Dans le cadre de la mensualisation, les heures de base affichées sur le bulletin de paie ne correspondent pas à l’horaire réel du mois mais à un horaire mensuel moyen.
Par exemple pour un horaire hebdomadaire de 35 h, l’horaire mensuel est égal à 151,67 mais, dans une année, aucun mois ne permet de travailler réellement 151,67 h.
En cas d’absence, on décompte les heures d’absence réelles.
Prenons un exemple :
Un salarié travaille 7 h par jour et 5 jours par semaine.
Il est absent au cours d’un mois qui comporte 22 jours ouvrés ce qui correspond à un horaire de travail effectif de 154 h.
Au cours de ce mois, il est absent 2 jours ouvrés, vous retenez 2 * 7 = 14 h
S’il est absent 3 jours, 4 jours etc, vous allez retenir 3 * 7 = 21 h, 4 * 7 = 28 h et ainsi de suite, de proche en proche, s’il est absent 22 jours, vous allez retenir 22 * 7= 154 h, à comparer à son salaire de base calculé sur un horaire mensuel moyen de 151,67 h.
La retenue pour absence surpasse alors le salaire moyen de base ce qui est logique puisque d’un coté on rémunère un horaire mensuel moyen et que de l’autre il convient de retenir les heures réelles d’absence. Dans le cas où l’horaire de travail effectif du mois est inférieur à l’horaire moyen, la situation s’inverse. Ces deux situations, logiques dans le cadre de la mensualisation, sont considérées comme anormales au niveau règlementaire.
C’est la raison pour laquelle la réglementation a prévu de calculer la retenue en multipliant les heures réelles d’absence non par le taux horaire mais par le taux horaire effectif du mois.
Le taux horaire effectif du mois se calcule en divisant le salaire de base par le nombre d’heures effectives pendant lesquelles le salarié aurait été normalement payé, par exemple 154 h dans le cas présent.
Si le taux horaire du salarié est de 10 €/h, le taux horaire effectif de ce mois sera de 10 * 151,67 / 154 = 9,8487 €/h
Ainsi dans le cas ci-dessus, la retenue pour 154 h d’absence, calculée avec le taux horaire effectif de 9,8487 €/h va compenser exactement la ligne du salaire de base calculée sur 151,67 h avec un taux horaire de 10 €/h
Comment faire dans la pratique ?
Vous pouvez utiliser la variable Heures du mois pour indiquer le nombre d’heures pendant lesquelles le salarié aurait été normalement payé au cours du mois d’absence (voir le menu Aide, Variables)
COGILOG Paye calculera automatiquement la retenue pour absence en utilisant le taux horaire effectif calculé comme : Taux horaire * Heures / Heures du mois.
Bien entendu quand un salarié est payé à l’heure (pas de mensualisation), vous n’utiliserez pas la variable Heures du mois, l’heure d’absence est alors réglementairement valorisée au même taux que l’heure de travail.
Remarques :
Bien que cette méthode soit la méthode règlementaire de calcul de la retenue pour absence en cas de salaire mensualisé, elle n’est pas exempte de paradoxe. C’est ainsi qu’il est difficile d’admettre qu’une heure d’absence au cours d’un mois conduise à une retenue différente de la même heure d’absence le mois suivant et, qui plus est, encore différente de la rémunération de la même heure travaillée.
Pour un nombre d’heures d’absence faible, on observe souvent que le calcul de la retenue est effectué en utilisant le taux horaire et non le taux horaire effectif. Bien que ce calcul soit logique et plein de bon sens, il est légalement incorrect mais l’écart est généralement faible et cela évite des explications laborieuses avec les salariés qui comprennent mal, à juste titre, qu’une heure d’absence ou de travail ne soit pas valorisée de la même manière.