.

Transformation des pièces commerciales

Lors de la transformation d'une pièce commerciale (pour transformer un bon de commande en bon de livraison par exemple), deux nouvelles options sont disponibles :

• Supprimer les produits dont la quantité est égale à zéro

• Regrouper les produits dont le code, le libellé et le prix sont identiques

Si vous avez défini des rubriques personnalisables (numéro de contrat, horaire de livraison…), ces rubriques seront également recopiées dans la nouvelle pièce ce qui vous permettra de gagner du temps :

• Lorsque vous transformez une pièce client vers une autre pièce client (devis vers facture par exemple), toutes les rubriques personnalisables sont recopiées dans la nouvelle pièce .

• Lorsque vous transformez une pièce client vers une pièce fournisseur (devis client vers commande fournisseur par exemple), le logiciel recopie toutes les rubriques personnalisables qui portent des noms identiques entre les deux types de pièce.

Mise à jour des prix

Si vous avez créé un devis ou un bon de commande pour un client il y a quelques mois et si le client vous recontacte afin de réactualiser ce devis pour connaître vos nouveaux tarifs, vous pouvez ouvrir le devis original qui avait été adressé au client, sélectionner les produits, faire un clic droit puis choisir “Mettre à jour le libellé et prix à partir de la fiche produit”. Ainsi COGILOG Gestion recopiera les nouveaux libellés et tarifs qui figurent dans chaque fiche produit afin de mettre à jour le devis.

Si vous utilisez fréquemment cette fonction, vous pouvez cliquer sur le bouton ovale blanc (en haut à droite de la fenêtre) pour personnaliser la barre d’outils afin d’ajouter le bouton “Maj libellé et prix” dans la barre d’outils.

Impression des quantités restant à livrer

Lors de l'impression des bons de livraison, vous pouvez imprimer différentes colonnes afin de détailler les quantités commandées, livrées et restant à livrer. Dans ce cas, le logiciel compare les quantités qui figurent sur le bon de commande original et les quantités qui figurent sur les bons de livraison. Pour cela, consultez le guide “Mise en page” dans le menu “Aide” au paragraphe “Impression des quantités sur les bons de livraison”.

Impression du stock actuel

Vous pouvez imprimer votre stock actuel sur les pièces commerciales. C'est utile si vous imprimez des bons de fabrication ou des bons d'expédition qui sont utilisés en interne et qui ne sont pas adressés aux clients par exemple. Pour cela, ouvrez le format de la pièce commerciale, cliquez sur “Tableau”, puis cliquez sur “Ajouter” pour ajouter la colonne “Stock actuel”.

Impression des libellés des produits sur les pièces commerciales

Lorsque le libellé d'un produit est trop long pour être imprimé dans la colonne “Désignation”, le logiciel ajoute automatiquement des lignes supplémentaires afin d'imprimer le libellé du produit sur plusieurs lignes.

Impression des lignes de texte sur les pièces commerciales

Lorsqu'une ligne de texte est trop longue pour être imprimée dans la colonne “Désignation”, le logiciel peut soit ajouter des lignes supplémentaires, soit utiliser la largeur complète du tableau pour imprimer ce commentaire. Pour choisir ce réglage, consultez le guide “Mise en page” dans le menu “Aide” au paragraphe “Retour à la ligne automatique lors de l'impression”.

Mise en page des pièces commerciales

Plusieurs nouvelles options sont disponibles pour mettre en page les pièces commerciales :

•  Vous pouvez modifier l'interligne dans le tableau des produits afin d'espacer les produits.

• Si la pièce commerciale nécessite plusieurs pages, vous pouvez modifier la phrase “… suite page suivante …” qui s'imprime en bas du tableau. 

• Par défaut, le logiciel imprime un tableau détaillé avec les bases, taux et montants de TVA. Si vous ne souhaitez pas imprimer ce tableau détaillé, vous pouvez le supprimer.

Pour effectuer ces réglages, allez dans le menu “Données” puis “Format des pièces commerciales”, double-cliquez sur le format, puis cliquez sur “Réglages avancés”.

Vous pouvez imprimer sur les pièces commerciales les rubriques personnalisables saisies dans les fiches clients, fiches fournisseurs, pièces clients et pièces fournisseurs. Vous pouvez également imprimer les commentaires et notes saisis dans les pièces en utilisant les mots-clés ##notes## et ##commentaires##.

Si vous souhaitez imprimer le nom de l'entreprise en gras et l'adresse de livraison en style normal, vous pouvez utiliser le mot clé ##nom livraison## afin d'imprimer le nom de l'entreprise en gras, puis utiliser le mot clé ##adresse livraison## afin d'imprimer l'adresse de livraison en style normal.

Envoi par fax

Si votre ordinateur ne possède pas de modem permettant d’envoyer des fax, certains fournisseurs d’accès internet permettent d’envoyer des fax gratuitement. Par exemple, avec Free vous pouvez télécharger sur internet les logiciels FreeboxFax ou qFreeFax afin d’envoyer des fax. Dans ce cas, le bouton Faxer qui se trouve dans COGILOG Gestion vous permettra d’envoyer par fax n’importe quelle pièce commerciale (facture, devis…) en utilisant FreeboxFax ou qFreeFax. Vous pourrez presser ⌘ V pour coller le numéro de fax du client ou fournisseur, ce qui vous évite de le saisir manuellement.

Transfert depuis Ciel Gestion™

Lors de l'import des données issues de Ciel Gestion™, la liste des prospects est importée. Pour cela, consultez le guide “Transfert depuis un autre logiciel” dans le menu “Aide”.

Transfert en comptabilité au format Coala™

Les écritures comptables de ventes et d'encaissements peuvent être exportées au format Coala™ qui s'ajoute aux formats déjà pris en compte (COGILOG Compta™, Météor™, Sage™, Ciel™, EBP™, Compt'Up™, Quadratus™, Cegid Sisco II™ et Cador™).

Nouveaux guides d'utilisation

Si vous souhaitez utiliser les nouveautés apportées par cette mise à jour, vous pouvez consulter les nouveaux guides d'utilisation dans le menu “Aide” qui ont été revus et enrichis.

VERSION 10.2.5

Nouveau moteur de base de données

COGILOG Gestion est bâti sur le célèbre moteur de base de données PostgreSQL, un gage de professionnalisme, de puissance et de pérennité. Cette mise à jour est techniquement importante car elle vous permettra de bénéficier de la dernière version du moteur de base de données PostgreSQL 8.3. Cette mise à jour apporte une amélioration des performances ainsi que de nouvelles possibilités d'évolutions. L'installation de cette mise à jour sera plus longue que les mises à jour habituelles (compter 10 à 30 minutes sur le serveur), il ne faut surtout pas l'interrompre.

Quantité par défaut

Dans la fiche de chaque produit, une nouvelle rubrique “Quantité” vous permet d'indiquer la quantité utilisée par défaut lors de la création d'une pièce commerciale. Par exemple, pour un produit habituellement vendu par 3, indiquez 3 dans cette rubrique.

Vous pouvez également créer un produit pour mémoriser un libellé ou une phrase type à inclure sur les pièces commerciales. Dans ce cas, indiquez 0 dans la rubrique quantité.

