Peut-on indemniser un salarié de ses frais de déplacement entre son domicile et son lieu de travail sans que cette indemnité ne soit soumise aux charges sociales ?

l est possible d’indemniser le salarié de ses frais de déplacement entre son domicile et son lieu de travail en exonération de charges sociales à condition de respecter une certain nombre de règles :

1) L’indemnité versée ne peut en aucun cas excéder le montant des dépenses engagées

Exemple 1 : Un salarié qui se rend sur son lieu de travail en vélo ne peut pas obtenir le remboursement en frais de voiture.
Exemple 2 : Deux salariés qui sont convenus d’un système de co-voiturage pour se rendre au travail ne peuvent pas obtenir deux remboursements en trajets individuels.
Exemple 3 : L’indemnité n’est due que pour les jours de travail effectif.

2) Le lieu de résidence du salarié ne doit pas se situer en un lieu anormalement éloigné de son lieu de travail sauf si cet éloignement peut être justifié par des circonstances liées à l’emploi ou à des contraintes familiales.

3) Si le salarié utilise les transports publics :

L’indemnité peut atteindre le niveau des frais engagés pour un déplacement en transport public selon le moyen le plus économique dans le temps le plus court.
Il est subordonné à la présentation des titres nominatifs de transport. La fourniture de titres de transport anonymes ne permet pas de bénéficier de l’exonération.
En cas d’abonnement, si le titre d’abonnement ne comporte pas de nom, le salarié doit produire une attestation sur l’honneur.

Nota : L’employeur doit financer une partie des dépenses de transport public (par exemple 50 % si le salarié travaille à temps plein ou au moins à mi-temps). Il ne s’agit alors pas d’une possibilité qui s’ouvre à lui mais d’une obligation.

4) Si le salarié utilise son véhicule personnel :

a) Si un moyen de transport public suffisamment commode existe alors le remboursement doit se limiter au prix du transport public le plus économique dans le temps le plus court.

b) Si aucun transport public suffisamment commode n’existe alors il est possible d’indemniser :
– soit en utilisant le barème kilométrique administratif,
– soit selon les dépenses réellement engagées et justifiées.

Dans tous les cas l’employeur doit pouvoir produire au contrôle de l’URSSAF, une copie de la carte grise du véhicule utilisé par le salarié et doit pouvoir justifier de la distance entre le lieu de travail et le domicile du salarié.