Fenêtre affichée à l'ouverture du logiciel

Dans les préférences, vous pouvez régler le logiciel pour qu'il affiche la liste des clients, fournisseurs, produits, ou pièces commerciales (factures, devis, bons de livraison…) à l'ouverture du logiciel.

Responsables par domaine

Si vous gérez plusieurs entreprises avec les logiciels COGILOG, vous pouvez définir un responsable pour chaque entreprise et chaque domaine (comptabilité, paye, etc…) dans le menu Fichier, Modifier l'entreprise.

Vous pourrez ensuite retrouver cette information dans le menu Fichier, Liste des entreprise afin d'avoir une vue d'ensemble des entreprises et de leurs responsables. L'introduction de cette notion permettra également le développement de futures fonctionnalités de type tableau de bord.

Gestion des entreprises

Si vous gérez plusieurs entreprises avec les logiciels COGILOG, vous disposez maintenant d'une fenêtre de présentation des entreprises (dans le menu Fichier, Liste des entreprise) avec de nouvelles possibilités de filtrage (par exemple : régime fiscal, régime impôt, régime TVA, centre des impôts, comptabilité verrouillée ou pas, nom du responsable, etc…). Vous pourrez également créer vos propres filtres.

Autres améliorations

Des améliorations ont été apportées dans l'analyse des ventes, les courriers de relance, les comptes bancaires, le calcul des prix d'achat fournisseur, l'affichage de la dernière date de facture des clients, etc…

VERSION 10.2.3

Filtrage des listes

En haut de la plupart des fenêtres, un champ ovale permet de filtrer les listes. Vous connaissez probablement cette fonction qui permet de trouver rapidement un client, un produit, une facture, etc… Cette nouvelle version vous permettra de créer directement vos propres filtres. Vous pourrez ainsi filtrer les listes en fonction de critères de votre choix comme par exemple filtrer les factures en fonction du nom du commercial ou du mode de paiement proposé, filtrer les produits en fonction du fournisseur, filtrer les clients en fonctions de la date de la dernière facture ou du solde restant dû, etc.

Vous pouvez également combiner plusieurs critères, bref avec cette nouvelle version vous pourrez créer facilement des filtres parfaitement adaptés à vos besoins et à votre façon de travailler.

Accélération du filtrage

Si vous travaillez souvent en accès distant (via internet) ou si vous manipulez de grands volumes d'informations avec un serveur un peu ancien, un nouveau mode de filtrage permet d'accélérer notablement celui-ci. En effet habituellement le filtrage se déclenche dès la première frappe, or celle-ci fait remonter un grand nombre d'informations d'où un ralentissement de l'affichage.

Vous pouvez désormais régler le déclenchement du filtrage à un nombre de caractères saisis et obtenir ainsi une plus grande réactivité même si vous travaillez sur de grands volumes d'informations. Pour cela, vous pouvez aller dans le menu “COGILOG Gestion” puis “Préférences” puis “Réglages avancés”.

Gestion des notes

Dans chaque fiche client, fournisseur et produit vous pouvez saisir des notes (qui ne sont pas limitées en longueur). Dans la liste des clients, fournisseurs et produits, le bouton “Notes” vous permet d'accéder rapidement aux notes. Ce bouton “Notes” est affiché en jaune lorsque le client sélectionné ne comporte pas de notes et en rouge lorsque le client sélectionné comporte des notes.

Pour repérer facilement les clients qui comportent des notes, vous pouvez afficher une colonne dans la liste des clients en cliquant sur le bouton “Affichage” puis en cochant “Notes (icône)”. Dans ce cas, le logiciel affichera une petite icône avec une note rouge en face des clients qui comportent des notes. De même dans la liste des fournisseurs et produits.

De même dans la fenêtre de saisie des factures, vous pouvez afficher cette colonne pour repérer les clients ou les produits qui comportent des notes. Il suffit de cliquer sur “Affichage” puis cocher “Notes (icône)”. Dans ce cas, le logiciel affichera une petite icône avec une note rouge en face des clients ou produits qui comportent des notes. Pour ouvrir les notes associées à un client ou à un produit, il suffit de double-cliquer sur ces petites icônes qui représentent des notes.

Liste des clients

Dans le menu “Données” puis “Clients”, vous pouvez afficher le solde correspondant à chaque client et la date de sa dernière facture en cliquant sur le bouton “Affichage” (en haut à droite de la fenêtre) puis en cochant les cases appropriées. Cela permet par exemple de trier les clients en fonction de la date de leur dernière facture.

Délais de paiement

Dans chaque fiche client, vous pouvez indiquer un délai de paiement. Ces options ont été enrichies. Le logiciel propose différents modes de calcul : paiement à réception, paiement à n jours, paiement en fin de mois, paiement à n jours en fin de mois, paiement le n du mois suivant, paiement à n jours le n du mois suivant.

Liste des clients affectés à un commercial

Pour afficher la liste des clients affectés à un commercial, vous pouvez choisir “Commerciaux” dans le menu “Données”, cliquer sur le commercial, puis sur le bouton “Clients”.

Modification rapide de l'ensemble des prix

Dans le menu “Données” puis “Produits”, le bouton “Modifier les prix” permet de modifier rapidement les prix de vente de tous les produits en appliquant une formule de calcul. Par exemple, pour augmenter tous les prix de 5 %, il suffit de saisir “prix*1,05” puis valider. Pour augmenter de 5 % les prix inférieurs à 1000 euros et de 3 % les autres, il suffit de saisir “si (prix < 1000 ; prix*1,05 ; prix*1,03)”.

Saisie de la marge dans la fiche produit

Dans la fiche de chaque produit, vous pouvez soit saisir la marge en pourcentage sur le prix d'achat, soit la marge en pourcentage sur le prix de vente. Il suffit de cliquer sur l'une de ces rubriques pour la rendre éditable. Par exemple, vous pouvez saisir 100 euros en prix d'achat, saisir 15 % en marge sur le prix d'achat, puis cliquer sur la calculatrice qui se trouve à droite du prix de vente afin que le logiciel calcule automatiquement votre prix de vente : 115 euros.

Adresse de livraison

Lorsque vous créez une nouvelle facture, vous pouvez saisir une adresse de facturation et une adresse de livraison. A droite de l'adresse de livraison, un bouton vous permet de choisir : aucune adresse de livraison, recopier l'adresse de facturation, ou l'une des 3 adresses de livraison enregistrées dans la fiche du client.

Transfert en comptabilité pour les produits soumis à plusieurs taux de TVA (BTP notamment)

Dans le secteur du BTP, par exemple, un même produit peut être facturé avec un taux de TVA égal à 19,6 % (travaux neufs) ou avec un taux de TVA égal à 5,5 % (rénovation). Dans ce cas, vous pouvez éviter de doubler l'ensemble de vos produits dans COGILOG Gestion en utilisant un numéro de compte paramétrable. Pour utiliser cette méthode, consultez le guide “Transfert en comptabilité” dans le menu “Aide”, paragraphe “Cas où un produit est soumis à plusieurs taux de TVA”.

Affichage des encaissements

La commande “Afficher les encaissements clients” du menu “Exploitation” permet de visualiser tous les encaissements précédemment enregistrés. Un nouveau menu situé en haut de cette fenêtre, vous permet d'afficher uniquement les encaissement d'un type précis (chèques, cartes bancaires, etc…).

Supprimer un encaissement

En cas d'erreur de saisie, il existe 2 méthodes pour supprimer un encaissement :

- Dans le menu “Exploitation”, vous pouvez choisir “Afficher les encaissements”, cliquer sur l'encaissement, puis sur “Supprimer”.

- Dans la liste des factures, vous pouvez cliquer sur la facture, cliquer sur “Paiements” (en haut de la fenêtre), cliquer sur l'encaissement puis sur “Supprimer”.

Encaisser plusieurs factures

La commande “Encaisser plusieurs factures clients” du menu “Exploitation” permet d'encaisser plusieurs factures. Dans cette fenêtre, vous pouvez cliquer sur le nouveau bouton “Tout remplir” pour éviter de saisir manuellement le montant de chaque facture payée.

Mise en page des pièces commerciales

La commande “Format des pièces commerciales” du menu “Données” permet de modifier la mise en page des factures, devis, bons de commande, etc… Plusieurs nouvelles options sont à votre disposition afin de :

- régler l'interligne du texte (pour imprimer l'adresse du client avec un interligne plus espacé par exemple)

- choisir l'alignement de chaque colonne (pour cadrer les prix unitaires à droite et les quantités à gauche par exemple)

- régler le nombre de décimales imprimées dans chaque colonne (pour saisir par exemple des prix unitaires avec 4 décimales dans COGILOG Gestion et les imprimer ensuite avec 2 décimales sur les factures)

- tronquer automatiquement les décimales (le logiciel supprimera les zéros non significatifs, au lieu d'imprimer 1,750 il imprimera 1,75 et au lieu d'imprimer 2,000 il imprimera 2)

- imprimer dans le tableau des produits, le nom de la famille correspondant à chaque produit

- imprimer en bas de la facture la remise générale, l'escompte ou l'acompte avec un signe négatif

- imprimer sur la facture le montant net à payer et le solde en deux parties (afin d'imprimer les unités à un endroit et les centimes à un autre endroit)

Nouveaux guides d'utilisation

Si vous souhaitez utiliser les nouveautés apportées par cette mise à jour, consultez les nouveaux guides d'utilisation dans le menu “Aide” qui, la plupart, ont été revus et enrichis.

VERSION 10.2.2

Accélération de l'affichage en accès distant

COGILOG Gestion est un logiciel multi-utilisateurs qui permet également de travailler à distance via une liaison internet. Grâce à l'option Accès Distant, vous pouvez ainsi accéder à vos devis, factures, etc… en étant à l'extérieur de votre entreprise.

Dans ce cas, si vous gérez une liste très importante de produits, vous pouvez demander au logiciel de limiter l’affichage aux 200 premiers produits par exemple afin d’accélérer l’affichage. Ainsi le logiciel n’aura pas besoin de télécharger la liste complète de tous les produits quand vous travaillerez en accès distant. De même, vous pouvez limiter l’affichage des clients et fournisseurs afin d’accélérer l’affichage. Pour cela, ouvrez COGILOG Gestion, choisissez Préférences dans le menu COGILOG Gestion, puis cochez les cases souhaitées.

Envoi par e-mail avec Mail ou Entourage

COGILOG Gestion permet l'envoi direct des pièces commerciales (devis, factures…) par e-mail avec Mail ou Entourage. Vous pouvez choisir le logiciel que vous souhaitez utiliser dans le menu “COGILOG Gestion” puis “Préférences”.

Si vous souhaitez envoyer une pièce commerciale à plusieurs destinataires, vous pouvez indiquer les adresses e-mails des différents destinataires dans le champ “E-mail” des factures, devis, fiches clients, etc… en séparant ces adresses par des virgules.

Envoi par fax

La fonction qui permet d'envoyer des pièces commerciales par fax a été améliorée pour Mac OS X 10.5 Leopard.

Imprimer le nom de la personne qui a créé le devis

Vous pouvez imprimer sur les pièces commerciales (devis, factures…) le nom de la personne qui a créé ou modifié la pièce commerciale. Par exemple, sur les devis vous pouvez imprimer le nom, le téléphone, le fax et l'e-mail de la personne qui a créé ce devis.

Pour cela, dans le menu “Données” choisissez “Formats des pièces commerciales”, puis utilisez le mot-clé ##utilisateur nom## par exemple.

Nouveaux codes APE

La nomenclature des codes APE (NAF) a été modifiée. Vous avez déjà reçu ou vous allez bientôt recevoir le nouveau code APE. Vous pouvez saisir ce nouveau code APE dans la fiche de l'entreprise (choisir “Modifier l'entreprise” dans le menu “Fichier”) ainsi que dans la fiche de l'établissement (choisir “Établissements” dans le menu “Données”).

Transfert de clients depuis Cadratin

Les fonctions permettant de transférer des clients depuis le logiciel Cadratin (logiciel de devis utilisé dans les imprimeries) vers COGILOG Gestion ont été améliorées. Dans la version précédente, les nouveaux clients créés à partir de Cadratin se voyaient attribués des paramètres de relance vides donc ces clients n'étaient jamais relancés. Une nouvelle option dans Cadratin permet désormais de demander à COGILOG Gestion de créer les nouveaux clients en utilisant les délais de relance de leurs catégories.

Commandes partiellement livrées, bons de livraisons partiellement facturés, etc…

Pour savoir si une commande a été entièrement livrée ou partiellement livrée, vous pouvez cliquer sur le bon de commande puis sur le bouton “Suivi” (en haut de la fenêtre). Dans cette nouvelle version, vous avez également la possibilité d’ajouter une colonne P dans le tableau des bons de commande qui vous permettra de détecter les commandes partiellement livrées. 

Pour plus d'information, allez dans le menu “Aide” puis “Pièces commerciales”, puis reportez-vous aux paragraphes “Transformer une pièce commerciale”, “Suivi des transformations” et “Repérer facilement les pièces transformées”.

Stock inférieur au stock d'alerte ou stock minimum

Dans le tableau des produits, le logiciel peut signaler par un point rouge les produits dont le stock est actuellement inférieur au stock d'alerte ou stock minimum. Pour cela, dans le menu “Données” choisissez “Produits”, cliquez sur le bouton “Affichage” (en haut à droite) puis cochez la case “Stock inférieur au stock d'alerte” ou “Stock inférieur au stock minimum”.

Affichage du nom du fournisseur

Dans le tableau des produits, le logiciel peut afficher le nom du fournisseur pour chaque produit. Pour cela, dans le menu “Données” choisissez “Produits”, cliquez sur le bouton “Affichage” (en haut à droite) puis cochez la case “Nom fournisseur”. Lorsqu'un produit est vendu par plusieurs fournisseurs, le logiciel affichera le nom du premier fournisseur tel qu'il est indiqué dans la fiche du produit.

Produits vendus par un seul fournisseur

Lorsqu'un produit est vendu par un seul fournisseur, vous pouvez ouvrir la fiche du produit puis indiquer directement votre prix d'achat sur le premier panneau et éventuellement le nom du fournisseur sur le panneau “Notes” dans l'un des champs personnalisables. Ce n'est pas nécessairement utile de compléter le panneau “Fournisseurs” qui permet de saisir une liste avec plusieurs fournisseurs.

Imprimer le montant net à payer en toutes lettres

Si vous imprimez le montant net à payer ou le solde en toutes lettres sur les pièces commerciales (devis, factures…), le logiciel prend désormais en compte la monnaie que vous avez définie dans le menu “Données” puis “Options générales”.

Import de fiches clients

Lorsque vous importez des fiches clients dans COGILOG Gestion, vous pouvez indiquer, pour chaque client, dans le fichier d'import le taux d'escompte et le nombre d'exemplaires à imprimer pour les factures et devis (voir le fichier “ModèleClient.xls” qui se trouve dans le dossier “Import” à côté de COGILOG Gestion)

Frais de véhicules

Le logiciel Frais de Véhicules a été mis à jour avec les nouveaux barèmes forfaitaires administratifs publiés début 2008 au titre de l'année 2007. Ce logiciel se trouve dans le dossier Applications puis COGILOG. Il permet de calculer les indemnités kilométriques pour les frais de véhicules (auto, moto, scooter, vélomoteur) et les frais de carburants.

VERSION 10.2.1

Mise en page des pièces commerciales

Des nouvelles colonnes sont disponibles pour la présentation de vos pièces commerciales : prix unitaire brut, remise unitaire et prix unitaire net (ht et ttc).

Imprimer mon numéro de client sur mes bons de commande fournisseurs

Si vous souhaitez imprimer votre numéro de client sur les bons de commande adressés à vos fournisseurs, vous pouvez saisir votre numéro de client dans la fiche de chaque fournisseur puis ajouter le mot clé ##mon numéro client## sur le format de mise en page des bons de commande.

Références produits chez le fournisseur

Dans la fenêtre de saisie d'une pièce fournisseur (bon de commande par exemple), vous pouvez afficher et modifier les références produits du fournisseur (article par article). Pour cela, cliquez sur le bouton “Affichage” en haut et à droite de la fenêtre de saisie, cliquez sur “Tableau du haut” et cochez “Référence du fournisseur”.

Ce champ est également disponible dans la fenêtre de mise en page des pièces commerciales. Par exemple, sur les bons de commande fournisseurs, vous pouvez ajouter une colonne avec les références produits de ce fournisseur.

Filtrage par code client ou code fournisseur

Dans les fenêtres qui présentent la liste des factures, devis, ou toute autre pièce commerciale, le champ ovale situé en haut de la fenêtre permet de filtrer la liste des factures par code client ou par nom du client (de même pour les fournisseurs).

Analyse des ventes

Toutes les rubriques personnalisables des fiches produits (poids brut, nombre de colis, etc…) peuvent être affichées dans les tableaux d'analyse des ventes.

Ancien système Mac OS 10.2

L'ancien système Mac OS 10.2 date de 2002. Avec la mise en service par Apple du nouveau système 10.5 (Léopard) en octobre 2007, il est devenu techniquement difficile de maintenir le fonctionnement de nos logiciels sur l'ancien système 10.2. Les nouvelles versions des logiciels COGILOG fonctionnent maintenant en mode natif sous les systèmes 10.5, 10.4 et 10.3.9 et ne fonctionnent plus sur l'ancien système 10.2. Si vous utilisez un système 10.2, il convient d'effectuer la mise à jour du système avant de mettre à jour les logiciels.

Corrections diverses

Plusieurs problèmes ont été corrigés : 

- Dans la fenêtres des pièces commerciales, la colonne Numéro est redimensionnable.

- Dans la fenêtre pour encaisser plusieurs factures clients, les clients peuvent être filtrés par nom.

- Un problème de calcul du nombre de pages lors de l'impression des factures a été corrigé.

- Un problème qui empêchait le transfert depuis COGILOG Gestion OS 9 a été corrigé.

- L'envoi par e-mail des pièces commerciales fonctionne même quand le nom de la pièce ou le numéro comporte des symboles particuliers comme / \ : . -

VERSION 10.2.0

Gestion des fournisseurs

COGILOG Gestion permet maintenant de gérer les fournisseurs, de créer des bons de commande, bons de réception, etc. pour les fournisseurs. Il permet également d'imprimer des lettres chèques et des traites pour payer les fournisseurs.

Lorsque vous enregistrez un bon de réception fournisseur, le stock des produits est automatiquement augmenté. En cas de livraison partielle, vous pourrez suivre les quantités restant à livrer.

Vous avez également la possibilité de saisir dans COGILOG Gestion vos factures fournisseurs et vos paiements fournisseurs afin de les transférer en comptabilité.

Si vous souhaitez utiliser ces fonctions, plusieurs guides sont à votre disposition dans le menu Aide : Fournisseurs, Produits, Pièces commerciales, Paiement des fournisseurs, Transfert en comptabilité.

Si vous n'avez pas besoin de ces fonctions, vous pouvez désactiver la gestion des fournisseurs en allant dans le menu Données, Options générales et en cliquant sur Fournisseurs.

Des rubriques personnalisables dans les fiches produits

Des rubriques personnalisables ont été ajoutées dans les fiches produits. Elles sont à votre disposition pour stocker des informations complémentaires sur les produits. C'est ainsi, que selon votre activité, vous pouvez utiliser ces rubriques pour mémoriser le poids brut, le poids net, le volume, le nombre de colis, le nom du fabricant, le code barre du produit, etc… Ces informations peuvent ensuite apparaître sur les pièces commerciales. Pour utiliser cette fonction, consultez le menu Aide, guide “Produits”, paragraphe “Rubriques personnalisables”.

Remises clients et grilles tarifaires

Pour chaque produit, vous pouvez indiquer plusieurs prix de vente. Pour ce faire, vous pouvez maintenant :

- soit définir des remises en pourcentage,

- soit définir une grille tarifaire avec différents prix de vente saisis directement en euros (ou dans la monnaie que vous utilisez).

Pour utiliser cette fonction, consultez le menu Aide, guide “Produits”, paragraphe “Remises clients et grilles tarifaires”.

Mettre en forme des lignes de factures et autres pièces commerciales

Vous avez la possibilité de modifier la taille, le style et la couleur des textes correspondant aux lignes de produits qui figurent sur les pièces commerciales (devis, facture, bon de commande…).

Par exemple, vous pouvez mettre certaines lignes en italique et en couleur. Vous pouvez également créer des paragraphes avec des titres en gras.

Pour cela, cliquez sur la ligne du produit puis sur le bouton Mise en forme (situé en haut à droite de la fenêtre de saisie des pièces commerciales).

Contacts

Les fiches clients et fournisseurs vous permettent de mémoriser plusieurs contacts. Lorsque vous créez une pièce commerciale (devis, facture, bon de commande…), vous avez la possibilité de choisir un contact pour cette pièce commerciale. Ensuite, le nom de ce contact pourra être imprimé sur la facture. Lors de la création d'une facture ou autre pièce commerciale, choisir le client puis choisir le contact (juste en dessous de l'adresse de l'entreprise).

Envoi des pièces commerciales par e-mail

Désormais quand vous envoyez une pièce commerciale par e-mail, le fichier PDF joint à l'e-mail prend le nom du numéro de la pièce (par exemple “Facture 070025.pdf”).

Transformation partielle

Lorsque vous transformez une pièce commerciale en une autre, une nouvelle option “Modifier les quantités” vous permet de faire une transformation partielle. Par exemple, si un bon de commande mentionne 5 produits et si vous souhaitez créer un bon de livraison pour seulement 3 produits, il suffit de cocher cette case “Modifier les quantités”.

De plus COGILOG Gestion mémorisera la liaison entre les 2 pièces (ici le bon de commande et le bon de livraison) ce qui permettra d'assurer le suivi de l'opération comme indiqué ci-dessous.

Suivre les opérations

Si vous utilisez la fonction “Transformer”, COGILOG Gestion vous permettra de suivre une opération. Exemple : vous avez établi un bon de commande pour 7 produits et ce bon de commande a été transformé en bon de livraison pour 4 produits puis en bon de livraison pour 1 produit. Le bouton Suivi vous permettra d'afficher l'historique des livraisons déjà effectuées (dates des livraisons, quantités, références) et le nombre de produits restant à livrer (ici 2).

Personnaliser les noms des pièces commerciales

Par défaut, COGILOG Gestion propose un certain nombre de pièces commerciales : factures, devis, bons de commande, confirmations de commande, etc.

Vous avez maintenant la possibilité de modifier ces noms. Par exemple, vous pouvez, si vous le souhaitez, renommer des “Confirmations de commande” en “Avis d'expédition”. Pour utiliser cette fonction, consultez le menu Aide, guide “Pièces commerciales”, paragraphe “Personnaliser les types de pièces commerciales”.

Repérer facilement les fenêtres des pièces commerciales sur votre écran

Par défaut, les fenêtres affichant les factures, devis, bons de commande, etc… sont présentées avec des lignes alternées bleu et blanc. Si vous le souhaitez vous pouvez modifier ces couleurs pour présenter, par exemple, les factures en rouge, les devis en bleu et les bons de commande en vert afin de repérer plus facilement ces fenêtres sur votre écran. Pour utiliser cette fonction, consultez le menu Aide, guide “Pièces commerciales”, paragraphe “Personnaliser les types de pièces commerciales”.

Imprimer simultanément une pièce sous plusieurs formats

Lors de l'impression d'une facture, COGILOG Gestion vous demande de choisir un format de mise en page. Si vous souhaitez imprimer d’un seul coup plusieurs présentations d'un même document, vous pouvez sélectionner plusieurs formats dans cette fenêtre (avec la touche ⌘ ou ⇧). Cette fonction permet par exemple d’imprimer d’un seul coup une facture et un courrier avec une traite, ou bien une facture et un bon de livraison.

Afficher le stock pendant la création d'une pièce commerciale

Lorsque vous créez une pièce commerciale (devis, facture…) vous pouvez afficher le stock disponible pour chaque produit afin de savoir si les produits sont disponibles ou pas. Pour cela, cliquez sur le bouton Affichage (en haut à droite de la fenêtre de saisie).

Calculer les commissions sur le chiffre d'affaires ou sur la marge

COGILOG Gestion peut maintenant calculer les commissions à partir :

- du chiffre d’affaires facturé,

- du chiffre d’affaires encaissé,

- de la marge facturée,

- de la marge encaissée.

Pour indiquer le mode de calcul souhaité, vous pouvez choisir Options générales dans le menu Données, puis cliquer sur Calculs.

Afficher la marge commerciale ligne à ligne, facture par facture, client par client, etc

Cette nouvelle version de COGILOG Gestion enregistre la marge commerciale ligne à ligne : en effet vous pouvez saisir dans chaque facture le prix d’achat et le prix de vente ligne à ligne. Vous pourrez alors afficher la marge ligne à ligne, facture par facture ou plus globalement mois par mois, pour un client, un groupe de clients, de produits ou l'ensemble de tous vos clients et produits. Pour utiliser ces fonctions, consultez le menu Aide, guide “Pièces commerciales”, paragraphe “Prix de vente, prix d'achat et calcul de la marge”.

Une comptabilité analytique plus souple

Jusqu'à présent vous pouviez enregistrer une section analytique dans chaque fiche produit. Désormais vous avez également la possibilité de modifier les sections analytiques au coup par coup sur chaque ligne au moment de la saisie des factures. Pour cela, ouvrez une facture, cliquez sur le bouton Affichage (en haut à droite) puis cochez la case Section analytique.

Codes postaux et villes

Quand vous saisissez un code postal situé en France (dans une fiche client, fournisseur, devis, facture…), COGILOG Gestion vous propose automatiquement les localités qui correspondent à ce code postal. Ainsi vous n’avez pas besoin de saisir manuellement le nom de la localité. Pour utiliser cette fonction, il ne faut pas saisir le nom de la ville, il faut saisir un code postal à 5 chiffres, puis presser la touche Tabulation.

Plus de possibilités pour la mise en page des pièces commerciales

Dans le menu Données, Formats des pièces commerciales, de nouvelles options sont disponibles pour la mise en page des pièces commerciales. Vous pouvez modifier les noms des totaux imprimés en bas de la facture (par exemple pour imprimer une facture en anglais, vous pourrez imprimer “Amount Due” au lieu de “Net à payer”). Vous pouvez également imprimer sur les factures le deuxième numéro de téléphone du client ou fournisseur en utilisant le mot clé ##téléphone 2##.

Importer vos données depuis Ciel Gestion™ ou Météor Gestion™

Vous êtes nombreux à migrer depuis un autre logiciel de gestion commerciale comme Ciel ou Météor. Aussi, afin de rendre ce transfert plus facile, nous avons développé des formats d'export et d'import spécifiques et rédigé un pas à pas détaillé qui vous aidera à transférer, dans COGILOG Gestion, vos données depuis les logiciels Ciel Mac et Météor.

Vous trouverez ce nouveau document dans le menu Aide.

Nouveaux guides d'utilisation

Si vous souhaitez utiliser les nouveautés apportées par cette mise à jour, consultez les nouveaux guides d'utilisation dans le menu Aide :

- Produits

- Clients

- Fournisseurs

- Commerciaux

- Pièces commerciales

- Mise en page

- Encaissement des clients

- Paiement des fournisseurs

- Remises en banque

- Relances

- Transfert en comptabilité

- Analyse

- Importer des clients, fournisseurs ou produits

- Transfert depuis un autre logiciel

VERSION 10.1.7

Compatible Mac OS X 10.5 Leopard

Cette nouvelle version est conçue pour Mac OS X 10.5 (Leopard), Mac OS X 10.4 (Tiger) et Mac OS X 10.3.9 (Panther).

Évolution de la gamme COGILOG

Afin d'intégrer le nouveau logiciel COGILOG Temps OS X (suivi des temps) et préparer l'arrivée prochaine de Mac OS X 10.5 Leopard, la version de la base de données change de niveau. Vous effectuerez donc les mises à jour de tous les logiciels COGILOG sur tous les ordinateurs.

Taux d'escompte

Vous pouvez mémoriser dans la fiche des clients un taux d'escompte qui sera appliqué par défaut à toutes les factures de ce client.

Impression des factures en plusieurs exemplaires

Vous pouvez mémoriser dans la fiche des clients le nombre d'exemplaires qui sera proposé par défaut pour imprimer ses pièces commerciales (devis, factures, bons de livraison…). Dans la fiche du client, il faut cliquer sur le bouton “Compléments” puis compléter “Imprimer par défaut … exemplaire(s)”.

Mise à jour des logiciels

Ce logiciel contient une nouvelle fonction que vous pourrez utiliser lors des prochaines mises à jour. Dans le menu gouvernail (situé à droite du menu Aide de tous les logiciels COGILOG), vous pourrez choisir “Télécharger mise à jour” pour télécharger et installer facilement les prochaines mises à jour des logiciels COGILOG.

Sortir et replacer un dossier

Si vous travaillez en multi-utilisateurs et si vous utilisez la fonction pour sortir et replacer des dossiers, la fenêtre qui permet de choisir le dossier à sortir ou replacer a été enrichie. Désormais vous pouvez filtrer les entreprises par nom ou par référence. De plus, si vous avez attribué des références aux entreprises, ces références seront affichées dans cette fenêtre.

VERSION 10.1.6

Mise en page des récapitulatifs clients

Les récapitulatifs clients sont utilisés pour éditer notamment des relevés de factures avec ou sans traite. Cette nouvelle version permet de personnaliser la mise en page des récapitulatifs clients à l'image de ce que vous pouvez déjà faire pour les factures, devis, etc… Vous pouvez ainsi ajouter votre logo, insérer un texte personnalisé, faire figurer un numéro de téléphone ou une autre information issue de la fiche client. Vous disposez de deux modèles : l'un avec et l'autre sans traite.

Impression rapide des récapitulatifs clients

Cette nouvelle version permet d'imprimer d'un seul coup les récapitulatifs d'autant de clients que vous souhaitez. Pour cela, allez dans le menu “Exploitation” puis “Récapitulatif client”, sélectionnez les clients souhaités (en utilisant les touches ⌘ et ⇧ pour faire des sélections multiples) puis cliquez sur “Imprimer”.

Filtrage des produits disponibles ou indisponibles

La fenêtre des produits (dans le menu “Données” puis “Produits”) propose un nouveau menu qui permet de filtrer les produits disponibles ou indisponibles.

Déclaration d'échanges de biens pour la douane (livraisons intracommunautaires)

Le numéro de TVA intracommunautaire a été mis à la norme.

Fichiers de remise en banque (traites, prélèvements)

Habituellement les numéros de comptes bancaires sont composés de 11 chiffres ou lettres. Si vous avez oublié de saisir les zéros au début d'un numéro de compte, le logiciel fera la rectification, lors de la création du fichier de remise en banque (traites, prélèvements) et évitera ainsi tout rejet par la banque.

VERSION 10.1.5

Ventes en CE : Déclaration d'Échanges de Biens

En cas de vente vers un état membre de la Communauté Européenne, toute entreprise assujettie à la TVA en France doit établir une DEB (Déclaration d'Échanges de Biens), ceci dès le premier euro et sous peine d'une amende de 750 €.

Cette version de COGILOG Gestion produit automatiquement la DEB correspondant au formulaire Cerfa 10839 que vous pourrez envoyer directement à l'Administration des Douanes. La facture d'une vente vers un pays de la CE sera faite en mode intra-communautaire, elle fera apparaître le numéro intra-communautaire de votre client. Les produits vendus seront identifiés par leurs codes dans la nomenclature DEB.

Pour produire la DEB, il suffit de choisir le menu Analyse, Déclaration d'échanges de biens (Cf. guide Analyse dans le menu Aide).

Liaison entre COGILOG Gestion et COGILOG Compta

COGILOG Gestion et COGILOG Compta partagent une même base de données : quand COGILOG Gestion transmet une écriture à COGILOG Compta, il conserve un lien entre la facture ou l'encaissement et l'écriture comptable correspondante. Ainsi, en cas de modification de la facture ou de l'encaissement, COGILOG Gestion vous proposera de modifier en conséquence l'écriture comptable pour que les données de la comptabilité et de la gestion commerciale restent toujours en cohérence.

De plus si l'écriture comptable a été lettrée, sa suppression ou une modification d'un montant entraînera automatiquement son délettrage ainsi que le délettrage des lignes associées.

Remplacement d'un produit

Lors d'une révision de la liste des produits, il arrive que l'on souhaite supprimer certains produits devenus obsolètes. Cette suppression n'est pas possible tant qu'une pièce commerciale, même ancienne, référence ce produit. La fonction Remplacer permet de remplacer le code produit par un autre sur toutes les pièces commerciales. Après cette opération, l'ancien produit peut alors être supprimé. Vous pouvez ainsi amalgamer sur un code produit unique tous les produits devenus obsolètes avant de les supprimer de la base de données.

Cette fonction permet également de rassembler sur un même code produit des produits initialement distincts. Pour actionner cette fonction, cliquez sur le bouton Remplacer dans la fenêtre des produits.

Envoi direct d'e-mail à partir de la fenêtre des clients

Pour envoyer directement un e-mail à un client avec le logiciel Mail d'Apple, vous pouvez ouvrir la fenêtre des clients puis faire un clic droit (ou control clic) sur le client et choisir Envoyer un e-mail. Si vous utilisez fréquemment cette fonction, vous pouvez également ajouter un bouton E-mail dans la barre de boutons située en haut de la fenêtre (dans le menu Fenêtre choisissez Personnaliser la barre de boutons, ou bien cliquez sur le bouton ovale blanc en haut à droite de la fenêtre).

Plus rapide

Le transfert des écritures en comptabilité et l'établissement du justificatif du compte clients ont été notablement accélérés.

Export vers les comptabilités SAGE™ et CEGID™ Sisco

• Comptabilité SAGE™

Lors de l'export des écritures comptables vers le logiciel de comptabilité SAGE, vous pouvez choisir dans quel champ vous souhaitez transmettre le numéro de la pièce.

• Comptabilité CEGID™ Sisco

COGILOG Gestion permet l'export des écritures de vente et d'encaissement au format CEGID pour import dans ce logiciel de comptabilité.

Sauvegarde

COGILOG Gestion fonctionne avec un système de sauvegarde automatique. Par défaut, COGILOG Sauvegarde enregistre les fichiers de sauvegarde dans le dossier “Sauvegardes COGILOG”. Vous pouvez paramétrer COGILOG Sauvegarde afin qu’il recopie automatiquement les fichiers de sauvegarde précédents sur un autre support. Cette fonction permet par exemple de copier automatiquement les sauvegardes sur un disque dur externe ou sur un autre disque sur le réseau. (Cf. Guide Sauvegarde qui se trouve dans le dossier Applications puis COGILOG puis Compléments).

Nota : en mode multi-utilisateurs, il convient d'effectuer la mise à jour sur le serveur pour pouvoir bénéficier de cette nouvelle fonctionnalité.

Changement d'ordinateur

Si vous souhaitez changer d’ordinateur, un nouveau guide est à votre disposition dans le menu Aide. Ce guide explique comment copier les logiciels COGILOG ainsi que vos données d’un ancien ordinateur vers un nouvel ordinateur.

VERSION 10.1.4

Transformation des pièces commerciales

Lorsque vous transformez un devis en facture (ou plus généralement une pièce en une autre), le logiciel peut insérer automatiquement au début de la facture créée une ligne de texte pour indiquer le numéro du devis original.

Si vous souhaitez personnaliser le texte qui est inséré automatiquement au début de la nouvelle pièce créée, vous pouvez choisir “Options générales” dans le menu “Données” puis cliquer sur “Transformation”.

VERSION 10.1.3

Évolution de la gamme COGILOG

Afin de préparer l'arrivée prochaine du logiciel COGILOG Liasses OS X, la version de la base de données change de niveau. Vous effectuerez donc les mises à jour de tous les logiciels COGILOG sur tous les ordinateurs.

Autres améliorations

L'inscription des montants en toutes lettres ainsi que le transfert des écritures en comptabilité (cas particulier de factures de montant total nul) ont été améliorés.

VERSION 10.1.2

Connexion au serveur en version multipostes

Dans certaines configurations particulières (Macintosh PowerPC sous Mac OS X 10.4), la précédente version pouvait présenter des difficultés de connexion au serveur lors du lancement du logiciel. Cette nouvelle version règle ce problème.

Copier / coller dans les pièces commerciales

Vous pouvez copier du texte à partir de n'importe quel logiciel (Pages, Word, OpenOffice, etc…) et le coller directement dans les pièces commerciales. Ce texte sera alors collé en tant que commentaire et respectera les sauts de lignes. Pour cela, cliquez une fois sur la ligne en dessous de laquelle vous souhaitez insérer le texte, puis collez.

VERSION 10.1.1

Version Universal Binary

Cette nouvelle version est optimisée pour les nouveaux Macintosh dotés de processeurs Intel. C'est un logiciel Universal Binary qui fonctionne en mode natif donc de façon optimale sur tous les Macintosh (PowerPC ou Intel).

Uniformisation des produits

Cette nouvelle fonction permet d'effectuer rapidement un paramétrage sur l'ensemble de tous les produits (comptes comptables, taux de TVA et unité). Pour cela, actionnez le bouton Uniformiser situé en haut de la fenêtre des produits.

VERSION 10.0.9

Mise à jour technique

Diverses améliorations ont été apportées, notamment pour sortir et replacer des dossiers, saisir des produits, dupliquer des pièces ou exporter en comptabilité.

VERSION 10.0.8

Fenêtre affichée à l'ouverture du logiciel

Dans les préférences, vous pouvez régler le logiciel pour qu'il affiche soit la liste des clients, soit la liste des pièces commerciales souhaitées (factures, devis, bons de livraison…) à l'ouverture du logiciel.

Recherche rapide d'une entreprise

Dans toutes les fenêtres permettant le choix d'une entreprise ou d'un dossier d'entreprise (ouverture d'un dossier, création d'un dossier, suppression d'un dossier et suppression d'une entreprise), un champ ovale de filtrage vous permettra de sélectionner plus facilement l'entreprise souhaitée.

Nouvelle rubrique “Référence”

Une nouvelle rubrique “Référence” a été créée dans chaque entreprise. Cette rubrique est à votre disposition pour indiquer une référence de dossier, un code d'archive ou une abréviation dans le cas où vous gérez plusieurs entreprises. Vous pouvez saisir cette référence dans le menu Fichier puis Modifier l'entreprise. Ensuite lors de l'ouverture d'un dossier, cette référence apparaîtra dans la liste et vous permettra de sélectionner plus facilement le dossier souhaité. Comme dans tous les tableaux, vous pourrez trier les entreprises soit par nom soit par référence, déplacer ces colonnes et les redimensionner.

Export en comptabilité au format EBP™

Les écritures comptables de ventes et d'encaissements peuvent être exportées au format EBP™ pour PC qui s'ajoute aux formats déjà pris en compte (COGILOG Compta™, Météor™, Sage™ (Mac et PC), Ciel™ (Mac et PC) et Quadratus™).

VERSION 10.0.7

Fenêtre affichée à l'ouverture du logiciel

Dans les préférences, vous pouvez choisir quelle fenêtre est affichée à l'ouverture du logiciel (factures, devis, bons de livraison…).

Montant net à payer en toutes lettres

Sur les pièces commerciales (factures, devis, bons de livraison…) vous pouvez imprimer le montant net à payer en toutes lettres (par exemple “cent vingt trois euros cinquante six centimes”) en utilisant le mot clé ##net à payer en lettres## dans le format de la pièce commerciale.

Numéro de tva intracommunautaire

Sur les pièces commerciales (factures, devis, bons de livraison…) vous pouvez imprimer le numéro de tva intracommunautaire des clients situés à l'étranger en utilisant soit le mot clé ##numéro tva## pour imprimer “TVA client BE46378670228” par exemple, soit le mot clé ##numéro tva seul## pour imprimer “BE46378670228” par exemple.

Préparation de mailings

Après avoir effectué une analyse par produit, lorsque le logiciel affiche les clients ayant acheté ce produit, un bouton “Exporter les clients” permet d'exporter les adresses de ces clients sous la forme d'un tableau afin de préparer un mailing (dans Pages, Word, OpenOffice…) vers tous ces clients.

Transfert de clients ou devis depuis Cadratin

Les fonctions permettant de transférer des clients ou devis depuis le logiciel Cadratin, utilisé dans les imprimeries, ont été améliorées.

VERSION 10.0.6

Date imprimée sur les factures

Sur les pièces commerciales (factures, devis, bons de livraison…), le logiciel peut soit imprimer la date au format “15/01/2006” soit au format “15 janvier 2006”. Pour imprimer la date en chiffres, vous pouvez utiliser le mot clé ##date## et pour imprimer la date en toutes lettres vous pouvez utiliser le mot clé ##date en lettres## dans le format de mise en page.

Consultation des encaissements

La fenêtre qui permet de consulter les encaissements peut afficher sur option le code de chaque client en face de chaque encaissement. Pour cela, dans le menu Exploitation, choisissez Afficher les encaissements, puis cliquez sur Affichage.

Import des clients et produits

Pour rectifier rapidement un grand nombre de fiches clients ou produits, vous pouvez les exporter à partir de COGILOG Gestion, ouvrir le fichier d'export dans un tableur, effectuer les corrections dans les colonnes souhaitées, indiquer *NOCHANGE dans les autres colonnes, puis réimporter ce fichier dans COGILOG Gestion. Cette fonction permet par exemple de corriger rapidement les prix de tous les produits (pour augmenter tous les prix de 3 % par exemple en tapant une formule dans un tableur).

Numérotation des factures

Si vous utilisez une numérotation continue pour les factures et si vous changez une facture d'année en modifiant sa date (en remplaçant 05/01/2006 par 31/12/2005 par exemple), le logiciel conserve le numéro attribué à la facture originale dans la mesure du possible.

Transfert des encaissements en comptabilité

Un problème qui pouvait survenir lors du transfert en comptabilité des encaissements avec des différences de règlements a été corrigé.

VERSION 10.0.5

Retrouver rapidement une facture ou un devis etc…

Vous pourrez facilement retrouver une facture, un devis ou toute autre pièce commerciale non seulement en fonction du nom du client, mais aussi en fonction du contenu de la pièce (libellé d'article ou commentaire dans le corps de la facture ou du devis) ou d'une référence que vous pourrez associer librement à chaque facture ou devis. En effet le champ ovale de recherche, situé sur la fenêtre des factures et devis, s'est enrichi de nouvelles fonctionnalités.

Analyser les ventes par chiffre d'affaires et quantités

La fonction d'analyse des ventes vous permet de connaître non seulement le chiffre d'affaires généré par un produit mais aussi les quantités de produits vendues.

Récapitulatif client

La mise en page du récapitulatif client a été améliorée et l'adresse du destinataire a été déplacée pour un envoi direct dans une enveloppe à fenêtre.

Effectuer des calculs en direct dans la saisie des devis et des factures

Le champ prix unitaire est non seulement un champ de saisie mais aussi une véritable calculette où vous pourrez saisir directement toute formule de calcul (par exemple 150*1,03 permet d'augmenter facilement de 3 % un prix unitaire de 150).

Grâce aux menus contextuels, accédez à toutes les fonctions d'un seul clic

Pour gagner du temps, vous pouvez faire un clic droit (ou Ctrl clic) sur une facture ou un devis pour l'imprimer ou l'envoyer par e-mail rapidement. De manière générale, dans toutes les fenêtres comportant une liste vous accéderez à toutes les fonctions par un simple clic droit.

Des sauvegardes automatiques plus rapides

Parce que vos données sont précieuses, COGILOG Gestion sauvegarde quotidiennement vos données. Les sauvegardes ont été optimisées, elles sont plus rapides et les fichiers sont plus petits.

Améliorations diverses

D'autres améliorations ont été apportées à la fenêtre de consultation des encaissements, la gestion des taux de remises, la gestion des dates d'échéances, le transfert des écritures en comptabilité, etc…

Guide d'utilisation

Le guide d'utilisation qui est accessible dans le menu Aide a été mis à jour.

VERSION 10.0.4

Compatible Mac OS X 10.4 Tiger

Cette nouvelle version de COGILOG Gestion est conçue pour Mac OS X 10.4 (Tiger) et Mac OS X 10.3.9 (Panther).

Amélioration des performances

L'affichage des fenêtres des pièces commerciales (factures, devis…) a été notablement accéléré. Il en est de même de la fenêtre des clients.

Ajout d'une référence pour les pièces commerciales

Lors de la saisie des pièces commerciales (factures, devis…) vous pouvez saisir une référence. Vous pouvez utiliser ce nouveau champ de deux façons, vous pouvez y saisir :

• Soit une information complémentaire, par exemple pour qualifier la facture, qui vous permettra de retrouver plus facilement celle-ci (le champ référence peut être affiché dans le tableau des factures).

• Soit une référence communiquée par votre client et qu'il souhaite retrouver sur sa facture.

Édition d'un récapitulatif client

La commande “Récapitulatif client” du menu Exploitation permet d'éditer un récapitulatif de pièces commerciales (factures, devis…) pour une période donnée. Dans le cas des factures, vous pouvez récapituler les factures en fonction de leurs dates d'émissions mais aussi en fonction de leurs dates d'échéances et ajouter une traite pré-renseignée en pied de ce document.

Création de factures répétitives

Si vous avez besoin de facturer de façon répétitive, vous pouvez sélectionner plusieurs factures (ou autres pièces commerciales) pour les transformer en autant de nouvelles factures identiques (ou autres pièces commerciales). Cela permet par exemple d'envoyer tous les mois une facture identique à un groupe de clients.

Remise en banque de traites

Afin de vous éviter de saisir le code d'acceptation sur chaque ligne du tableau des traites à remettre, vous pouvez saisir cette information d'un seul coup pour l'ensemble de la remise en banque. Le mode de remise et le code d'acceptation sont également mémorisés par le logiciel et ils seront proposés par défaut lors des prochaines remises.

Export des écritures comptables

Cette nouvelle version permet l'export des écritures comptables aux formats Ciel PC et Quadratus. Désormais les formats gérés sont : COGILOG Compta, Météor, Sage Mac, Sage PC, Ciel Mac, Ciel PC, Quadratus et Compt'Up.

Fichiers de sauvegarde

Le nom des fichiers de sauvegarde (cf. COGILOG Sauvegarde) a été modifié de façon à ce que ces fichiers apparaissent naturellement dans le Finder dans l'ordre chronologique.

VERSION 10.0.3

Mise en page des pièces commerciales

Le tableau des produits facturés est désormais transparent, cela permet par exemple de dessiner un logo en filigrane sous ce tableau.

Relevé de factures

Pour obtenir la liste des factures impayées concernant un client précis afin de lui adresser un relevé de factures, vous pouvez choisir “Encaisser plusieurs factures” dans le menu Exploitation, sélectionner le client puis cliquer sur Imprimer.

Remises en banque

La remise en banque des chèques, traites et prélèvements a été améliorée. Le logiciel propose automatiquement une référence pour chaque nouvelle remise en banque en incrémentant la référence de la dernière remise. Les chèques encaissés avec une différence de règlement sont pris en compte. La référence de la remise en banque est imprimée en haut à droite sur le bordereau de remise en banque. 

Import de clients ou devis depuis Cadratin

Les fonctions permettant d'importer des clients ou devis depuis Cadratin (imprimeries) ont été améliorées. Assurez-vous que vous utilisez bien la dernière version de Cadratin.

Export et import des pièces commerciales

Les pièces commerciales (factures, devis…) peuvent désormais être exportées depuis un ordinateur pour être ensuite importées sur un autre ordinateur. Par exemple, des pièces commerciales peuvent être saisies sur un ordinateur externe puis importées dans le fichier de l'entreprise. Pour cela, sélectionnez les pièces souhaitées, cliquez sur le bouton “Exporter” puis choisissez “Exporter les pièces”. Pour l'import, sélectionnez “Importer” dans le menu “Fichier”.

Adresses mentionnées sur les pièces commerciales

Si vous créez un client ou une facture en indiquant un pays dans l'adresse, l'adresse complète avec ce pays sera imprimée sur la facture. Si vous souhaitez que le nom du pays ne soit jamais imprimé, vous pouvez modifier le format de la pièce commerciale et indiquer ##adresse sans pays## au lieu de ##adresse##. Vous pouvez indiquer ##pays## si vous souhaitez imprimer le pays séparément.

VERSION 10.0.2

Monnaie de facturation

Vous pouvez choisir l'abréviation de la monnaie qui apparaît sur les pièces commerciales en choisissant la commande Options générales du menu Données. Cette fonction vous permet de remplacer EUR par le symbole € ou tout autre symbole (cas des monnaies hors euro) ou de supprimer le symbole de la monnaie.

VERSION 10.0.1

Fenêtre de saisie des pièces commerciales

L'ergonomie de la fenêtre de saisie a été améliorée. Cette fenêtre comporte deux parties : la partie haute où apparaissent les produits facturés et la partie basse qui permet la sélection des produits. Vous pouvez désormais ajuster les tailles respectives de ces deux parties en fonction de vos besoins. Pour cela, cliquez sur la zone de séparation située au milieu de la fenêtre puis glissez la souris.

Marge commerciale

Lors de la constitution d'une pièce commerciale, vous pouvez faire apparaître la valeur de la marge commerciale. Cette information apparaît en bas à gauche de la fenêtre. Pour activer cette fonction, choisissez Préférences dans le menu COGILOG Gestion puis cochez la case appropriée.

Envoi automatique des pièces commerciales par e-mail ou par fax

En l'absence d'adresse e-mail ou de numéro de fax dans la pièce commerciale, le logiciel utilise les informations de la fiche du client.

Transformation des pièces commerciales

Le logiciel propose directement la date du jour et calcule la nouvelle date d'échéance en fonction des règles définies dans la fiche du client.